EduPow - Quản trị doanh nghiệp theo phong cách Nhật Bản

🍀 START UP ĐÂU PHẢI TRÒ ĐÙA

👉 Lại thêm một startup tỷ đô nổ 'tung trời' xin phá sản: Nhà sáng lập từng chê Apple đã lỗi thời, khẳng định sẽ vượt mặt Tesla, đưa ngành ô tô sang kỷ nguyên mới!

✔️Jia Yueting - nhà sáng lập startup sản xuất xe ô tô điện Faraday Future vừa nộp hồ sơ xin phá sản ở Mỹ.

✔️Trong kế hoạch tái cấu trúc nợ đề xuất, Jia cho biết sẽ sử dụng cổ phần của mình tại công ty Faraday Future để tạo niềm tin cho chủ nợ là anh sẽ trả lại được.

✔️Jia đối mặt với khối nợ lên tới 2,3 tỷ USD. Trong tuyên bố trên website của Faraday, công ty nói rằng số nợ của Jia hầu hết thuộc các chủ nợ ở Trung Quốc.

✔️Kế hoạch trong hồ sơ xin phá sản cũng được thiết kế nhằm giúp Faraday tập hợp "những nỗ lực vốn và chuẩn bị IPO". Tuỳ thuộc vào giá trị đề xuất sau IPO, các chủ nợ có thể lấy lại từ 49 - 100% những gì họ bỏ ra.

✔️Faraday đang cố gắng phát triển một chiếc xe ô tô điện có thể bán thương mại tại Mỹ và Trung Quốc. Gần đây công ty đã tuyển Carsten Breitfeld, một sếp kỳ cựu tại BMW để đảm nhận vị trí CEO thay Jia.

✔️Faraday mất một lượng tiền mặt đáng kể khi họ lập liên minh với The9 - một công ty game trực tuyến vào đầu năm nay. Ngoài ra, một chi nhánh của China Evergrande - công ty bất động sản thuộc sở hữu của Hui Ka Yan - người đàn ông giàu thứ 3 Trung Quốc đã đồng ý đầu tư 2 tỷ USD nhưng sau đó đã rút lại còn 800 triệu USD để nắm 23% cổ phần của Faraday.

✔️Trong lịch sử Jia từng đưa ra nhiều tuyên bố gây ấn tượng mạnh mẽ gồm cả việc nói rằng một trong những startup của anh ở Trung Quốc sẽ "vượt xa" 3 đại gia Internet ở nước này gồm Baidu, Alibaba và Tencent.

✔️Trong lần đầu tiên xuất hiện trên sóng truyền hình vào năm 2016, anh này nói rằng Apple đã "lỗi thời" và rằng công ty xe điện của mình sẽ "đưa ngành công nghiệp sản xuất ô tô sang một kỷ nguyên mới".

✔️Trên thực tế, Faraday Futures chỉ là một bộ phận thuộc tập đoàn LeEco do Jia thành lập nên. Dưới sự lãnh đạo của Jia, LeEco đã hung hăng mở rộng ở một tốc độ nhanh đến nguy hiểm, tham gia vào quá nhiều ngành công nghiệp bao gồm cả phim ảnh, điện thoại thông minh và phương tiện giao thông. Một chuyên gia phân tích nhận định, Jia đã biến LeEco trở thành mớ hỗn độn.

✔️Tuy nhiên, đáng tiếc dù mới chỉ "phất lên" nhưng LeEco đã chi quá "bạo tay" khiến họ rơi vào tình cảnh hết sạch tiền và tình trạng ngày cảng thảm hại hơn. Giữa năm 2017, 1,2 tỷ NDT (tương đương 176,35 triệu USD) tài sản sở hữu bởi các chi nhánh của LeEco, Jia và vợ của anh này đã bị tòa án Thượng Hải yêu cầu niêm phong.

