Gina Academy

CÁCH BƯỚC VÀO PHÒNG HỌP NÓI GÌ VỀ BẠN?

Có những người chưa kịp phát biểu một câu nào nhưng đã tạo được cảm giác chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp và lãnh đạo.

Điều thú vị là sự khác biệt đó đôi khi không đến từ năng lực hay kinh nghiệm. Mà đến từ những chi tiết rất nhỏ ngay trong vài phút đầu tiên của cuộc họp.
Gina Academy từng quan sát nhiều người bước vào phòng họp với những trạng thái rất khác nhau.

Có người vừa đi vừa nhìn điện thoại, kéo ghế ngồi xuống rồi tiếp tục xử lý công việc riêng. Có người đến đúng giờ nhưng tâm trí dường như vẫn đang ở cuộc gọi hoặc công việc trước đó. Họ có mặt trong phòng, nhưng chưa thật sự hiện diện trong cuộc họp.

Ngược lại, cũng có những người bước vào với một nhịp rất khác. Họ dành vài giây để quan sát không gian, chủ động chào hỏi những người đã có mặt, ổn định chỗ ngồi rồi mới mở máy tính hoặc tài liệu. Không có hành động nào quá đặc biệt, nhưng lại tạo ra cảm giác điềm tĩnh, chỉn chu và đáng tin.
Điều nhiều người không nhận ra là trước khi bạn lên tiếng, người khác đã bắt đầu hình thành cảm nhận về bạn. Và trong môi trường công việc, cảm nhận đó thường ảnh hưởng rất nhiều đến mức độ tin tưởng và sẵn sàng lắng nghe.

Nếu muốn tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn trong các cuộc họp, bạn có thể:
• Bước vào phòng với sự tập trung thay vì vừa đi vừa xử lý việc khác
• Chủ động chào hỏi những người đã có mặt
• Dành vài giây để ổn định trạng thái trước khi bắt đầu cuộc họp
• Sắp xếp tài liệu và chỗ ngồi gọn gàng, ngăn nắp
• Hạn chế sử dụng điện thoại khi cuộc họp chưa bắt đầu
• Thể hiện sự hiện diện bằng ánh mắt và sự chú ý dành cho mọi người xung quanh
Phong thái không nằm ở việc bạn phát biểu hay đến đâu. Mà nằm ở cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin mà bạn tạo ra ngay từ những phút đầu tiên xuất hiện.

Bạn có từng ấn tượng với ai đó chỉ qua cách họ bước vào một cuộc họp chưa?

ĐIỀU GÌ KHIẾN BẠN MẤT THIỆN CẢM VỚI ĐỒNG NGHIỆP?

Gina Academy từng đặt câu hỏi này trong một buổi đào tạo và nhận được rất nhiều câu trả lời khác nhau.

Có người nói họ mất thiện cảm với đồng nghiệp thường xuyên than phiền. Có người khó chịu với những người luôn đi trễ. Cũng có người cảm thấy không muốn hợp tác với những người thích nhận thành tích về mình nhưng lại né tránh trách nhiệm khi công việc gặp vấn đề.

Điều thú vị là phần lớn những câu trả lời đó không liên quan đến năng lực chuyên môn.

Hiếm ai nói rằng họ mất thiện cảm vì đồng nghiệp chưa đủ giỏi. Ngược lại, những điều khiến một người bị đánh giá thấp thường đến từ cách họ cư xử trong những tình huống rất đời thường.

Đó có thể là việc liên tục ngắt lời người khác trong cuộc họp. Là hứa nhưng không thực hiện. Là chỉ xuất hiện khi cần ghi nhận thành tích nhưng lại vắng mặt khi công việc gặp khó khăn. Hoặc đơn giản là khiến người khác có cảm giác mình không được tôn trọng.

Trong môi trường làm việc, chuyên môn giúp một người hoàn thành công việc. Nhưng cách ứng xử mới là điều quyết định người khác có muốn tiếp tục đồng hành cùng họ hay không.

