Học viện Concepts - Mở Cửa Hàng Tinh Gọn

Lúc mới mở quán F&B, mình nghĩ chỉ cần tuyển được nhân sự có trách nhiệm là mọi thứ sẽ ổn. Nhưng lâu ngày mình mới nhận ra nhiều vấn đề trong quán không đến từ nhân viên mà đến từ cách chủ quán giao việc. Mấy câu mơ hồ kiểu như “em chú ý giúp anh/chị nha”, “làm kỹ lên”, “để ý khách giúp anh/chị” nghe có vẻ dễ hiểu nhưng thật ra mỗi người sẽ hiểu theo một kiểu khác nhau.

Khi vận hành dựa trên cảm giác thay vì quy trình tiêu chuẩn, chủ quán sẽ rơi vào việc làm chủ, nhưng là làm luôn chủ nhật. Càng vận hành lâu mình càng hiểu: quán càng muốn ổn định, càng phải rõ ràng trong cách giao việc. Rõ ràng như nào thì chi tiết bên dưới nha cả nhà:
------------------
1️⃣ HÃY GIAO VIỆC THEO QUY TRÌNH TIÊU CHUẨN
Lý do khiến 90% chủ quán luôn cảm thấy mệt mỏi, chán chường khi làm chủ là vì phải nhắc đi nhắc lại nhân viên cùng một lỗi. Nhưng có thể nguyên nhân không nằm ở việc nhân viên không chú ý, mà vì task chưa đủ rõ để họ biết chính xác phải làm như thế nào.

Ví dụ thay vì nói “em nhớ kiểm tra quầy bar giúp anh/chị nha”, hãy chuyển thành “trước 17h mỗi ngày kiểm tra topping, đá và ly take-away, nếu món nào dưới 30% thì báo quản lý”. Khi task có thời gian, tiêu chuẩn và hành động cụ thể, nhân viên sẽ dễ thực hiện hơn rất nhiều. Điều này đặc biệt quan trọng trong F&B vì ngành này thường thay đổi nhân sự liên tục, nếu không có tiêu chuẩn rõ ràng thì chất lượng vận hành sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào từng cá nhân.

2️⃣ CHECKLIST HOÁ NHỮNG TASK LẶP LẠI
Sai lầm thứ hai là nhiều chủ quán nghĩ checklist là thứ cao siêu, chỉ phù hợp với chuỗi lớn hoặc doanh nghiệp F&B lớn. Nhưng thật ra checklist chính là thứ giúp chủ quán nhẹ đầu, đỡ mệt, đỡ stress rất nhiều về lâu dài.

Những công việc lặp đi lặp lại mỗi ngày như: mở ca, đóng ca, kiểm topping hay vệ sinh khu vực đều nên được checklist hoá để nhân viên chỉ cần nhìn vào là biết mình cần làm gì. Bạn có thể in ra một bảng phân công vệ sinh cuối ca dán ở bếp, nhân viên sẽ tự kiểm tra, đánh dẫu mỗi ngày. Khi mọi thứ được chuẩn hoá bằng checklist, quán sẽ vận hành hiệu quả mà không còn phụ thuộc vào trí nhớ hoặc cảm xúc của từng người.

3️⃣ GIAO VIỆC KÈM GIẢI THÍCH CỤ THỂ
Một lỗi khác mà mình thấy nhiều chủ quán hay gặp là chỉ giao task nhưng không giải thích lý do cụ thể phía sau. Điều này khiến nhân viên làm việc theo kiểu đối phó thay vì hiểu vấn đề.

Ví dụ nếu bạn chỉ nói “đừng để topping quá đầy nha”, nhân viên sẽ nghĩ đây chỉ là chuyện nhỏ hoặc do chủ khó tính. Nhưng nếu giải thích rằng topping để bên ngoài quá lâu sẽ giảm chất lượng và làm tăng hao hụt cost, nhân sự sẽ hiểu đây là một phần của vận hành chứ không đơn thuần là yêu cầu cảm tính. Khi nhân viên hiểu “vì sao phải làm”, họ thường sẽ chủ động và cẩn thận hơn rất nhiều.

