15/07/2026
️🎯 QUY TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HÓA: CÁC BÊN THAM GIA VÀ NHỮNG KIẾN THỨC NGƯỜI MỚI CẦN BIẾT
10 NGÀY: NẮM BẮT NGAY KIẾN THỨC XNK LOGISTICS CHO NGƯỜI MỚI
Dưới đây là 13 bước cơ bản trong quy trình xuất khẩu thực tế mà nhân viên xuất nhập khẩu cần nắm rõ.
1️⃣ Nghiên cứu thị trường và chọn sản phẩm
2️⃣ Kiểm tra chính sách xuất khẩu
3️⃣ Tìm kiếm khách hàng quốc tế
4️⃣ Chào hàng, báo giá
5️⃣ Đàm phán và ký hợp đồng ngoại thương
6️⃣ Xác nhận thanh toán/nhận đặt cọc
7️⃣ Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ
8️⃣ Thuê vận tải, mua bảo hiểm nếu cần
9️⃣ Đóng hàng, giao hàng
🔟 Kiểm tra chuyên ngành, thông quan
1️⃣1️⃣ Xuất trình chứng từ
1️⃣2️⃣ Nhận thanh toán
1️⃣3️⃣ Xử lý khiếu nại và chăm sóc khách hàng
🔖 Bước 1: Nghiên cứu thị trường và lựa chọn mặt hàng xuất khẩu phù hợp
Trước khi xuất khẩu, doanh nghiệp cần xác định:
✅ Sản phẩm của mình có nhu cầu tại thị trường nào?
✅ Quốc gia nào có khả năng tiêu thụ tốt?
✅ Đối thủ cạnh tranh là ai?
✅ Tiêu chuẩn, quy định nhập khẩu của thị trường đó như thế nào?
Ví dụ: Một doanh nghiệp Việt Nam muốn xuất khẩu cà phê sang EU cần tìm hiểu:
Nhu cầu tiêu thụ cà phê tại từng quốc gia.
Tiêu chuẩn về chất lượng, an toàn thực phẩm.
Quy định về bao bì, nhãn mác.
Yêu cầu về truy xuất nguồn gốc.
Việc nghiên cứu kỹ thị trường giúp doanh nghiệp tránh tình trạng có hàng nhưng không tìm được người mua hoặc không đáp ứng được yêu cầu nhập khẩu.
🔖Bước 2: Tìm hiểu chính sách và điều kiện xuất khẩu mặt hàng
Mỗi mặt hàng xuất khẩu có thể chịu những quy định khác nhau.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
Hàng hóa có được phép xuất khẩu không?
Có thuộc nhóm hàng cần giấy phép không?
Có cần kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành không?
Có yêu cầu về chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận chất lượng hay không?
Ví dụ:
Nông sản có thể cần kiểm dịch thực vật.
Thực phẩm có thể cần chứng nhận an toàn.
Gỗ có thể cần hồ sơ nguồn gốc hợp pháp.
Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi làm thủ tục hải quan.
🔖 Bước 3: Tìm kiếm khách hàng quốc tế
Sau khi xác định được thị trường mục tiêu, doanh nghiệp bắt đầu tìm kiếm khách hàng.
Một số kênh phổ biến:
Hội chợ thương mại quốc tế.
Website B2B như Alibaba, Global Sources...
LinkedIn.
Website doanh nghiệp.
Đối tác, đại lý thương mại quốc tế.
Khi tiếp cận khách hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Hồ sơ giới thiệu công ty.
Catalogue sản phẩm.
Hình ảnh, video sản phẩm.
Báo giá xuất khẩu.
Chính sách thương mại.
🔖Bước 4: Chào hàng và báo giá xuất khẩu
Sau khi tìm được khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp tiến hành chào hàng.
Một báo giá xuất khẩu thường bao gồm:
Tên hàng hóa. Quy cách, chất lượng. Số lượng. Đơn giá. Điều kiện giao hàng (Incoterms). Phương thức thanh toán. Thời gian giao hàng. Hiệu lực báo giá.
🔖Bước 5: Đàm phán, chốt đơn hàng và ký hợp đồng ngoại thương
Đây là bước quyết định quyền lợi và trách nhiệm của hai bên.
