Tin Học 7 Ngày

Thiết lập chế độ tự động lưu văn bản trong Word
Bạn đang phải làm báo cáo, luận văn, đề tài hay một tài liệu quan trọng nào đó, bạn miệt mài làm việc, định dạng, căn chỉnh. Tuy nhiên có một việc làm rất quan trọng mà bạn lại quên đó là ghi file hoặc thường xuyên ấn tổ hợp Ctrl+ S để ghi lại toàn bộ quá trình làm việc trước đó. Đây là thao tác rất quan trọng nhưng lại rất hay quên đối với người sử dụng và trong một ngày đẹp trời bạn đang làm việc thì điện mất hoặc máy treo thì toàn bộ công sức của bạn sẽ đổ xuống sông xuống biển. Vậy có cách nào để khắc phục việc quên này không? Rất may trong Word có chức năng thiết lập chế độ tự động lưu văn bản mà người dùng không phải quan tâm đến việc đã lưu văn bản hay chưa. Dưới đây là các bước để thực hiện việc thiết lập này.
- B1: Kích vào biểu tượng Office ở góc trái trên cùng màn hình (Cạnh nút Save)
- B2: Chọn Word Options
- B3: Chọn Tab Save
- B4: Tích chọn mục Save AutoRecover information every. Bạn có thể lựa chọn số phút để Word tự động lưu tài liệu.
- B5: Chọn OK
Như vậy là các bạn đã thiết lập xong việc tự động lưu văn bản rồi đó.

XÂY DỰNG HÀM ĐẢO NGƯỢC CHUỖI TRONG VBA EXCEL
Khi cần xử lý dữ liệu trong Excel, bạn đã tìm hết các hàm có sẵn trong Excel nhưng những hàm này không thể xử lý được hoặc xử lý một cách triệt để theo mong muốn của mình. Ví dụ dưới đây là một trong những trường hợp như vậy. Bạn có 1 đoạn ký tự 35-36-37-38, mong muốn của bạn là có 1 hàm để sau khi Copy chúng sang 1 địa chỉ khác đoạn ký tự trên sẽ tự động chuyển thành 38-27-36-35. Nếu như trong Excel không có sẵn hàm để xử lý công việc này, chúng ta vẫn có thể tự xây dựng 1 hàm riêng để xử lý công việc theo mong muốn, dưới đây là các bước thao tác.
☑️ B1: Ấn tổ hợp phím Alt+F11
☑️ B2: Vào Menu Insert\Module
☑️ B3: Copy và Paste đoạn Code phía dưới vào
Function ReverseWord(Source As Range, Sign As String)
Dim Rng As Range
On Error Resume Next
For Each Rng In Source
strList = VBA.Split(Rng.Value, Sign)
xOut = ""
For i = UBound(strList) To 0 Step -1
xOut = xOut & strList(i) & Sign
Next
Next
If Right(xOut, Len(Sign)) = Sign Then xOut = Left(xOut, Len(xOut) - Len(Sign))
ReverseWord = xOut
End Function
☑️ B4: Sử dụng
Bây giờ bạn quay lại màn hình làm việc Excel. Ví dụ chuỗi 35-36-37-38 tại ô A1, bạn đặt trỏ chuột tại ô muốn Copy chuỗi sang là ô B1 và gõ công thức = ReverseWord(A1,”-“). Kết quả tại ô B1 ta sẽ có kết quả là 38-37-36-35

Sử dụng ô tham chiếu + Text trong công thức trong Excel
Ví dụ tại cột A chứa các giá trị là số như: 50, 100, 200 lần lượt tại các ô A2, A3, A4 bây giờ bạn muốn tại cột B sẽ lấy các giá trị của cột A ghép với một 1 ký tự hoặc 1 đoạn ký tự nào đó. Ví dụ như “ tấn” chẳng hạn và kết quả sau khi ghép lần lượt sẽ là: 50 tấn, 100 tấn, 200 tấn. Để làm được việc này các bạn chỉ việc nhập ký hiệu “&” ở giữa ô tham chiếu và phần text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là “50 tấn” tại ô B2, ta nhập công thức (=A2 & “ tấn”)