👉 Trong hồ sơ xin phá sản Faraday, Jia cảnh báo rằng kế hoạch IPO của công ty có thể không huy động được nhiều tiền như dự kiến. Một phần vì "các bài báo tiêu cực liên quan đến khoản nợ của anh này và một cuộc điều tra của Uỷ ban điều tiết chứng khoán Trung Quốc với việc huỷ niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán Thâm Quyến của một công ty do Jia điều hành"

Nguồn: http://cafebiz.vn/lai-them-mot-startup-ty-do-no-tung-troi-xin-pha-san-nha-sang-lap-tung-che-apple-da-loi-thoi-khang-dinh-se-vuot-mat-tesla-dua-nganh-o-to-sang-ky-nguyen-moi-20191015194947107.chn?fbclid=IwAR3SZtR6LnhVUOjTrWZNHIkHWBOKNliboCkraITCooEEv9QGxU25yHMFBtM

🍀CHỈ ĐỊNH NGƯỜI CÓ TRÁCH NHIỆM VỀ HOẠT ĐỘNG 5S

👉 Ban chỉ đạo 5S cần chỉ định một số vị trí quan trọng trong hoạt động 5S và đưa ra quy định về vai trò và trách nhiệm của tất cả các vị trí trong công ty. Một số gợi ý về trách nhiệm như sau:

🔸 Trưởng ban 5S của cả công ty (thường là lãnh đạo cao nhất):
✔️ Đảm bảo sự tham gia của toàn công ty
✔️ Quy định trách nhiệm cho từng vị trí
✔️ Cam kết và hỗ trợ các hoạt động 5S

🔸Điều phối viên 5S (phó GĐ hoặc đại liện lãnh đạo):
✔️ Trao đổi thông tin với tất cả những người liên quan
✔️ Hỗ trợ các hoạt động triển khai 5S của các nhóm
✔️ Động viên và giám sát hoạt động triển khai 5S
✔️ Đảm bảo sự tham gia của tất cả mọi người
✔️ Là nguồn thông tin về 5S cho toàn tổ chức Ủy viên 5S (thường là trưởng các bộ phận):
✔️ Hỗ trợ việc triển khai áp dụng 5S
✔️ Trao đổi thông tin với những người liên quan
✔️ Động viên các nhóm 5S
✔️ Đảm bảo kế hoạch triển khai 5S của các nhân viên

🔸 Giám sát hệ thống đo lường kết quả thực hiện Trưởng nhóm 5S (các tổ trưởng, trưởng ca):
✔️ Tham gia vào quá trình thực hiện 5S của nhóm
✔️ Giám sát tiến độ thực hiện của nhóm
✔️ Trao đổi thông tin với những người liên quan Nhân viên:
✔️ Cam kết tham gia vào hoạt động 5S của nhóm một cách tích cực nhất

🔸 Trưởng các ban chức năng có trách nhiệm đảm bảo ban của mình thực hiện tốt chức năng được giao.

🔸 Và tất cả mọi người, kể cả lãnh đạo cao nhất, phải trực tiếp thực hiện hoạt động 5S trong phạm vi được phân công.
Các nội dung trên cần được đưa ra cho tất cả mọi người biết một cách trực quan.

👉 Bạn nên đưa ảnh của mọi người vào sơ đồ tổ chức 5S, điều này có tác động rất lớn tới sự tham gia của họ.

TS. Nguyễn Văn Đức tổng hợp và biên tập

🍀Trường doanh nhân EduPow chúc mừng ngày Phụ nữ Việt Nam (20-10), chúc các Mẹ/Chị/Em luôn vui vẻ và hạnh phúc bên người thân và gia đình!🍀

Bài 3: THÀNH LẬP BAN CHỈ ĐẠO 5S

🍀Việc thành lập ban chỉ đạo và các ban chức năng để thực hiện 5S nhằm đảm bảo sự tham gia của tất cả mọi người trong một hệ thống nhất quán, cùng hướng tới các mục tiêu của 5S.

