19/08/2026
📂 QUY TRÌNH XỬ LÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TỪ KHI PHÁT SINH ĐẾN KHI LƯU TRỮ
Một quy trình chứng từ tốt không chỉ giúp ghi sổ đúng, mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát sai sót và chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ khi cần giải trình.
Theo quy định về kế toán hiện hành, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phải được lập chứng từ; chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác và là căn cứ để ghi sổ kế toán.
1️⃣ PHÁT SINH NGHIỆP VỤ
Mua hàng, bán hàng, chi phí, thu – chi tiền, tiền lương, công nợ...
👉 Phát sinh nghiệp vụ → phải có chứng từ chứng minh.
2️⃣ THU THẬP CHỨNG TỪ
Thu thập hóa đơn, hợp đồng, phiếu nhập – xuất, biên bản giao nhận, chứng từ ngân hàng, bảng lương... tùy từng nghiệp vụ.
3️⃣ KIỂM TRA CHỨNG TỪ
Kế toán kiểm tra:
Đúng đối tượng? → Đúng nội dung? → Đúng số tiền? → Đủ thông tin? → Đủ chữ ký/phê duyệt? → Có phù hợp với nghiệp vụ thực tế?
Người lập và người ký chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung chứng từ.
4️⃣ PHÂN LOẠI & SẮP XẾP
Phân loại theo nội dung kinh tế, loại nghiệp vụ và trình tự thời gian, bảo đảm chứng từ có thể dễ dàng tra cứu khi cần.
5️⃣ HẠCH TOÁN – GHI SỔ
Thông tin trên chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán.
👉 Vì vậy, chưa kiểm tra chứng từ mà đã hạch toán là một rủi ro kế toán cần tránh.
6️⃣ ĐỐI CHIẾU & KIỂM SOÁT
Đối chiếu chứng từ với:
• Sổ kế toán
• Hóa đơn
• Công nợ
• Ngân hàng
• Kho
• Các hồ sơ liên quan
👉 Mục tiêu là phát hiện thiếu chứng từ, trùng chứng từ, sai số liệu hoặc hạch toán sai.
7️⃣ HOÀN THIỆN & LƯU TRỮ
Chứng từ sau khi hoàn thiện phải được bảo quản an toàn và lưu trữ đúng thời hạn.
🎯 Kế toán thực tế không chỉ là biết định khoản.
Quan trọng là biết một nghiệp vụ bắt đầu từ đâu, cần chứng từ gì, kiểm tra thế nào, ghi nhận ra sao và cuối cùng phải lưu hồ sơ như thế nào.
Chứng từ là đầu vào của kế toán.
Kiểm soát chứng từ tốt → số liệu kế toán mới có nền tảng đáng tin cậy.
📞Nếu bạn chưa nắm được quy trình sổ sách kế toán, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ: 0395.385.656