4️⃣ XÂY HỆ THỐNG ĐỂ GIẢM PHỤ THUỘC VÀO CHỦ
Có một giai đoạn rất nhiều chủ quán rơi vào trạng thái dính chặt với quán. Đi đâu cũng phải cầm điện thoại xử lý, nghỉ một ngày thôi là vận hành bắt đầu rối tung rối mù. Nhưng thật ra đó không phải biểu hiện của một người chủ giỏi, mà là dấu hiệu hệ thống vận hành của bạn chưa đủ rõ ràng.

Một quán vận hành tốt là quán có quy trình rõ ràng để nhân viên mới cũng có thể làm đúng tiêu chuẩn. Ví dụ quán nên có một “cẩm nang vận hành” gồm đầy đủ các yếu tố như: mô tả công việc cho từng vị trí, quy trình làm món cụ thể các bước, checklist mở ca - đóng ca, checklist vệ sinh, tiêu chuẩn 5S Kaizen hay quy trình xử lý phàn nàn khách hàng.

Khi mọi thứ được hệ thống hoá rõ ràng, nhân viên sẽ biết mình cần làm gì mà không phải chờ chủ nhắc liên tục. Chủ quán cũng sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung phát triển thay vì xử lý các lỗi lặp đi lặp lại mỗi ngày.
-------------
Sau bao nhiêu năm đầu bù tóc rối, mình nhận ra 1 điều là chủ quán mệt không phải vì làm quá nhiều việc, mà vì phải liên tục sửa những lỗi lặp đi lặp lại mỗi ngày. Khi mọi thứ đủ rõ ràng, chủ quán mới thật sự có thời gian để phát triển, nhân bản, mở rộng quán thay vì cả ngày chỉ chạy theo xử lý lỗi vận hành.

Mong rằng bài viết trên giúp được các anh chị chủ quán vừa kiểm soát tốt vận hành vừa có thêm thời gian cho mình, hong còn làm chủ là “làm luôn chủ nhật” nữaaa!

👉 Theo dõi fanpage Học Viện Concepts để nhận thêm nhiều thông tin hữu ích về F&B nhé!

Có sản phẩm rồi mà hông biết làm sao để thu hút/ nổi bật thì tham khảo 4 visual hook dưới đây đi 👇👇

Mình từng biết một quán trà sữa doanh thu gần 100 triệu/tháng nhưng chủ quán tháng nào cũng lỗ. Mãi đến khi kiểm tra vận hành mới phát hiện nhân viên pha chế không đồng đều, định lượng lệch, làm sai món, nguyên liệu bị dùng dư siêu nhiều. Chỉ riêng topping và sữa đã khiến quán hao hụt 1 triệu/ ngày mà trước đó không ai để ý.

Nếu muốn quán vận hành khỏe hơn, chủ quán cần bắt đầu kiểm soát cost theo ngày thay vì đợi cuối tháng mới xem báo cáo. Thế nên mình sẽ chỉ cả nhà iu cách kiểm soát cost và hao hụt mỗi ngày hiệu quả nhé:
-----------------
1️⃣ CHIA COST THÀNH NHỮNG NHÓM DỄ THEO DÕI
Nhiều quán hiện nay chỉ có một file tổng chi phí cuối tháng nên rất khó nhìn ra vấn đề thực sự nằm ở đâu. Thay vì gom tất cả vào một con số chung, hãy chia cost thành từng nhóm cụ thể như: định phí hay biến phí => cụ thể nguyên liệu chính, bao bì, khuyến mãi, nhân sự, food app, điện nước hay hao hụt huỷ món => cái nào thuộc định phí cái nào thuộc biến phí. Khi chia nhỏ như vậy, bạn sẽ dễ phát hiện nhóm nào đang tăng bất thường để xử lý sớm hơn.