Nếu muốn xây dựng thiện cảm và sự tin tưởng nơi đồng nghiệp, bạn có thể bắt đầu từ những điều rất nhỏ:
• Giữ lời với những cam kết của mình, dù là việc nhỏ
• Tôn trọng thời gian và ý kiến của người khác
• Sẵn sàng nhận trách nhiệm khi có sai sót xảy ra
• Ghi nhận đóng góp của đồng đội thay vì chỉ tập trung vào thành tích cá nhân
• Hạn chế than phiền và lan truyền năng lượng tiêu cực
• Đối xử nhất quán với mọi người, không chỉ với những người có vị trí cao hơn

Phong thái trong công việc không nằm ở việc bạn giỏi đến đâu. Mà nằm ở cảm giác người khác nhận được khi làm việc cùng bạn mỗi ngày.

Sau cùng, điều khiến một người được yêu quý trong công việc không chỉ là họ làm được gì, mà còn là cảm giác họ mang lại cho những người xung quanh.

👉 Còn bạn thì sao? Điều gì khiến bạn mất thiện cảm với một đồng nghiệp nhất?

MỘT CÂU TRẢ LỜI KHIẾN ỨNG VIÊN MẤT CƠ HỘI

Trong một buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng hỏi ứng viên một câu rất quen thuộc:
"Điểm yếu lớn nhất của bạn là gì?"
Ứng viên suy nghĩ vài giây rồi trả lời:
"Tôi là người cầu toàn nên đôi khi hơi khó tính với công việc."

Đó là một câu trả lời mà Gina Academy đã nghe rất nhiều lần. Nó không sai, cũng không phải một câu trả lời tệ. Nhưng điều khiến người phỏng vấn chú ý lại không nằm ở nội dung câu nói. Mà nằm ở cảm giác phía sau câu trả lời đó.

Khi được hỏi về điểm yếu, điều nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy thường không phải là một câu trả lời hoàn hảo. Họ muốn biết ứng viên có đủ trung thực để nhìn nhận bản thân hay không. Có nhận ra những hạn chế của mình hay không. Và quan trọng hơn, họ đang làm gì để cải thiện những hạn chế đó.

Nhiều ứng viên dành quá nhiều thời gian để tìm một câu trả lời "đẹp", đến mức quên mất rằng sự chân thành mới là điều tạo nên sự tin cậy. Một câu trả lời được chuẩn bị kỹ nhưng thiếu tính thật đôi khi lại tạo ra cảm giác xa cách hơn là chuyên nghiệp.

Nếu gặp những câu hỏi tương tự trong phỏng vấn, bạn có thể lưu ý:
• Chọn một điểm yếu thực sự thay vì một "điểm mạnh được ngụy trang"
• Chia sẻ ngắn gọn tình huống mà điểm yếu đó từng ảnh hưởng đến công việc
• Nói rõ bạn đang làm gì để cải thiện hoặc khắc phục
• Thành thật nhưng không tự hạ thấp bản thân
• Tập trung vào sự trưởng thành thay vì cố gắng thể hiện sự hoàn hảo

Phong thái trong một buổi phỏng vấn không nằm ở việc bạn nói điều gì hoàn hảo nhất. Mà nằm ở việc người đối diện có cảm thấy họ đang gặp một con người đáng tin hay không.

Bạn đã từng nghe hoặc từng đưa ra một câu trả lời phỏng vấn mà sau này nghĩ lại thấy mình có thể làm tốt hơn chưa?

VÌ SAO NGƯỜI ÍT NÓI THƯỜNG ĐƯỢC LẮNG NGHE HƠN?

Trong một cuộc họp, Gina Academy từng quan sát hai người có cách tham gia hoàn toàn khác nhau.
Người thứ nhất liên tục đưa ra ý kiến. Mỗi khi có một chủ đề mới xuất hiện, anh đều nhanh chóng phản hồi. Không khí xung quanh anh luôn sôi nổi, nhưng càng về cuối buổi, mọi người dường như ít chú ý hơn đến những gì anh nói.

