28/01/2023
7 NGUYÊN TẮC “VÀNG” GIÚP BẠN QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
(Tận dụng hợp lý từng giây của cuộc sống)
NGUYÊN TẮC 1: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU
- Xác định rõ những mục tiêu.
- Xây dựng thói quen viết ra giấy mục tiêu và kế hoạch.
- Tự ấn định thời hạn hoàn thành các mục tiêu.
- Liệt kê tất cả những việc cần làm, các phương án để đạt được những mục tiêu đề ra.
- Biến những việc cần làm thành các kế hoạch hành động cụ thể
- Hành động quyết liệt, thực hiện những việc trong kế hoạch hành động.
- Tự cam kết hoàn thành nhiệm vụ đã đề ra.
NGUYÊN TẮC 2: LẬP KẾ HOẠCH LÀM VIỆC
– Kế hoạch làm việc: tổng quát, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày.
– Chúng ta phải phân chia một công việc lớn thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể.
– Thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày là vào buổi tối, trước khi đi ngủ. Khi ấy, tiềm thức của chúng ta sẽ gợi ý các phương hướng thực hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó: Đừng bao giờ bắt đầu một ngày mới khi vẫn chưa có bản kế hoạch trên giấy.
Dành 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trước khi bắt tay vào thực hiện giúp chúng ta sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn.
NGUYÊN TẮC 3: SỬ DỤNG MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN
Ma trận quản lý thời gian là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên:
I – QUAN TRỌNG + KHẨN CẤP
Đây là những việc mang tính ngắn hạn, bạn không thể không làm ngay lập tức. Nếu bạn không làm ngay những việc này thì chắc chắn bạn sẽ “thất bại” toàn tập. Ví dụ như đến hạn chót của một công việc nào đó, bài thi ngày mai, hàn gắn một mối quan hệ vừa mới đ.ổ v.ỡ…
II – QUAN TRỌNG + KHÔNG KHẨN CẤP
Những việc mang tính chiến lược, dài hạn và quan trọng sẽ được xếp vào nhóm II. Đó có thể là lên kế hoạch của tuần, tháng, năm… học hỏi, rèn luyện thể lực, xây dựng và củng cố mối quan hệ… Những việc này có thể không có được kết quả ngay nhưng nếu xét về lâu dài thì nó lại mang lại những lợi ích to lớn và bền vững. Hãy đầu tư phần nhiều thời gian vào nhóm công việc này.
III – KHẨN CẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG
Những việc không quan trọng thì chắc chắn sẽ là những việc bạn không cần để tâm quá nhiều. Đó là những việc như trả lời điện thoại, email, tin nhắn… không cần thiết; sinh nhật, đám cưới của người bạn không thân thiết… Giải pháp cho bạn là hãy giao phó cho người khác và quan trọng là bạn phải giao phó cho đúng người.
IV – KHÔNG KHẨN CẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG
Đây là những việc tối kỵ với những người thành công, những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại ý nghĩa, khác biệt gì lớn. Cách tốt nhất là bạn nên gạt bỏ nó. Cụ thể hơn là những việc như chơi game, lướt fb, xem phim… quá nhiều mà chẳng mang lại lợi ích nào. Nếu bạn làm chúng để thư giãn thì không có vấn đề gì, nhưng nếu bạn dành một giờ trở lên để làm nó và nói rằng đó là thư giãn thì bạn cần xem xét lại có phải bạn đang “thư giãn” hay là “thỏa mãn c.ơ.n n.g.h.i.ệ.n” của mình!
NGUYÊN TẮC 4: TẬP TRUNG TẠO HIỆU QUẢ
Hãy trả lời 3 câu hỏi:
1. Hoạt động nào của tôi có giá trị nhất?
2. Công việc nào chỉ mình tôi thực hiện để hoàn thành xuất sắc và thực sự tạo ra sự khác biệt?
3. Công việc nào tốt nhất cho thời gian của tôi?
NGUYÊN TẮC 5: TỰ TẠO ÁP LỰC CHO CHÍNH MÌNH
Hầu hết mọi người thiếu khả năng sống và làm việc độc lập. Họ luôn trông chờ sự động viên, hỗ trợ và dẫn dắt từ người khác để hoàn thành mục tiêu của mình.
Đúng là cần có một đội nhóm và những người hỗ trợ sẽ rất quan trọng, nhưng bạn mới là người quan trọng nhất. Bạn không thể phụ thuộc vào người khác, bạn không thể giao số phận của mình cho người khác được.
Bạn phải chịu trách nhiệm về cuộc sống của chính mình. Bạn phải trở thành những “nhà lãnh đạo bản thân” - tự mình có thể làm việc với hiệu suất cao, có thể tự hoàn thành nhiệm vụ mà không cần sự giám sát, quản lý, đốc thúc của bất kỳ ai. Hãy tạo áp lực lên chính mình và bạn sẽ thấy hài lòng hơn về bản thân.
NGUYÊN TẮC 6: CHIA NHỎ TỪNG CÔNG VIỆC
Để ăn hết một con voi chúng ta phải ăn từng miếng một. Công việc cũng vậy. Chúng ta phải biết cách chia nhỏ một công việc lớn ra từng công việc nhỏ.
Chúng ta dễ dàng thực hiện từng công việc nhỏ hơn là thực hiện toàn bộ công việc lớn. Sau khi làm xong một việc, chúng ta có tâm lý thỏa mãn và muốn thực hiện tiếp công việc khác. Cứ thực hiện từng công việc nhỏ, chúng ta sẽ lần lượt hoàn thành toàn bộ công việc lớn.
NGUYÊN TẮC 7: TRÌ HOÃN MỘT CÁCH SÁNG TẠO, CÓ HIỆU QUẢ
Trì hoãn đúng sẽ làm tăng hiệu suất cá nhân. Rõ ràng chúng ta không thể tự mình làm tất cả mọi thứ, do đó việc trì hoãn các hoạt động có giá trị thấp là việc chúng ta nên làm.
Bạn cần phải biết thiết lập các ưu tiên: Cái gì cần làm trước và tập trung nhiều hơn, cái gì sẽ làm sau và làm ít hơn. Hãy nhớ trì hoãn việc nhỏ để làm việc lớn, chứ không phải trì hoãn việc lớn để làm việc nhỏ hay đi chơi đâu nhé!
Biên soạn theo Happylive.
