10/08/2022
L’assistant(e) de direction est le plus proche collaborateur du dirigeant de l’entreprise. Profession à grande majorité féminine, c’est plus que du secrétariat. En effet, l’assistante assiste le chef d'entreprise dans ses tâches, notamment la gestion courante des activités de la société. Elle gère les rendez-vous et l’emploi du temps de son supérieur. Elle organise des événements spécifiques tels que des séminaires, des salons, des conférences… Elle doit être organisée, méthodique, sérieuse et discrète car elle peut être amenée à coordonner une équipe.
L’assistant(e) de direction travaille en collaboration avec plusieurs responsables comme les cadres dirigeants et le directeur. Elle leur permet d’optimiser la gestion de leur activité : gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil… Elle coordonne parfois une équipe. Elle transmet les informatisations internes et externes, qui sont parfois confidentielles. De même, elle prend en charge le suivi complet de dossiers tels que les contrats de maintenance, le suivi de relance client ainsi que la gestion administrative du personnel. Elle anticipe aussi les besoins de ses collaborateurs pour qu’ils soient plus performants.
Ses principales missions sont les suivantes : filtrage des appels téléphoniques, accueil des visiteurs (clients et prestataires), gestion des agendas, organisation des déplacements, gestion des courriers et e-mails, suivi des dossiers, classement, archivage et suivi du budget du service et de la commande de consommables. Par ailleurs, elle conçoit des outils de suivi d’activités de la structure et des opérations de communication interne et externe. Dans une grande entreprise, elle est parfois assistée d’une secrétaire.
L’assistante de direction maîtrise parfaitement les outils bureautiques et les techniques de secrétariat. Elle est pourvue de qualités rédactionnelles et relationnelles. Si l’entreprise a une dimension internationale, l’assistante de direction doit maîtriser parfaitement l’anglais et parler couramment une troisième langue.
