18/12/2019
Tham khảo cách viết mail trong công việc và học tập. Không chỉ đơn giản là viết bằng tiếng Nhật, mà còn làm sao để viết cho người Nhật đọc!
77 quy ước trong mail tiếng Nhật – những điều không ai dạy bạn
Posted on May 30, 2018 by Tiger Nguyen
「大切だけど、誰も教えてくれない」
Cực kỳ quan trọng nhưng chả ai dạy cho bạn cả đâu.
Đó là câu đập vào mắt đầu tiên khi mình cầm trên tay quyển sách sẽ giới thiệu cho các bạn ngay sau đây. Một cảm giác rất khó tả và bực bội vì “giá như mình đọc sớm hơn”. Hóa ra trước tới giờ đã sai – quá sai khi viết theo thói quen và bắt chước những cái không đúng. Quan trọng mình nhận ra được để cải thiện kỹ năng bản thân và mong anh chị em cũng vậy.
Có 6 chương và ứng mỗi chương mình chỉ trích dẫn những quy ước phổ biến – thường gặp.
Chương 1 : これだけ知っておきたいメール文書の基本
Những điều cơ bản cần phải nắm.
Rule 1 : 観点を「私」から「あなた」に変える
Hãy biết nghĩ cho đối phương.
ví dụ :
悪い：こちらにも都合がありますので、至急ご返事ください
良い：ご多用のところ恐縮ですが、至急ご返事いただければ幸いです。
Rule 3 : 返事は２４時間以内にする
Hãy trả lời trong vòng 24 tiếng.
Rule 4 : 件名はひと目で内容が伝わるように
Ghi tiêu đề mail phải có nội dung muốn truyền tải.
悪い：議事録を送りします
良い：○○○会議（10月26日）の議事録を送りします
Rule 6 : 返事メールで件名は変更しない
Khi mail trả lời thì phải giữ nguyên tiêu đề (dù đối phương có ghi sai cũng giữ nguyên).
Nếu mail auto thêm [Re:] or [Fwd:] thì cái này ok.
Rule 8 : 送信者名は「フルネーム＋会社名」を書く
Đối với người không phải trong team hoặc ko thân quen thì phải ghi đầy đủ Full Name + Tên Công Ty.
Rule 9 : 「宛名→挨拶→本文→結び→署名」の構成を守る
Tuân thủ bố cục mail : Tên người nhận, chào hỏi, phần thân, kết mail, tên mình.
Chương 2 : 書く前に必要な準備がある
Những cái cần kiểm tra – chuẩn bị trước khi gửi
Rule 20 : メールに不適切な言葉を使わない
Từ ngữ không thích hợp đừng nên dùng.
悪い：ご回答は、なるべく早くお願いします。（Trả lời nhanh dùm tôi）
良い：10日（金）までにご回答いただければ幸いです。(Nếu trả lời cho tôi trc ngày 10 thì tốt quá ah)
悪い：日程変更の件、OKです。
良い：日程変更の件、問題ありません。
悪い：この点を確認してもらえませんか？
良い：この点をご確認いただけませんか？
Rule 22 : CCメールの本文には第三者の名前も書くと親切
Nếu ghi cả tên người CC vào phần đầu mail thì sẽ tình thương mến thương. Đặc biệt nếu CC cấp cao hoặc người khó tính mà mình ko ghi tên họ là có chuyện.
bố cục :
宛名：A様
CC：B部長
Rule 25→28 : ファイル添付メール
Cách gửi mail có đính kèm file. Kiểm tra đuôi file phải là dạng phổ biến (excel, word, pdf…) để bên kia mở dc, size (