Ví dụ nếu doanh thu vẫn ổn nhưng cost nguyên liệu tăng mạnh, khả năng cao quán đang gặp vấn đề ở định lượng, thất thoát hoặc nhập hàng. Còn nếu doanh thu tăng nhưng lợi nhuận không tăng tương ứng, rất có thể quán đang bị “ăn margin” bởi chương trình khuyến mãi hoặc chiết khấu app.

Bạn hãy bắt đầu bằng việc tạo một file excel theo dõi cost đơn giản theo ngày hoặc theo tuần. Không cần quá phức tạp, chỉ cần đủ để nhìn ra sự thay đổi của từng nhóm chi phí là đã giúp chủ quán kiểm soát tốt hơn rất nhiều.

2️⃣ KIỂM KHO THEO NGÀY CHO NHỮNG NGUYÊN LIỆU QUAN TRỌNG
Mình thấy một trong những lý do khiến nhiều quán thất thoát là vì chỉ kiểm kho vào cuối tuần hoặc cuối tháng. Khi phát hiện lệch tồn thì gần như không thể tìm ra nguyên nhân nữa.

Thật ra không phải nguyên liệu nào cũng cần kiểm mỗi ngày. Theo tư duy vận hành, quán nên ưu tiên kiểm tra những nguyên liệu đang đóng góp 60% doanh thu và những nguyên liệu có giá trị cao hoặc dễ hư hỏng. Ví dụ như bột matcha, phô mai, sữa, syrup, trà nguyên lá hay các topping đặc biệt. Do đây là những nhóm nguyên liệu vừa ảnh hưởng mạnh tới cost, vừa rất dễ hao hụt nếu vận hành không chặt.

Vì vậy, hãy ưu tiên kiểm kho theo ngày cho những nguyên liệu quan trọng nhất trước. Mục tiêu không phải để kiểm soát nhân viên quá mức, mà để phát hiện bất thường càng sớm càng tốt trước khi nó trở thành một khoản thất thoát lớn.

3️⃣ CHUẨN HOÁ ĐỊNH LƯỢNG THAY VÌ PHA CHẾ THEO CẢM GIÁC
Thêm một lỗi nữa là nhiều quán mới mở thường để nhân viên pha chế theo kinh nghiệm hoặc cảm giác cá nhân. Điều này khiến chất lượng món không ổn định và cost rất khó kiểm soát. Đó là lý do các thương hiệu lớn luôn chuẩn hoá cực kỳ kỹ từ lượng trà, lượng sữa, topping cho tới đá và syrup.

Ví dụ cùng là một món trà sữa nhưng mỗi nhân viên dùng lượng topping khác nhau thì quán sẽ không bao giờ tính đúng cost thực tế được. Chưa kể khách hàng cũng sẽ có trải nghiệm không đồng đều giữa các lần mua.

Để áp dụng, hãy bắt đầu chuẩn hoá những món bán chạy (bestseller) trước tiên. Quy định rõ từng nguyên liệu bao nhiêu gram hoặc bao nhiêu ml, sau đó hướng dẫn lại cho nhân sự và kiểm tra định kỳ. Không phải quán “keo”, mà để giữ chất lượng món luôn đồng nhất và ổn định.

4️⃣ HÃY NHÌN “LỢI NHUẬN THEO MÓN”
Nhiều chủ quán thấy món nào bán chạy thì mặc định nghĩ món đó đang giúp quán kiếm tiền tốt. Nhưng thực tế có những món bán rất mạnh nhưng lợi nhuận cực thấp vì cost nguyên liệu quá cao hoặc topping đi kèm quá nhiều.

Ví dụ: quán bạn đẩy quảng cáo rất mạnh cho món best seller là “matcha cốt dừa” với giá 50k vì nghĩ đây là món siêu lợi nhuận. Nhưng mãi sau khi tính lại thì bạn mới phát hiện món đó gần như không có lời do giá bán quá thấp so với cost thực tế.