Gỡ bỏ nhanh định dạng văn bản và đoạn văn bản chỉ với 1 thac tác trong Word
Khi bạn có một văn bản đã được người dùng định dạng như: chữ đậm, nghiêng, gạch chân hoặc màu chữ đã được thay đổi, tuy nhiên bạn muốn thay đổi và muốn nó trở về ban đầu như khi chưa định dạng. Có nhiều cách để có thể làm điều này, chẳng hạn như nhấn vào biểu tượng Bold, Italic hoặc Underline để tắt định dạng đó. Nhưng với cách làm này sẽ làm bạn mất thời gian vì phải thao tác nhiều lần. Hôm nay tin học văn phòng sẽ hướng dẫn các bạn một phương pháp nhanh hơn đó là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Spacebar. Chỉ cần bạn chọn văn bản cần gỡ bỏ và ấn tổ hợp Ctrl + Spacebar là toàn bộ các định dạng của văn bản sẽ được gỡ bỏ.
Đó là gỡ bỏ định dạng trong văn bản, còn gỡ bỏ định dạng đối với đoạn văn bản thì sao? Ví dụ bây giờ tôi có 1 đoạn văn bản được định dạng như: Chèn Bullets, thụt lề bên trái, khoảng cách dòng là Double… Bây giờ bạn muốn gỡ bỏ toàn bộ các định dạng trên chỉ bởi 1 thao tác thì làm thế nào? Với tổ hợp phím Ctrl + Q sẽ giúp bạn giải quyết được việc này.

SỰ GIỐNG VÀ KHÁC NHAU GIỮA HÀM COUNTIF VÀ COUNTIFS
✅Giống nhau: Cả 2 hàm đều cho phép đếm giá trị theo điều kiện
✅Khác nhau:
🔹Hàm COUNTIF: Đếm giá trị theo 1 điều kiện
Cú pháp: =COUNTIF(Vùng điều kiện, điều kiện)
🔹 Hàm COUNTIFS: Đếm giá trị theo nhiều điều kiện khác nhau
Cú pháp: = COUNTIFS(Vùng điều kiện1, điều kiện1, Vùng điều kiện2, điều kiện2….)

SỰ GIỐNG VÀ KHÁC NHAU GIỮA HÀM SUMIF VÀ SUMIFS
✅ Giống nhau: Cả 2 hàm đều cho phép tính tổng theo điều kiện
✅ Khác nhau:
🔹Hàm SUMIF: Tính tổng theo 1 điều kiện
Cú pháp: = SUMIF (Vùng điều kiện, điều kiện, Vùng cần tính tổng)
🔹Hàm COUNTIFS: Tính tổng theo nhiều điều kiện khác nhau
Cú pháp: = SUMIFS(Vùng cần tính tổng, Vùng điều kiện 1, Điều kiện 1, Vùng điều kiện 2, Điều kiện 2…)

10 HÀM THỜI GIAN THÔNG DỤNG TRONG EXCEL
1️⃣ Hàm DATE
✍️Cú pháp: = DATE (Year, Month, Day)
👉Trả về kết quả là giá trị số của một ngày cụ thể trong Excel.
2️⃣ Hàm DATEVALUE
✍️Cú pháp: = DATEVALUE (Date_Text)
👉Chuyển đổi ngày tháng ở dạng văn bản sang dạng số sê-ri
3️⃣ Hàm YEAR
✍️Cú pháp: = YEAR(serial_number)
👉Trả về năm từ một giá trị thời gian
4️⃣ Hàm MONTH
✍️Cú pháp: = MONTH(serial_number)
👉Trả về tháng từ một giá trị thời gian
5️⃣ Hàm DAY
✍️Cú pháp: = DAY(serial_number)
👉Trả về ngày từ một giá trị thời gian
6️⃣ Hàm NOW()
✍️Cú pháp: = NOW()
👉Trả về ngày tháng năm và thời gian hiện tại
7️⃣ Hàm HOUR
✍️Cú pháp: = HOUR(serial_number)
👉Trả về giờ từ một giá trị thời gian
8️⃣ Hàm MINUTE
✍️Cú pháp: = MINUTE (serial_number)
👉Trả về phút từ một giá trị thời gian
9️⃣ Hàm SECOND
✍️Cú pháp: = SECOND (serial_number)
👉Trả về giây từ một giá trị thời gian
🔟 Hàm DAYS360
✍️Cú pháp: = DAYS360 (start_date, end_date)
👉Tính số ngày giữa 2 ngày dựa trên một năm có 360 ngày.