👉Tùy theo quy mô của công ty, số lượng các ban cũng như số thành viên trong mỗi ban do công ty quyết định. Các ban có thể bao gồm:
✔️ Ban chỉ đạo 5S: thường gồm ban lãnh đạo của công ty và có trách nhiệm xây dựng kế hoạch triển khai tổng thể, lập các ban 5S và chỉ định những người có trách nhiệm chính, cung cấp các nguồn lực cần thiết, cam kết thực hiện 5S và theo dõi, chỉ đạo hoạt động 5S trong toàn công ty.
✔️ Ban đào tạo 5S: Thực hiện việc đào tạo, đào tạo lại các nội dung về 5S cho tất cả mọi người trong công ty.
✔️Ban quảng bá 5S: Cung cấp thông tin, thúc đẩy tinh thần thực hiện 5S qua các cuộc thi, thiết lập các bảng tin tức, bản tin về 5S, đảm bảo tất cả mọi người trong công ty hiểu về hoạt động này và biết được tình hình thực hiện đang diễn ra như thế nào, đảm bảo mọi người đều biết trách nghiệm của riêng mình đóng góp trong hoạt động 5S chung của bộ phận và của cả công ty.
✔️ Ban đánh giá 5S: Thực hiện việc xem xét mức độ thực hiện 5S tại các bộ phận trong công ty, lập kế hoạch và chương trình đánh giá, thiết lập các tiêu chí đánh giá, các phiếu đánh giá, lập các báo cáo về tình hình thực hiện 5S trong toàn công ty.

Nguồn: TS. Nguyễn Văn Đức tổng hợp và biên tập

🍀BÀI 2: CHUẨN BỊ VÀ KHỞI ĐỘNG 5S🍀

👉Cần ghi nhớ rằng “90% sự thành công chính là ở công tác chuẩn bị, nếu công tác này không tốt thì đồng nghĩa với sự thất bại”. Trong phần này, cần chuẩn bị cho hoạt động 5S với các nội dung sau:
✔️Thành lập ban ban chỉ đạo và thực hiện 5S
✔️Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S
✔️Xây dựng sơ đồ mặt bằng và phân công trách nhiệm
✔️Đào tạo về 5S
✔️Chuẩn bị các dụng cụ

👉Và hoạt động khởi động 5S bao gồm:
✔️Thông báo chính thức của lãnh đạo cao nhất
✔️Thực hiện tổng vệ sinh toàn công ty

Nguồn: TS. Nguyễn Văn Đức tổng hợp và biên tập

🍀 CÔNG TÁC CHUẨN BỊ THỰC HIỆN 5S (Bài 1)

👉Để triển khai 5S, cần tuân thủ theo P-D-C-A và thực hiện đúng từng bước một (step-by-step). 5S không phải là một chương trình ngắn hạn, càng không phải là một trào lưu nhất thời, nó đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần kaizen và nó sẽ gắn liền với cuộc sống hàng ngày của công ty. Do đó đừng nóng lòng mong đạt được kết quả ngay mà bỏ qua những quá trình, những bước nào đó trong các phần sẽ trình bày tiếp theo đây. Không có bước nào là không quan trọng, mặc dù có thể thấy nội dung của nó rất đơn giản, dễ hiểu.

👉Một kế hoạch tổng thể để triển khai hoạt động 5S gồm các giai đoạn như sau:
✔️Giai đoạn 1: Chuẩn bị và khởi động 5S
✔️Giai đoạn 2: Thực hiện SEIRI, SEITON, SEISO, ✔️SEIKETSU, SH*TSUKE hàng ngày
✔️Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến

TS. Nguyễn Văn Đức tổng hợp và biên tập

🍀 BÍ QUYẾT TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG CHƯƠNG TRÌNH 5S