Các nội dung cần đàm phán trong hợp đồng ngoại thương:
Tên hàng. Số lượng. Chất lượng. Giá cả. Điều kiện giao hàng. Phương thức thanh toán. Thời gian giao hàng. Khiếu nại, phạt hợp đồng. Điều khoản giải quyết tranh chấp.
Một hợp đồng rõ ràng sẽ giúp hạn chế tranh chấp trong quá trình thực hiện.
🔖Bước 6: Xác nhận thanh toán hoặc nhận tiền đặt cọc
Trước khi sản xuất hoặc giao hàng, doanh nghiệp cần thống nhất phương thức thanh toán.
Một số phương thức phổ biến: T/T (Telegraphic Transfer) - Thanh toán chuyển khoản ngân hàng. L/C (Letter of Credit) - Thanh toán bằng thư tín dụng do ngân hàng phát hành.
🔖Bước 7: Chuẩn bị hàng hóa và bộ chứng từ xuất khẩu
Sau khi hợp đồng được xác nhận, doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hàng.
Công việc gồm: Sản xuất hoặc thu mua hàng hóa. Kiểm tra chất lượng. Đóng gói. Dán nhãn theo yêu cầu.
Song song đó, chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu:
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại).
Packing List (Phiếu đóng gói).
Sales Contract (Hợp đồng mua bán).
Certificate of Origin – C/O (nếu có).
Bill of Lading/Air Waybill.
Chứng nhận kiểm dịch, chất lượng (nếu cần).
🔖Bước 8: Liên hệ vận tải và mua bảo hiểm (nếu có)
Doanh nghiệp cần lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp:
Đường biển. - Đường hàng không. - Đường bộ. - Đường sắt.
Các công việc cần thực hiện:
Xin báo giá freight.
Đặt chỗ tàu (booking).
Chuẩn bị container.
Theo dõi lịch tàu.
Nếu điều kiện giao hàng yêu cầu, doanh nghiệp cần mua bảo hiểm hàng hóa quốc tế để giảm thiểu rủi ro.
🔖Bước 9: Đóng hàng và giao hàng
Khi hàng đã sẵn sàng:
Đóng hàng vào container.
Kiểm tra số lượng.
Niêm phong container.
Vận chuyển ra cảng/sân bay.
Đối với hàng xuất khẩu đường biển, doanh nghiệp thường cần phối hợp với:
Nhà máy. Đơn vị vận tải nội địa. Forwarder. Cảng. Hải quan.
🔖Bước 10: Kiểm tra chuyên ngành (nếu có) và thông quan
Tùy từng loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể phải thực hiện:
Kiểm dịch.
Kiểm tra chất lượng.
Kiểm tra an toàn thực phẩm.
Xin giấy phép chuyên ngành.
Sau đó tiến hành khai báo hải quan xuất khẩu.
Các bước cơ bản:
Chuẩn bị hồ sơ. Khai tờ khai hải quan điện tử. Nộp hồ sơ nếu cần. Được thông quan. Hàng được phép xuất khẩu.
🔖Bước 11: Xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng/khách hàng
Sau khi giao hàng, doanh nghiệp hoàn thiện bộ chứng từ để:
Gửi khách hàng nhận hàng.
Xuất trình ngân hàng nếu thanh toán L/C.
Làm căn cứ nhận thanh toán.
🔖Bước 12: Nhận thanh toán
Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp tiến hành nhận tiền.
🔖Bước 13: Tiếp nhận và xử lý khiếu nại (nếu có)
Trong thương mại quốc tế, khiếu nại có thể phát sinh do:
Sai số lượng. Sai chất lượng. Hàng bị hư hỏng. Chậm giao hàng. Sai chứng từ.
Doanh nghiệp cần:
Kiểm tra nguyên nhân.- Trao đổi với khách hàng. - Đưa ra phương án xử lý. - Cải thiện quy trình cho các đơn hàng sau.
Một doanh nghiệp xuất khẩu chuyên nghiệp không chỉ bán được hàng mà còn cần duy trì quan hệ lâu dài với khách hàng quốc tế.
----------------------------------------------------------------
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO XUẤT NHẬP KHẨU LÊ ÁNH 💥💥💥
📞Hotline: 0904.84.8855
🌎 Website: https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn/
📧 Email: [email protected]