Vì vậy, thay vì chỉ nhìn doanh thu tổng, hãy tập thói quen review lợi nhuận theo từng món. Xem món nào đang lời tốt, món nào bán nhiều nhưng không hiệu quả và món nào cần tăng giá hoặc điều chỉnh công thức.
---------------
Cuối cùng, kiểm soát cost không phải là câu chuyện của cuối tháng, mà là câu chuyện của vận hành mỗi ngày. Và khi chủ quán bắt đầu theo dõi cost sát hơn, chuẩn hoá vận hành kỹ hơn và đọc được các tín hiệu bất thường sớm hơn, quán không chỉ giảm hao hụt mà còn vận hành ổn định và bền hơn rất nhiều.

👉 Theo dõi fanpage Học Viện Concepts để nhận thêm nhiều thông tin hữu ích về F&B nhé!

Tui tổng hợp sẵn: 14 KHOẢN TIỀN PHẢI CHI KHI KHỞI NGHIỆP F&B (ai có ý định hay sắp thì lưu về liền)
👇👇

Đại diện Học viện Concepts, anh Nguyễn Thái Bình vừa có chia sẻ trong bài viết gần đây khi được VTV phỏng vấn xoay quanh câu chuyện "ứng dụng giao đồ ăn tăng phí và bài toán nan giải cho chủ quán"

Thông tin chi tiết ad để dưới bình luận
Cảm ơn VTV1 đã đưa tin!

Tặng các sốp chiếc app "THỰC HÀNH XÂY MENU CHO NGƯỜI MỚI KHỞI NGHIỆP F&B". Tui dành cả buổi chiều để làm, mọi người chỉ cần 5s để nhận thôi 👇👇

P/s: App có cả lý thuyết, ví dụ chi tiết từng bước luôn ó nha

Hồng trà Ngô Gia nẫu sẵn trà rồi mới chia ra bịch!!!
Ủa, mình tưởng từng chi nhánh Ngô Gia đều tự nấu trà chớ?!

Mới đây một bạn khách đăng bài bày tỏ sự bất ngờ vì Hồng Trà Ngô Gia nấu sẵn trà thay vì tự pha ở từng cửa hàng: “Giờ mới biết là Hồng Trà Ngô Gia họ nấu sẵn trà rồi mới chia cho từng cửa hàng. Vẫn biết bên này là chuỗi nhưng nghĩ là họ nhập nguyên liệu từ hãng và tự nấu trà ở từng cơ sở cơ.”

Thật ra, bất ngờ là một phản xạ hiển nhiên của khách hàng khi lần đầu nghe về mô hình bếp trung tâm. Ngày xưa lúc chưa làm F&B mình cũng nghĩ y chang bạn kia vậy á. Ngô Gia nấu trà tập trung, đóng bịch và phân phối về từng cửa hàng nghe qua có vẻ “công nghiệp”, nhưng nếu nhìn dưới góc độ vận hành F&B, đây lại là một bước đi chiến lược rất cao tay của một brand mở chuỗi. Cùng phân tích chi tiết case này nhen:
----------------------------------
1. Hồng Trà Ngô Gia hiểu rõ khách hàng của mình
Mình thấy Hồng Trà Ngô Gia thật sự rất hiểu khách hàng của mình. Thường mọi người sẽ nghĩ rằng hồng trà, trà sữa là sản phẩm “đại trà”, ai cũng có thể uống được. Nhưng khi phân tích sâu hơn dưới góc độ vận hành, tệp khách của Hồng Trà Ngô Gia lại rất rõ ràng. Họ tập trung vào nhóm học sinh, sinh viên; nhân viên văn phòng trẻ, và đặc biệt là nhóm khách có tần suất mua lặp lại cao.

Đây là nhóm khách uống vì đã quen, đã thích và muốn quay lại nhiều lần. Họ cần một hương vị quen thuộc, dễ uống và chất lượng ổn định. Do đó, toàn bộ mô hình vận hành của họ buộc phải xoay quanh một điều cốt lõi: chuẩn hóa hương vị, chất lượng để giữ cho sản phẩm luôn giống nhau. Và việc nấu trà tập trung tại bếp trung tâm, sau đó giao trà tại các chi nhánh chính là cách để đảm bảo điều đó.