👉Bốn yếu tố cơ bản quyết định sự thành công của 5S:
✔️ Có sự cam kết và ủng hộ liên tục của lãnh đạo cấp cao
Điều kiện tiên quyết cho sự thành công của 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo cấp cao. Nhiệm vụ của lãnh đạo cấp cao là hình thành các cơ chế để thực hiện chương trình và chỉ định những người hỗ trợ thực hiện.
✔️ 5S bắt đầu bằng giáo dục và đào tạo: Trước hết, người hỗ trợ chương trình nên tham gia vào chương trình đào tạo dành cho lãnh đạo và nên tổ chức chương trình đào tạo toàn công ty. Sau đó cần phác thảo kế hoạch dài hạn thực hiện 5S (ví dụ kế hoạch hai năm) và thực hiện kế hoạch đó.
✔️ Không có ai là quan sát viên trong 5S mà mọi người đều tham gia: 🔸 Để áp dụng hiệu quả chương trình 5S và đạt được kết quả thực sự thì không chỉ phải hiểu mà phải áp dụng được trong thực tiễn. Do vậy chính những cán bộ điều hành và hướng dẫn 5S phải thực hiện 5S và làm gương cho mọi người tham gia. Chỉ nói miệng và chỉ tay năm ngón thì không bao giờ thành công; 🔸Bí quyết thành công là tạo ra một môi trường thích hợp giúp mọi người có thể tham gia. Sau đó, nhân viên cần được khuyến khích đưa ra sáng kiến thực hiện chương trình. Nói cách khác, để đảm bảo cho sự thành công của chương trình, tổ chức nên lập kế hoạch và thực hiện với tất cả mọi người.
✔️ Lặp lại chu trình 5S để dạt được chuẩn mực cao hơn
Chương trình 5S là sự lặp lại liên tục chu trình 5S ở mức cao hơn và được thiết kế cải tiến việc quản lý. Sự nhận thức đúng đắn và phương pháp thực hiện chương trình có tính hệ thống (như vòng tròn cải tiến P-D-C-A)
Cùng với 4 yếu tố trên, cần tham khảo các gợi ý ngắn gọn sau đây.

👉 Gợi ý để thực hiện thành công 5S
✔️ Tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến.
✔️ Tìm ra các chỗ làm việc không ngăn nắp để cải tiến.
✔️ Tìm ra các chỗ làm việc không an toàn để cải tiến.
✔️ Tìm ra các chỗ không an toàn và chưa sạch sẽ để cải tiến.
✔️ Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ.
✔️ Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc.
✔️ Chú ý nhiều hơn tới các khu vực chung bao gồm căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe.
✔️ Chỉ ra các bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S
✔️ Làm cho việc thực hiện 5S của công ty trở nên trực quan dễ thấy và dễ thực hiện

👉Trong quá trình thực hiện, hình ảnh trước, trong và sau khi làm 5S là những bằng chứng trực quan sinh động, là phương tiện hữu hiệu trong việc tạo động lực thực hiện 5S. Một chiếc máy ảnh nhỏ sẽ là công cụ đắc lực cho bạn mọi lúc, mọi nơi. Khi chụp ảnh, bạn hãy cố gắng chụp từ từ cùng một góc độ cho các lần trước và sau khi cải tiến.

👉 Bảy loại lãng phí (muda): Khi thực hiện 5S, một trong các đối tượng bạn hướng tới là loại trừ các lãng phí:
✔️ Muda do sản xuất quá nhiều,
✔️ Muda trong lưu kho,
✔️ Muda do sửa chữa/ loại bỏ hàng lỗi,
✔️ Muda trong vận động/ thao tác,
✔️ Muda trong quá trình xử lý,
✔️ Muda do phải chờ đợi
✔️ Muda trong vận chuyển

👉 Loại trừ được các Muda sẽ giúp công ty tăng năng suất rất nhiều và loại bỏ tận gốc các vấn đề bước tiếp các công cụ khác trong ngồi nhà Năng suất và chất lượng.

Nguồn: TS Nguyễn Văn Đức tổng hợp và biên tập

🍀Ý NGHĨA VÀ LỢI ÍCH CỦA VIỆC TRIỂN KHAI 5S🍀

👉Triển khai 5S xuất phát từ nhu cầu của tổ chức/ doanh nghiệp
✔️ Đảm bảo sức khỏe của cán bộ công nhân viên

✔️ Dễ dàng, thuận lợi hơn khi làm việc, thao tác

✔️ Tạo không khí làm việc và bầu không khí cởi mở

✔️ Để nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm hàng hóa

👉 Lợi ích do chương trình 5S mang lại
✔️ Nơi làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện và an toàn hơn;
✔️ Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình;
✔️ Mọi người trở nên có kỷ luật hơn, có thái độ tích cực hơn trong việc phát huy sáng kiến và cải tiến liên tục;
✔️ Các loại lãng phí được loại bỏ;
✔️ Các vấn đề bất thường hay sự cố tiềm ẩn được thể hiện trực quan và được giải quyết một cách nhanh chóng, đơn giản;
✔️ Kết quả tốt đẹp của công ty sẽ đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn;