Người thứ hai lại khá im lặng. Phần lớn thời gian, anh tập trung lắng nghe và ghi chép. Chỉ khi cuộc thảo luận gần kết thúc, anh mới lên tiếng. Điều thú vị là cả căn phòng đều chú ý. Mọi người lắng nghe trọn vẹn và cân nhắc rất kỹ những điều anh chia sẻ.
Lúc đó, Gina Academy nhận ra một điều: người được lắng nghe không phải lúc nào cũng là người nói nhiều nhất.

Khi một người liên tục nói, lời nói rất dễ trở thành một phần của tiếng ồn xung quanh. Ngược lại, người biết lắng nghe thường dành thời gian để quan sát, suy nghĩ và chọn đúng thời điểm để lên tiếng. Chính sự chừng mực ấy khiến lời nói của họ có trọng lượng hơn.

Điều này không có nghĩa là chúng ta phải trở nên ít nói. Vấn đề không nằm ở số lượng lời nói. Mà nằm ở giá trị và cảm giác mà lời nói đó tạo ra cho người nghe.

Nếu muốn lời nói của mình tạo được nhiều ảnh hưởng hơn, bạn có thể thử:
• Lắng nghe hết ý trước khi phản hồi
• Dành một khoảng dừng ngắn để suy nghĩ trước khi đưa ra quan điểm
• Tập trung vào chất lượng thay vì số lượng lời nói
• Chỉ lên tiếng khi thật sự có giá trị để đóng góp
• Hạn chế phản hồi theo cảm xúc hoặc theo thói quen
• Quan sát nhiều hơn để hiểu bối cảnh trước khi chia sẻ ý kiến

Phong thái trong giao tiếp không nằm ở việc bạn nói được bao nhiêu. Mà nằm ở việc mỗi lần bạn lên tiếng, người khác có muốn lắng nghe hay không.

Bạn nghĩ điều gì khiến một người trở nên đáng nghe trong một cuộc trò chuyện?

ĐỒNG NGHIỆP NHẬN CÔNG LAO CỦA BẠN, BẠN LÀM GÌ?

Đây là một tình huống không hiếm trong môi trường công việc.

Gina Academy từng nghe một học viên chia sẻ rằng sau nhiều tuần chuẩn bị cho một dự án, đến buổi báo cáo cuối cùng, phần lớn ý tưởng và kết quả lại được một đồng nghiệp trình bày như thành quả của riêng họ. Cảm giác lúc đó là tức giận, thất vọng và chỉ muốn phản ứng ngay lập tức.

Nhưng điều đáng suy nghĩ không phải là hành động của người đồng nghiệp. Mà là cách chúng ta lựa chọn phản ứng khi quyền lợi hoặc sự ghi nhận của mình bị ảnh hưởng.

Có người chọn im lặng hoàn toàn vì sợ va chạm. Có người lại phản ứng gay gắt ngay trước tập thể để đòi lại công bằng. Nhưng trong nhiều trường hợp, cả hai cách này đều khiến vấn đề trở nên khó xử hơn và làm ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của chính mình.

Phong thái không nằm ở việc bạn có tức giận hay không. Cảm xúc đó hoàn toàn bình thường. Phong thái nằm ở việc bạn có đủ bình tĩnh để bảo vệ giá trị của mình theo cách chuyên nghiệp hay không.

Trong công việc, một thành quả có thể bị người khác nhận công trong một thời điểm. Nhưng uy tín, năng lực và cách cộng tác của một người thường được đánh giá qua cả một quá trình. Đó là điều rất khó để ai có thể thay thế hoặc lấy đi.

Nếu rơi vào tình huống tương tự, bạn có thể:
• Bình tĩnh đánh giá mức độ ảnh hưởng của sự việc trước khi phản ứng
• Trao đổi trực tiếp với người liên quan thay vì tranh cãi trước tập thể
• Ghi nhận rõ vai trò và phần đóng góp của mình trong các dự án chung
• Lưu lại các đầu việc, kết quả và quá trình thực hiện khi cần thiết
• Tập trung xây dựng uy tín dài hạn thay vì cố thắng trong một cuộc tranh cãi ngắn hạn
• Để năng lực và sự nhất quán của mình được nhìn thấy qua thời gian

Đôi khi, điều quan trọng không phải là ai được ghi nhận trước. Mà là ai giữ được sự chuyên nghiệp và sự tin tưởng của mọi người sau cùng.