2. Tư duy làm nghề phía sau mô hình này
Mình không biết HTNG có cài cắm nhân sự trong phần cmt bên dưới hong, nhưng chính chia sẻ “thấy sạch sẽ lắm” của nhân viên cũ thực ra là một tín hiệu rất đáng chú ý. Trong bếp của mỗi mô hình F&B luôn có một tôn chỉ là: vệ sinh và chất lượng sản phẩm phải luôn được đặt lên hàng đầu.

Theo tiêu chuẩn vận hành của chuỗi F&B, quy trình sản xuất cần được kiểm soát từ nguyên liệu, chế biến đến bảo quản và phân phối. Khi nhập trà với tất tần tật nguyên liệu từ công ty tổng, sau đó nấu trà ở bếp trung tâm, thương hiệu có thể kiểm soát chính xác nhiệt độ ủ trà, thời gian chiết xuất, tỷ lệ pha - những yếu tố quyết định hương vị. Quan trọng hơn, họ giảm phụ thuộc vào tay nghề của nhân viên tại từng cửa hàng, giảm rủi ro vận hành.

3. Đây không phải cách làm của quán, mà là của CHUỖI
Thật ra không phải ngẫu nhiên mà mô hình bếp trung tâm lại xuất hiện ở các thương hiệu lớn. Khi phát triển chuỗi, doanh nghiệp phải giải quyết hai bài toán cốt lõi: tính đồng nhất và tốc độ phục vụ.

Nếu mỗi cửa hàng tự nấu trà, sai sót là điều rất dễ xảy ra. Chỉ cần lệch thời gian ủ, nhiệt độ hay tỷ lệ pha là hương vị đã khác, kéo theo chi phí đào tạo, chi phí hàng hủy cao và việc kiểm soát chất lượng trở nên rất khó. Nhưng khi toàn bộ trà được nấu tại bếp trung tâm theo công thức chuẩn, sản phẩm có thể được phân phối đến nhiều cửa hàng mà vẫn giữ được trải nghiệm giống nhau. Đây chính là sự chuyển đổi trong tư duy: từ việc bán từng ly trà tại từng điểm bán, sang xây dựng một hệ thống vận hành có thể nhân bản.

4. Chuẩn hóa giúp brand thu lợi nhuận gấp bội
Chính mô hình bếp trung tâm này vừa giúp HTNG giảm chi phí đáng kể như: giảm phụ thuộc vào nhân sự tay nghề cao, hạn chế hao hụt nguyên liệu. Vừa giúp tăng doanh thu nhờ: tốc độ phục vụ nhanh hơn, trải nghiệm ổn định giúp tỷ lệ khách quay lại cao hơn, và đặc biệt là khả năng mở rộng hệ thống nhanh hơn. Trong bối cảnh thị trường F&B Việt Nam đang bước vào giai đoạn yêu cầu chuẩn hóa và kiểm soát vận hành chặt chẽ để tồn tại và phát triển , đây không còn là lựa chọn tùy ý mà gần như là điều kiện bắt buộc nếu một thương hiệu F&B muốn đi đường dài.
-------------
Hồng Trà Ngô Gia không đơn thuần bán trà sữa, mà họ đang bán sự chắc chắn trong từng sản phẩm. Giữa một thị trường mà chi phí vận hành ngày càng cao và khách hàng ngày càng khó tính, những thương hiệu sống được không phải là những thương hiệu “có sản phẩm ngon nhất, đặc biệt nhất”, mà là những thương hiệu “chuẩn hóa tốt nhất”.

Chuẩn hóa hương vị sản phẩm tại bếp trung tâm, hạn chế hao hụt, tối ưu chi phí, tăng trải nghiệm khách hàng, đúng là quy trình vận hành của một chuỗi F&B lớn. Một bài học xịn xò về vận hành mà toi cần học hỏi để lỡ có trùng sinh mở chuỗi toi sẽ áp dụng ngay =)))

👉 Theo dõi fanpage Học Viện Concepts để nhận thêm nhiều thông tin hữu ích về F&B nhé!
Ad: DiiDuu