👉 Nếu nhìn nhận theo yếu tố PDCDSM, tác động của thực hiện 5S đến chúng như sau
✔️ Nâng cao năng suất (P - Productivity)
✔️ Nâng cao chất lượng (Q - Quality)
✔️ Giảm chi phí (C - Cost)
✔️ Giao hàng đúng hạn (D - Delivery)
✔️ Đảm bảo an toàn (S - Safety)
✔️ Nâng cao tinh thần (M - Morale)

👉 Ngày càng có nhiều tổ chức/ doanh nghiệp triển khai 5S, vì:
✔️ Những lợi ích mang lại rõ rệt
✔️ 5S dễ thực hiện, lý thuyết 5S đơn giản, dễ hiểu và tác động thực hành thấy rõ
✔️ Không đòi hỏi đầu tư
✔️ Có thể áp dụng cho mọi ngành, mọi loại hình doanh nghiệp/ tổ chức với quy mô khác nhau.

👉 Rất nhiều các công ty áp dụng 5S để nâng cao năng suất và đã gặt hái được thành công. Ví dụ:
🔸Trung tâm hỗ trợ khách hàng của Hewlett-Packard:
✔️ Nâng cao được chất lượng giao tiếp và chia sẻ thông tin
✔️ Giảm thời gian đào tạo cho nhân viên mới
✔️ Giảm số lượng các cuộc gọi lại của khách hàng về cùng một vấn đề
✔️ Giảm thời gian gọi trên một khách hàng
✔️ Không gian trong nhà máy và khu văn phòng được giải phóng.

Nguồn: TS. Nguyễn Văn Đức tổng hợp và biên soạn

🍀TẠI SAO CẦN THỰC HIỆN 5S?🍀

👉Chúng ta rất dễ nhận ra một công ty quản lý yếu kém bởi những đặc trưng được nêu sau đây:
- Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng;
- Di chuyển các đồ vật đòi hỏi phải đi lại nhiều, quãng đường xa, không có ranh giới rõ ràng lối đi với khu vực làm việc;
- Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn công việc;
- Nhiều sai sót trong công việc;

- Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều;
- Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ;
- Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn thỉu, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy hỏng cao;
- Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn thỉu, bám bụi, thiếu ánh sáng;
- Nơi làm việc không an toàn và nhiều tai nạn, sự cố xảy ra;

- Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh...) không sạch sẽ;
- Tinh thần, kỷ luật làm việc của công nhân kém;
- Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình; Triển khai 5S có kết quả sẽ góp phần giải quyết các yếu kém trên.

Nguồn: TS. Nguyễn Văn Đức tổng hợp và biên soạn

🍀TẠI SAO KHỞI NGHIỆP THƯỜNG THẤT BẠI?

Có lẽ cụm từ “khởi nghiệp” không còn xa lạ trong xã hội ngày nay, không chỉ là một trào lưu, đây còn là cách thức mà thế hệ trẻ lựa chọn để thể hiện tầm nhìn, ước mơ, cũng như mong muốn tạo sự thay đổi. Nhiều nhà khởi nghiệp trẻ đã gặt hái được thành công chỉ từ những ý tưởng kinh doanh đơn giản, thiết thực đối với xã hội, con người. Nhưng đó chỉ là bề nổi, khi mà những nhà khởi nghiệp đều cho rằng họ đã ít nhất vài lần thất bại, thậm chí có người còn phá sản chỉ để duy trì “đứa con tinh thần” ấy. Một phần nguyên nhân đến từ việc chưa hiểu vấn đề hoặc quá nôn nóng muốn thành công nhanh mà họ nhiều khi phải trả cái giá rất đắ

Ngày nay, số lượng nhà khởi nghiệp rất nhiều nhưng nhìn đâu cũng thấy các công ty khởi nghiệp thất bại. Lý do là:

👉“Sức quyến rũ” từ một kế hoạch tốt, một chiến lược vững vàng, và nghiên cứu thị trường xuyên suốt. Trước kia, những vấn đề này là kim chỉ nam cho thành công. Người ta cũng bị hấp dẫn bởi việc áp dụng các điều này lên công ty khởi nghiệp. Nhưng việc đó không hiệu quả, vì công ty khởi nghiệp hoạt động với rất nhiều yếu tố bất ổn. Công ty khởi nghiệp chưa biết được khách hàng của họ sẽ là ai, sản phẩm của họ nên như thế nào. Thế giới ngày càng trở nên thiếu chắc chắn, nên việc tiên đoán tương lai ngày càng khó khăn hơn. Các phương pháp quản trị xưa cũ đã không còn thích hợp. Hoạch định và tiên liệu chỉ chính xác khi dựa trên lịch sử lâu dài, cân bằng, trong một môi trường được thống kê khá chuẩn. Các công ty khởi nghiệp hoàn toàn không có được yếu tố đó.

👉Nhận thấy sự thất bại của quản trị truyền thống. Một số doanh nhân, nhà đầu tư đã đầu hàng và chấp nhận thích nghi với luật chơi “Cứ làm tới đi” (Just do it!) của các công ty khởi nghiệp. Luật chơi này nuôi dưỡng niềm tin rằng nếu quản trị là vấn đề, thì hỗn loạn là đáp án.

👉Có thể thấy, thời đại ngày nay là môi trường thuận lợi để giúp việc nhà khởi nghiệp tự tin tạo ra hướng đi riêng cho bản thân. Tuy nhiên, cơ hội luôn đi kèm những rủi ro. Bởi vì trong thương trường, không có sẵn khuôn mẫu quản trị mạch lạc, chặt chẽ cho những nhà đầu tư rủi ro cấp tiến. Bất chấp sự thiếu thốn phương pháp này, nhiều nhà khởi nghiệp vẫn cố xoay xở để có thể kiếm ra lợi nhuận. Điều này cho thấy bên cạnh thành công chỉ đếm đầu ngón tay là vô vàn những thất bại: những sản phẩm bị lôi khỏi kệ bày bán chỉ ít tuần sau khi ra mắt, những công ty khởi nghiệp tiếng tăm được ca ngợi trên báo chí, truyền hình để rồi bị lãng quên sau vài tháng, những sản phẩm mới cuối cùng chẳng có ai sử dụng. Điều đáng nói là tổn hại kinh tế xảy ra không chỉ với cá nhân các nhân viên, công ty, nhà đầu tư, mà đó còn là hao phí khổng lồ đối với nguồn lực quý giá nhất thời văn minh: thời gian, đam mê, và kỹ năng của con người.

👉Có lẽ sẽ trái ngược với trực giác thông thường nếu cho rằng một điều bức phá, cấp tiến, hỗn loạn như công ty khởi nghiệp lại có thể được quản lý, hay nói chính xác hơn là phải được quản lý. Hầu hết mọi người nghĩ tới “quy trình” và “quản trị” như những thứ ù lì, đáng chán, trong khi khởi nghiệp là vấn đề nóng bỏng, đầy cuốn hút. Nhưng điều thực sự đáng phấn khởi là trông thấy các công ty khởi nghiệp thành công và thay đổi thế giới. Niềm say mê, năng lượng, cùng tầm nhìn mà mọi người mang tới cho các vụ đầu tư rủi ro mới này là những tài nguyên cực kỳ quý giá, không nên lãng phí.

Trích trong The Lean Startup – Khởi nghiệp Tinh gọn

🍀MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN 5S🍀

🔸Gemba: một từ Nhật có nghĩa là nơi diễn ra hoạt động sản xuất thực tế hay nơi tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm.
Gembutsu: là những vật thể hữu hình có tại gemba như máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ, khuôn mẫu…

🔸Kaizen: là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. Kaizen là một triết lý và bao gồm rất nhiều các khái niệm, các hệ thống, các chương trình. Trong đó 5S là hoạt động cơ bản nhất, là nền tảng cho tất cả các hoạt động khác của kaizen.

