04/03/2022
Как отсекать лишнее и всё успевать❓
«Я ничего не успеваю», — мы нередко слышим эту фразу от коллег и близких. Почему так происходит? Мы привыкли браться за работу стихийно, не проводя границу между важным и неважным, срочным и несрочным. Так все ресурсы уходят на незначительные вещи, и кажется, что на самом деле мы ничего не сделали.
Но есть практический инструмент, позволяющий упорядочить задачи. С помощью этого метода, названного в честь 34-го американского президента, вы можете управлять собственной эффективностью. Конечно, речь идёт о матрице Эйзенхауэра.
Подробнее об этом инструменте рассказал преподаватель Школы критического мышления Павел Меринов.
🟣 Происхождение
Будучи главнокомандующим армии союзников во время Второй мировой войны, Дуайт Эйзенхауэр должен был принимать множество решений. Матрица базируется на его известном изречении: «Есть две категории проблем, с которыми я сталкиваюсь: срочные и важные. Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные».
🟣 Суть практики
Наши задачи можно оценить и распределить по двум критериям: важность и срочность. Матрица Эйзенхауэра 2х2 состоит из четырёх квадрантов. Вертикальная ось — это важность, горизонтальная — срочность.
1. Левый верхний квадрант — это срочное и важное. Задачи отсюда наиболее значимы. Их нужно выполнять прямо сейчас, поскольку откладывание подразумевает негативные последствия.
2. Правый верхний квадрант — важное, но несрочное. Определите для этих задач более подходящее время и сфокусируйтесь на срочных вещах. Скажем, вам нужно передать отчет начальству через 2 недели. Ещё один вы должны сдать завтра. С точки зрения приоритетов нужно отложить первый отчет и заняться вторым.
3. Левый нижний квадрант — срочное, но неважное. Мы часто взваливаем на себя слишком много, хотя можно передать часть работы команде. Задачи из этой области как раз можно делегировать.
4. Правый нижний квадрант — несрочное и неважное. Это рекомендуется просто не делать. Чувствуете, что сроки поджимают? Разберитесь, что действительно нужно делать, а что не играет существенной роли.
Алгоритм для эффективного использования матрицы — далее в посте. 😉
⚪ Выпишите все задачи и определите степень важности каждой из них
Составьте список всего, что необходимо выполнить. Затем перепишите его так, чтобы он начинался с важных дел и заканчивался совсем неважными, или сделайте то же самое с помощью нумерации строк. Создайте шаблон, чтобы определить, что важно в большей степени, а что в меньшей. То же самое вы можете делать с командой при ревизии задач в рамках проекта.
⚪ Обозначьте то, что скорее срочно, нежели важно
Чем ближе событие к сегодняшнему моменту, тем выше в этом списке будут задачи. Удостоверьтесь, что всё перепроверили и у вас появился запас времени, которое можно использовать иначе.
⚪ Запланируйте время для отложенных задач
Обозначьте период времени, когда будет приемлемо их выполнить. Это не значит, что нужно выбрать точную дату. Определите временной промежуток, в течение которого можно будет выполнить эту задачу. Единицы измерения могут быть разными: часы, дни, минуты. Так вы разберётесь со сложными задачами и лишь потом приступите к тому, что не требует мгновенной реакции.
⚪ Подумайте, что можно делегировать
Это нелегко, если вы эксперт, а не руководитель. И всё же нередко возможность передать некоторые задачи есть. Если задача относится к экспертизе другого человека, и он может выполнить её быстрее, корректнее и чётче, попросите его о помощи.
⚪ Определите незначимые задачи
Это те, от которых можно отказаться. Они лишь отвлекают, отнимают время и ничего не дают взамен. Скорее утомляют, чем заряжают. Порой то, что кажется нам обязательным, на самом деле таковым не является. Например, если вы понимаете, что проверка новостей и реагирование на комментарии в соцсетях не несёт никакого смысла, откажитесь от этого.
⚪ Избегайте откладывания задач
Избавиться от прокрастинации будет непросто. Мы всегда с неохотой беремся за то, что нам не нравится, и с энтузиазмом занимаемся тем, что нам делать приятно. И всё же чёткое распределение задач по категориям позволит легче входить в работу и быстрее определять, на какие проблемы стоит направить усилия.
Плюсы и минусы метода разберём в следующем посте. 💜
#ШКМ
#ШКМНН
#ШколаКритическогоМышления