Nếu gặp tình huống này, bạn sẽ chọn im lặng, đối thoại hay một cách xử lý khác?

NGƯỜI CÓ KHÍ CHẤT KHÔNG CẦN NÓI NHIỀU

Gina Academy từng gặp những người không phải là người nói nhiều nhất trong một cuộc trò chuyện, nhưng lại là người khiến cả bàn im lặng để lắng nghe khi họ lên tiếng. Họ không cố gắng chiếm không gian, không phản hồi mọi thứ quá nhanh và cũng không liên tục tìm cách thể hiện mình hiểu biết ra sao. Nhưng chính sự điềm tĩnh đó lại tạo ra một sức hút rất khó giải thích.

Điều thú vị là trong tâm lý hành vi, con người thường có xu hướng nói nhiều hơn khi cảm thấy thiếu chắc chắn bên trong. Chúng ta cố giải thích thêm để được hiểu hơn, phản hồi nhanh để tránh khoảng lặng và liên tục đưa ra quan điểm để khẳng định sự hiện diện của mình. Nhưng nghịch lý là, càng vội lấp đầy không gian bằng lời nói, người khác lại càng khó cảm nhận được sự ổn định và chiều sâu.

Ngược lại, những người có nội lực thường không sợ sự im lặng ngắn trong cuộc trò chuyện. Họ hiểu rằng khoảng dừng không phải là điều cần né tránh. Đôi khi, chính khả năng giữ được sự bình tĩnh giữa một không gian đầy âm thanh mới là dấu hiệu rõ nhất của sự tự tin.

Có một câu Gina Academy rất thích: “Mặt hồ càng yên, càng phản chiếu được nhiều thứ.” Con người cũng vậy. Khi bên trong đủ vững, họ không cần dùng quá nhiều lời nói để tạo cảm giác mình có giá trị.

Nếu bạn muốn giao tiếp điềm tĩnh và có chiều sâu hơn, hãy thử bắt đầu từ những điều nhỏ:
• Dừng lại vài giây trước khi phản hồi thay vì trả lời quá nhanh
• Tập trung lắng nghe hết ý người đối diện trước khi đưa quan điểm
• Không cố lấp đầy mọi khoảng lặng trong cuộc trò chuyện
• Giảm thói quen giải thích quá nhiều khi đang lo lắng
• Giữ nhịp nói chậm hơn một chút để tạo cảm giác ổn định
• Tập trung vào cảm giác kết nối thay vì cố gây ấn tượng

Khí chất vì thế không nằm ở việc bạn xuất hiện nổi bật đến đâu. Mà nằm ở cảm giác ổn định và dễ chịu bạn mang lại cho người đối diện.

Bạn có từng gặp một người chỉ cần ngồi yên và lắng nghe… nhưng vẫn khiến cả cuộc trò chuyện chú ý đến họ chưa?

BẮT TAY SAI CÓ THỂ KHIẾN BẠN MẤT CƠ HỘI

Có những khoảnh khắc chỉ diễn ra vài giây, nhưng lại ảnh hưởng rất nhiều đến ấn tượng người khác dành cho bạn. Một trong số đó là cái bắt tay đầu tiên.

Gina Academy từng gặp những cái bắt tay rất hời hợt. Bàn tay chỉ chạm nhẹ rồi rút lại ngay, tạo cảm giác thiếu kết nối và thiếu tự tin. Ngược lại, cũng có những người bắt tay quá mạnh như đang cố thể hiện sự chắc chắn của mình, nhưng lại vô tình khiến người đối diện cảm thấy căng thẳng.

Điều thú vị là, người khác thường cảm nhận phong thái của một người rất nhanh qua những chi tiết nhỏ như vậy. Một cái bắt tay không chỉ là phép lịch sự. Nó còn thể hiện trạng thái, sự tự tin và cách một người hiện diện trong lần gặp đầu tiên.

Thực tế, một cái bắt tay tạo thiện cảm thường không nằm ở việc mạnh hay yếu. Mà nằm ở cảm giác vừa đủ và tự nhiên mà người đối diện nhận được.