🔸Muda: có nghĩa là lãng phí. Khi áp dụng trong quản lý, tất cả các hoạt động nào không tạo ra giá trị gia tăng được coi là muda. Muda thường nằm trong 7 dạng chính là: muda do sản xuất quá nhiều, muda trong lưu kho, muda do sửa chữa/loại bỏ hàng lỗi, muda trong vận động/thao tác, muda trong quá trình xử lý, muda do phải chờ đợi, và muda trong vận chuyển.

🔸PDCA (Plan - Do - Check - Act): Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Khắc phục/cải tiến là những bước cơ bản trong một chu trình cải tiến liên tục. Chu trình PDCA còn được gọi là “chu trình Demming” hay “vòng tròn Demming”

🔸QCD: Quality (Chất lượng), Cost (chi phí), Delivery (giao hàng) là các mục tiêu cơ bản của quản lý.

🔸QCDMS: tại gemba, QCD cùng với M (Morale) - Tinh thần - và S (Safety) - An toàn, là mục tiêu để công ty hướng tới.
QCC (Quality Control Circle): là một nhóm nhỏ (dưới 10 người) cùng nghiên cứu hoạt động để cải tiến chất lượng. Các nhóm QCC tự nguyện thực hiện các hoạt động cải tiến tại nơi làm việc của mình, họ thực hiện việc này thường xuyên và coi đó như một phần của công việc chính hàng ngày trong chương trình chung của công ty về các nội dung kiểm soát chất lượng, nâng cao năng suất và phát triển bản thân.

🔸 Visual Management (quản lý trực quan): một phương pháp quản lý cung cấp các thông tin và gembutsu một cách rất rõ ràng cho cả công nhân và người quản lý sao cho hiện trạng hoạt động và mục tiêu kaizen đều được tất cả mọi người nhìn thấy và hiểu. Quản lý trực quan giúp mọi người phát hiện ngay lập tức những điều bất thường tại gemba.

TS. Nguyễn Văn Đức tổng hợp từ nhiều nguồn tài liệu 5S

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ 5S

🍀Khái niệm về 5S
🔸5S là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào muốn hướng đến mô hình đẳng cấp thế giới. Trong khi công cụ này đã rất phổ biến và được áp dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp tại Nhật Bản và trên thế giới, việc hiểu đúng, có cách tiếp cận thích hợp và kế hoạch triển khai rõ ràng, nhất quán vẫn là rào cản khiến cho chương trình 5S tại nhiều tổ chức doanh nghiệp không có được thành công như mong đợi.
🔸5S là phương pháp quản lý (sản xuất) theo phương pháp Nhật Bản, làm cơ sở cho các hệ thống và triết lý quản lý sản xuất như TPS, TQM và LEAN Manufacturing. Hiện nay 5S hiện diện tại tất cả các tổ chức theo đuổi và đạt được mô hình tổ chức đẳng cấp thế giới (world class manufacturing) với mục đích chính là loại bỏ các lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.
🔸Theo từ gốc tiếng Nhật, 5 chữ S trong mô hình 5S là viết tắt của Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Sh*tsuke (Sẵn sàng).

👉SERI - Sàng lọc (S1): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng…) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.

👉 SEITON - Sắp xếp (S2): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

👉SEISO - Sạch sẽ (S3): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.

👉SEIKETSU - Sănsó c (S4): Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.

👉SH*TSUKE - Sẵn sàng (S5): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.

✔️ 5S không phải là một công cụ (tool) quản lý mà là một phương pháp làm (method) bắt nguồn từ thực tế hoạt động sản xuất trong các nhà máy của Nhật Bản. Cho đến nay, chưa có tài liệu nào nói rõ lịch sử phát triển của 5S. Chỉ có Nakata Kenji1 đề cập đến trong một bài viết của ông với chủ đề “5S - cảm biến giải thoát doanh nghiệp khỏi khủng hoảng” rằng 5S được sử dụng như một biện pháp quản lý chất lượng tại Nhật Bản từ năm 1955.

☎️Tóm lại, 5S là một cụm 5 từ tiếng Nhật thể hiện một triết lý, một phương pháp làm việc nhằm tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện, giảm thiểu lãng phí, đảm bảo an toàn, từ đó nâng cao năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

TS. Nguyễn Văn Đức