10 HÀM XỬ LÝ KÝ TỰ THÔNG DỤNG TRONG EXCEL
Trong Excel trong quá trình làm việc, việc thao tác và xử lý đối với các kiểu dữ liệu dạng văn bản là thường xuyên. Dưới đây là danh sách các hàm thông dụng và thường xuyên được sử dụng khi cần xử lý với những dữ liệu dạng văn bản.
1️⃣ Hàm LEFT
Cú pháp: = LEFT (text, num_chars)
👉Trong đó:
☑️ Text: Chuỗi văn bản hoặc địa chỉ ô có chứa văn bản cần cắt
☑️ Num_chars: Số ký tự cần cắt
🔹Chức năng: Hàm cắt chuỗi ký tự bên trái
2️⃣ Hàm RIGHT
Cú pháp: = RIGHT (text, num_chars)
👉 Trong đó:
☑️ Text: Chuỗi văn bản hoặc địa chỉ ô có chứa văn bản cần cắt
☑️ Num_chars: số ký tự cần cắt
🔹Chức năng: Hàm cắt chuỗi ký tự bên phải
3️⃣ Hàm MID
Cú pháp: = MID (text,start_num, num_chars)
👉Trong đó:
☑️ Text: Chuỗi văn bản hoặc địa chỉ ô có chứa văn bản cần cắt
☑️ Start_num: Vị trí cắt
☑️ Num_chars: số ký tự cần cắt
🔹Chức năng: Hàm cắt chuỗi ký tự ở giữa
4️⃣ Hàm LEN
Cú pháp: = LEN (text)
👉Trong đó:
☑️ Text: Chuỗi văn bản hoặc địa chỉ ô có chứa văn bản cần đếm
🔹Chức năng: Đếm số ký tự của chuỗi
5️⃣ Hàm TRIM
Cú pháp: = TRIM (text)
👉Trong đó:
☑️ Text: Chuỗi văn bản hoặc địa chỉ ô có chứa văn bản chứa khoảng trắng cần loại bỏ
🔹Chức năng: Loại bỏ các khoảng trắng trong chuỗi
6️⃣ Hàm LOWER
Cú pháp: = LOWER (text)
👉Trong đó:
☑️ Text: Chuỗi văn bản hoặc địa chỉ ô có chứa văn bản cần chuyển sang ký tự thường
🔹Chức năng: Chuyển đổi tất cả các ký tự trong chuỗi văn bản sang ký tự thường
7️⃣ Hàm PROPER
Cú pháp: PROPER(text)
👉Trong đó:
☑️ Text: Chuỗi văn bản hoặc địa chỉ ô có chứa văn bản cần chuyển đổi
🔹Chức năng: Hàm thực hiện viết hoa chữ cái thứ nhất trong 1 chuỗi và bất kỳ chữ cái nào đứng sau ký tự không phải là chữ, với các ký tự còn lại chuyển đổi thành chữ thường.
8️⃣ Hàm UPPER
Cú pháp: UPPER (text)
👉Trong đó:
☑️ Text: Chuỗi văn bản hoặc địa chỉ ô có chứa văn bản cần chuyển đổi
🔹Chức năng: Hàm thực hiện chuyển đổi văn bản sang chữ in hoa
9️⃣ Hàm CONCATENATE
Cú pháp: CONCATENATE(text1, [text2], ...)
👉Trong đó:
☑️ text1, [text2], ...): Các chuỗi dữ liệu cần ghép thành 1 chuỗi, trong đó text1 là tham số bắt buộc, từ text2 là tham số tùy chọn và chứa tối đa 255 tham số text, chứa tối đa 8129 ký tự.
🔹Chức năng: Hàm để nối hai hay nhiều chuỗi dữ liệu thành một chuỗi
🔟 Hàm SEARCH
Cú pháp: SEARCH(find_text,within_text,[start_num])
👉Trong đó:
☑️ find_text: Chuỗi văn bản muốn tìm kiếm trong chuỗi lớn, là tham số bắt buộc.
☑️ within_text: Văn bản chứa chuỗi văn bản cần tìm kiếm, là tham số bắt buộc.
☑️ start_num: Vị trí của ký tự bắt đầu tìm kiếm, là tham số bắt buộc.
🔹Chức năng: Hàm xác định vị trí của 1 từ hoặc 1 chuỗi văn bản con trong 1 chuỗi văn bản lớn, không phân biệt chữ hoa và chữ thường.

