17/06/2026
📄 DEBIT NOTE LÀ GÌ? VÌ SAO ĐI LÀM LOGISTICS RẤT HAY GẶP CHỨNG TỪ NÀY?
Nếu học xuất nhập khẩu – logistics, bạn sẽ quen với các chứng từ như: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O, Tờ khai hải quan…
Nhưng khi đi thực tập hoặc đi làm tại công ty forwarder, hãng tàu, đại lý logistics, bạn sẽ gặp thêm một chứng từ rất quan trọng:
👉 Debit Note.
Vậy Debit Note là gì? Dùng để làm gì? Và vì sao nhân viên chứng từ, kế toán, sales logistics đều cần hiểu loại chứng từ này?
📌 1. DEBIT NOTE LÀ GÌ?
Debit Note có thể hiểu là giấy báo nợ hoặc phiếu yêu cầu thanh toán.
Trong lĩnh vực logistics – xuất nhập khẩu, Debit Note thường được bên cung cấp dịch vụ phát hành để thông báo cho khách hàng biết số tiền cần thanh toán cho một lô hàng hoặc một dịch vụ cụ thể.
Ví dụ:
- Công ty forwarder làm dịch vụ vận chuyển quốc tế cho khách hàng.
- Sau khi phát sinh các chi phí như cước biển, local charges, phí chứng từ, phí THC, phí D/O…, forwarder sẽ phát hành Debit Note gửi cho khách để yêu cầu thanh toán.
Nói dễ hiểu:
👉 Debit Note là chứng từ cho biết: “Bên bạn cần thanh toán cho bên tôi số tiền này.”
📌 2. DEBIT NOTE THƯỜNG XUẤT HIỆN Ở ĐÂU?
Trong thực tế, Debit Note thường gặp trong các tình huống như:
✅ Forwarder gửi Debit Note cho khách hàng xuất nhập khẩu.
✅ Hãng tàu gửi Debit Note cho forwarder hoặc doanh nghiệp.
✅ Đại lý nước ngoài gửi Debit Note cho đại lý tại Việt Nam.
✅ Công ty logistics gửi Debit Note cho khách sau khi hoàn tất dịch vụ.
Ví dụ:
- Một doanh nghiệp nhập khẩu một lô hàng từ Trung Quốc về cảng Cát Lái.
- Forwarder hỗ trợ book tàu, làm chứng từ và lấy D/O.
- Khi đến bước thanh toán phí, forwarder sẽ gửi Debit Note cho doanh nghiệp, trong đó liệt kê các khoản phí cần trả.
📌 3. DEBIT NOTE CÓ VAI TRÒ GÌ?
Debit Note không chỉ là “tờ giấy báo tiền”.
Trong nghiệp vụ logistics, chứng từ này có nhiều vai trò quan trọng:
🔹 Thông báo số tiền khách hàng cần thanh toán
Debit Note giúp người mua dịch vụ biết rõ mình phải trả bao nhiêu tiền, trả cho những khoản nào.
🔹 Là căn cứ đối chiếu chi phí
Doanh nghiệp có thể dựa vào Debit Note để kiểm tra các khoản phí logistics phát sinh có đúng theo báo giá hoặc hợp đồng hay không.
🔹 Hỗ trợ bộ phận kế toán xử lý thanh toán
Kế toán thường dùng Debit Note để làm căn cứ thanh toán, đối chiếu công nợ và lưu hồ sơ.
🔹 Giúp kiểm soát chi phí lô hàng
Với mỗi lô hàng, Debit Note giúp doanh nghiệp biết tổng chi phí thực tế đã phát sinh, từ đó tính giá vốn hoặc đánh giá hiệu quả kinh doanh.
📌 4. DEBIT NOTE CÓ QUAN TRỌNG KHÔNG?
Câu trả lời là: Rất quan trọng.
Vì nếu không kiểm tra kỹ Debit Note, doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề như:
❌ Thanh toán sai số tiền.
❌ Bị tính nhầm hoặc tính trùng phí.
❌ Không phát hiện khoản phí phát sinh bất thường.
❌ Khó đối chiếu công nợ với nhà cung cấp dịch vụ.
❌ Ảnh hưởng đến việc tính chi phí nhập khẩu hoặc xuất khẩu của lô hàng.
Đặc biệt với hàng nhập khẩu, Debit Note thường liên quan đến các khoản phí local charges tại đầu Việt Nam như:
- D/O fee
- THC
- CIC
- Cleaning fee
- Handling fee
- Document fee
- Seal fee
- Storage hoặc Demurrage/Detention nếu có phát sinh
Vì vậy, nhân viên chứng từ và kế toán xuất nhập khẩu cần đọc hiểu Debit Note để kiểm tra chi phí trước khi thanh toán.
📌 5. DEBIT NOTE THƯỜNG CÓ NHỮNG THÔNG TIN GÌ?
Một Debit Note trong logistics thường gồm các thông tin chính sau:
📍 Thông tin bên phát hành
Ví dụ: tên công ty forwarder, hãng tàu, đại lý logistics, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ.
📍 Thông tin bên nhận Debit Note
Là khách hàng hoặc đối tác cần thanh toán khoản phí.
📍 Số Debit Note và ngày phát hành
Dùng để theo dõi, đối chiếu và lưu hồ sơ kế toán.
📍 Thông tin lô hàng
Có thể bao gồm:
- Số booking
- Số vận đơn
- Số container
- Tên tàu/chuyến
- Cảng đi, cảng đến
- Tên hàng
- Số lượng container hoặc khối lượng hàng
📍 Danh sách các khoản phí
Đây là phần quan trọng nhất. Mỗi khoản phí thường được liệt kê theo từng dòng, ví dụ:
- Ocean Freight
- THC
- D/O fee
- Documentation fee
- Handling fee
- CIC
-Seal fee
- Trucking fee
- Customs service fee
📍 Số tiền, đơn vị tiền tệ và tỷ giá
Debit Note có thể thể hiện bằng VND, USD hoặc cả hai. Nếu có quy đổi ngoại tệ, cần kiểm tra tỷ giá áp dụng.
📍 Thuế VAT nếu có
Một số khoản phí có VAT, một số khoản có thể không chịu VAT tùy bản chất dịch vụ và quy định áp dụng.
📍 Tổng số tiền cần thanh toán
Đây là số tiền cuối cùng khách hàng cần trả.
📍 Thông tin tài khoản ngân hàng
Bao gồm tên chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng nhận tiền và nội dung chuyển khoản.
📌 6. KHI NHẬN DEBIT NOTE CẦN KIỂM TRA GÌ?
Đừng thấy Debit Note là chuyển tiền ngay.
Người làm chứng từ hoặc kế toán nên kiểm tra:
✅ Tên công ty có đúng không?
✅ Số booking, số B/L, số container có khớp với lô hàng không?
✅ Các khoản phí có đúng theo báo giá ban đầu không?
✅ Có khoản phí nào bị tính trùng không?
✅ Đơn vị tiền tệ và tỷ giá có hợp lý không?
✅ VAT thể hiện đúng chưa?
✅ Tổng tiền có cộng đúng không?
✅ Thông tin tài khoản nhận tiền có chính xác không?
Một lỗi nhỏ trên Debit Note cũng có thể khiến doanh nghiệp thanh toán sai hoặc mất thời gian điều chỉnh lại chứng từ.
📌 Lưu bài viết để dùng khi học chứng từ logistics.
📌 Chia sẻ cho người bạn đang chuẩn bị đi thực tập xuất nhập khẩu – logistics nhé!