Nếu bạn muốn tạo cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin hơn trong giao tiếp, hãy thử chú ý đến những điều nhỏ sau:
• Giữ ánh mắt kết nối khi bắt tay
• Dùng lực tay vừa đủ, ổn định và tự nhiên
• Tránh bắt tay quá nhanh hoặc rút tay quá vội
• Kết hợp cùng một nụ cười nhẹ hoặc lời chào rõ ràng
• Giữ tư thế cơ thể mở và thoải mái khi chào hỏi
• Tập trung vào cảm giác kết nối thay vì cố tạo ấn tượng mạnh

Phong thái vì thế không nằm ở việc bạn cố gắng thể hiện bản thân nhiều đến đâu. Mà nằm ở cảm giác người khác nhận được ngay từ những giây đầu tiên gặp bạn.

Đôi khi, cơ hội không mất đi vì bạn chưa đủ giỏi… mà vì cảm giác đầu tiên bạn tạo ra chưa đủ tốt.

VÌ SAO NGƯỜI KHÔNG GIỎI NHẤT LẠI ĐƯỢC THĂNG TIẾN?

Trong môi trường công việc, có một điều khiến nhiều người thắc mắc: vì sao có những người chuyên môn không hẳn nổi bật nhất, nhưng lại thường được tin tưởng giao vị trí cao hơn?

Gina Academy nhận ra rằng năng lực rất quan trọng, nhưng đó chưa bao giờ là yếu tố duy nhất quyết định một người có thể đi xa đến đâu. Càng ở những vị trí cao, người ta càng đánh giá nhiều hơn ở cách một người hiện diện, xử lý tình huống và tạo cảm giác khi làm việc cùng.

Có những người rất giỏi chuyên môn, nhưng khi áp lực lại dễ mất bình tĩnh, phản ứng cảm xúc hoặc khiến người khác cảm thấy khó phối hợp. Ngược lại, có những người không quá ồn ào, nhưng luôn giữ được sự ổn định trong cách làm việc và giao tiếp.

Họ biết lắng nghe trước khi phản hồi. Họ không vội đổ lỗi khi có vấn đề xảy ra. Trong các cuộc họp, họ nói ngắn gọn, rõ ràng và tạo cảm giác đáng tin. Điều người khác nhớ về họ thường không chỉ là hiệu suất công việc, mà là cảm giác an tâm khi đồng hành cùng.

Điều này không đơn thuần là kỹ năng giao tiếp. Đó là phong thái làm việc.

Nếu bạn muốn phát triển xa hơn trong sự nghiệp, hãy thử chú ý thêm đến những điều rất nhỏ:
• Giữ sự điềm tĩnh khi gặp áp lực hoặc bất đồng quan điểm
• Lắng nghe hết ý trước khi phản hồi
• Tránh phản ứng cảm xúc quá nhanh trong công việc
• Nói rõ ràng, đúng trọng tâm thay vì cố nói thật nhiều
• Tạo cảm giác dễ phối hợp và đáng tin khi làm việc cùng
• Ý thức về cảm giác người khác nhận được từ cách mình hiện diện mỗi ngày

Phong thái vì thế không nằm ở việc bạn cố gắng thể hiện mình giỏi đến đâu. Mà nằm ở việc người khác có cảm thấy tin tưởng khi làm việc cùng bạn hay không.

Bạn có từng gặp một người không quá nổi bật… nhưng lại luôn là người được tổ chức tin tưởng giao nhiều trách nhiệm hơn chưa?

NGỒI HỌP NHƯ THẾ NÀO ĐỂ ĐƯỢC LẮNG NGHE?

Trong một cuộc họp, có những người chưa cần lên tiếng nhưng đã tạo được cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin. Điều tạo nên khác biệt đôi khi không nằm ở nội dung họ nói, mà nằm ở cách họ hiện diện trong suốt buổi họp.