Những kỹ năng tin học cơ bản mà nhân viên văn phòng không thể thiếu
1. Đánh văn bản bằng 10 ngón tay
Kỹ năng đánh văn bản bằng 10 ngón tay hỗ trợ bạn soạn thảo văn bản nhanh chóng, linh hoạt, những người đã quen và thành thạo thậm chí còn không cần nhìn bàn phím cũng có thể đánh máy một cách nhuần nhuyễn. Trong những trường hợp gấp, cần văn bản nhanh chóng, bạn cần ghi chép lại những lời thoại trong cuộc họp thì kỹ năng này thực sự phát huy được hiệu quả của nó, giúp bạn hoàn thành văn bản chỉ trong thời gian ngắn nhất. Đây cũng sẽ là ấn tượng mà bạn ghi điểm trong mắt sếp mình, sếp sẽ tin tưởng và đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của bạn.
2. Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính
Trên bàn phím có những phím tắt hoặc tổ hợp phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để copy, lưu trữ dữ liệu, tìm thông tin, gửi thông tin,... hiệu quả nhất
Các kỹ năng tin học cơ bản của nhân viên văn phòng
Các kỹ năng tin học cơ bản của nhân viên văn phòng
3. Sử dụng email thành thạo
Sử dụng email không chỉ là việc nhập văn bản hoặc đính kèm tệp rồi gửi đi là xong, kỹ năng trình bày trong email cũng khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, sếp, đối tác, khách hàng. Email trong công việc mang tính trang trọng, phổ biến nên bạn cần sử dụng chúng một cách thành thạo.
Học tin học văn phòng bằng cách cài đặt chữ ký gồm tên, địa chỉ liên hệ, chức vụ, công ty bạn đang làm; cài đặt chế độ tự động trả lời email. lọc email, đánh dấu ưu tiên các email quan trọng, giải nén file để gửi email... Kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ thông tin mới, quan trọng của công việc.
4. Sử dụng các phần mềm máy tính thành thạo
Nhắc đến tin học văn phòng thì không thể không nhắc đến 3 phần mềm quan trọng, thường xuyên sử dụng như word, excel, powerpoint. Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản khi học tin học văn phòng:
Phải nhập được văn bản
Phải tạo được số trang tự động, tạo mục lục tự động
Sử dụng chức năng Tab trong word
Sử dụng bảng để tính toán, lọc, sắp xếp
Đánh số thứ tự tự động cho bảng tính trong word
Tạo bảng tính excel: bảng lương, bảng theo dõi ngày công, theo dõi sản xuất
Sử dụng các hàm trong excel để thống kê, trích lọc dữ liệu ngay khi cần thiết
Bảng báo cáo đánh giá công việc, KPIs hàng tuần
Tạo trang trình chiếu để thuyết trình
Sử dụng các hiệu ứng, âm thanh, hình ảnh sống động để minh họa trong slide
5. Sao lưu dữ liệu
Với công nghệ 4.0 hiện nay, các công ty đều lựa chọn lưu trữ thông tin vào hệ thống máy tính vì tính bảo mật cao, tiết kiệm chi phí in ấn, diện tích không gian lưu trữ,... Chính vì vậy bạn cần biết sắp xếp các dữ liệu theo từng file, từng ổ có hệ thống, logic, dễ nhìn.
6. Sử dụng phần mềm diệt virus
Virus xâm nhập máy tính do bạn tải hoặc truy cập các phần mềm bên ngoài, nó sẽ đánh cắp hoặc phá hủy những dữ liệu quan trọng được lưu trữ trong ổ cứng máy tính. Chính vì vậy bạn cần biết sử dụng các phần mềm diệt virus để quản lý, bảo vệ tốt máy tính của mình.

Một số phím tắt trong Excel ai cũng nên biết!