Gina Academy từng quan sát có người vừa ngồi xuống đã dựa hẳn vào ghế, liên tục nhìn điện thoại hoặc xoay bút trong lúc người khác đang trình bày. Cũng có những người phản hồi rất nhanh, nhưng lại ngắt lời trước khi người đối diện nói hết ý. Những hành động này thường diễn ra theo thói quen, không mang ác ý, nhưng lại dễ tạo cảm giác thiếu tập trung và thiếu sự tôn trọng trong không gian làm việc chung.

Ngược lại, những người khiến người khác muốn lắng nghe thường có một trạng thái rất khác. Họ ngồi thẳng nhưng không gồng. Ánh mắt giữ sự tập trung vừa đủ vào người đang nói. Họ không phản ứng quá nhanh, cũng không vội chen vào cuộc trò chuyện để thể hiện quan điểm của mình. Đôi khi chỉ là một cái gật đầu nhẹ hoặc một khoảng dừng đúng lúc, nhưng lại tạo cảm giác rất điềm tĩnh và đáng tin.

Theo tâm lý hành vi, não bộ con người thường đánh giá mức độ chuyên nghiệp của một người thông qua sự ổn định trong cách họ hiện diện trước khi thật sự phân tích nội dung họ nói.

Nếu bạn muốn tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn trong các cuộc họp, hãy thử bắt đầu từ những điều rất nhỏ:
• Ngồi thẳng lưng nhưng giữ cơ thể thư giãn tự nhiên
• Đặt điện thoại xuống khi người khác đang trình bày
• Giữ ánh mắt tập trung vừa đủ vào người đang nói
• Hạn chế phản hồi quá nhanh hoặc cắt ngang câu chuyện
• Dừng lại vài giây trước khi đưa ra ý kiến
• Tập trung lắng nghe thay vì chỉ chờ đến lượt mình nói

Phong thái trong cuộc họp vì thế không nằm ở việc bạn nói nhiều đến đâu. Mà nằm ở cảm giác người khác nhận được khi làm việc cùng bạn.
Bạn có từng chú ý đến cách một người ngồi họp trước khi thật sự lắng nghe họ nói chưa?

BẠN ĐANG TỰ LÀM MÌNH KÉM CHUYÊN NGHIỆP MÀ KHÔNG BIẾT

Trong môi trường công sở, có những điều gần như không ai góp ý trực tiếp. Không phải vì chúng quá lớn. Mà vì chúng nhỏ đến mức nhiều người nghĩ rằng “không đáng để nói”.

Nhưng điều thú vị là, chính những chi tiết rất nhỏ đó lại âm thầm ảnh hưởng đến cảm giác người khác dành cho mình mỗi ngày. Thoạt nhìn, những điều này không quá nghiêm trọng. Nhưng khi lặp lại đủ nhiều, chúng bắt đầu tạo ra cảm giác thiếu tinh tế trong cách làm việc và giao tiếp.

Điều đáng nói là, cảm giác đó thường ở lại lâu hơn cả một bản báo cáo đẹp hay một cuộc họp làm tốt.
Gina Academy nhận ra rằng, người thật sự chuyên nghiệp thường không cố gắng để “trông chuyên nghiệp”. Họ chỉ đơn giản là ý thức được sự hiện diện của mình trong không gian làm việc. Họ biết lúc nào cần tập trung lắng nghe, lúc nào nên dừng lại một nhịp trước khi phản hồi, và hiểu rằng cảm giác người khác nhận được trong quá trình cộng tác cũng quan trọng không kém hiệu suất công việc.

Nếu bạn muốn điều chỉnh phong thái công sở của mình, đôi khi chỉ cần bắt đầu từ những thay đổi rất nhỏ:
• Đặt điện thoại xuống khi người khác đang trình bày
• Dừng lại vài giây trước khi phản hồi khi đang căng thẳng
• Hạn chế cắt ngang dù bạn đang rất muốn bổ sung ý kiến
• Thêm một lời chào hoặc cảm ơn ngắn trong email công việc
• Giữ ánh mắt và sự tập trung đủ lâu khi người khác đang nói
• Quan sát cảm giác người khác nhận được thay vì chỉ tập trung vào điều mình muốn thể hiện

Bạn có từng vô tình nhận ra một thói quen nhỏ nào của mình đang ảnh hưởng đến cảm giác người khác trong công việc chưa?