Эй, HR

Персонализация контента

Персонализация - это один из основных трендов новых цифровых систем. При создании контента (адаптация, обучение и т.д) не обязательно прописывать миллион сценариев, достаточно вспомнить задачи по математике (комбинаторике), разделить вашу обучающую систему на части и продолжить работать с вариациями этих частей.

Например, у вас есть LMS (основные обучающие модули), чат-бот (контроль выполнения заданий) и корпоративный портал (дополнительная информация). Вам необходимо персонализировать контент для каждого пользователя, но нет ресурсов на нейросети, которые его синонимизируют.

Используйте простую формулу N (количество вариаций контента) = n1(вариации контента в LMS) * n2 (количество сценариев чат-бота)* n3 (количество вариаций контента в портале). Если вы сделаете 9 разных курсов в LMS - вы получите 9 разных вариантов развития ситуации для сотрудника, а если сделаете 3 в LMS, 3 в чат-боте, 3 на портале = 27 вариаций. Такой простой прием.

Вовлеченность. Daily Bonus.

Вовлеченность персонала в диджитал активности — важный показатель. Напомню формулу: вовлеченность ER = (реальные пользователи/ возможные участники) * 100%. За этим показателем необходимо следить как за важной операционной метрикой.

Влиять на вовлеченность можно с помощью геймификации. Вспомните механики компьютерных игр, которые успешно используют инструменты вовлечения игроков для ежедневного возвращения в игру. Одним из инструментов, который они используют, является Daily Bonus — накапливаемое вознаграждение. Работает это все просто: если человек заходит каждый день в игру (вашу диджитал активность), то он получает небольшой бонус, если он вовлечён в течение нескольких дней, то размер бонуса растет.

Этот вариант хорошо подходит, если диджитал инструмент работает на средний персонал в корпоративный порталах, чат-ботах, мобильных приложениях и т.д

Первое правило автоматизации

Недавно столкнулся с тремя случаями, когда компании на старте автоматизации процессов оказались привязаны к продукту/услуге, а разработчик этого продукта или провайдер услуг начинал диктовать свои условия. Один из самых важных аспектов при автоматизации — пытаться делать систему независимой от любых решений. Сегодня вы используете одну ATS, завтра — другую. Сегодня выкладываете курсы в одну LMS, завтра — в другую. Процесс перехода от одного решения к другому должен быть быстрым. Как же это сделать?

Первое — наладить экспорт, хранение и структурирование данных. Для этого надо завести отдельную базу данных (например, документоориентированную Mongo DB) и выгрузить в нее данные из разных систем (1C, ATS. И т.д). Если данные будут храниться у вас, вы сможете использовать их для быстрого перехода на любую другую систему. Второе — рассчитайте стоимость перехода к другому подрядчику/поставщику на старте проекта. Стоимость перехода поможет для принятия решений в конфликтных ситуациях.

Калькулятор совещаний

Обсуждение процесса автоматизации может стоить дороже самой автоматизации — ЗП и время, потраченное сотрудниками на совещания, никто не отменял. Поэтому о времени как важнейшем ресурсе нельзя забывать.

Знакомый CEO попросил помочь ему контролировать время — решением стал калькулятор совещаний.

Простейшая система забирает данные по зарплатам участников совещаний из 1С и умножает их на продолжительность совещания.

Результаты выводятся на экран в переговорной, а в конце встречи заносятся в протокол совещания, формируя его бюджет.

Калькулятор четко показывает, стоит ли тратить время на коллективное решение мелких задач или лучше делегировать их младшему сотруднику.

Штрихкод на документах

Существует несколько способов организации работы с документами. Один из них — штрихкодирование. Чтобы не тратить время на каталогизацию и поиск, сразу снабжайте документы штрихкодами (или QR-кодами) — такая функция есть в современных конфигурациях 1С.

Создавая исходящий документ в системе, автоматически наносите штрихкод. На входящие документы тоже можно ставить штрихкоды — распечатать на наклейках, а потом клеить и заносить в систему. Если же документ приходит со штрихкодом контрагента, можно и его внести в свою систему.

1С позволяет считатывать штрихкод с помощью сканера и сразу открывать карточку документа. Интересно, что с помощью штрихкода можно даже проверять версии документа. Отсканировали штрихкод и узнали: это последня версия или уже устаревшая. Удобный механизм защиты и контроля.

А еще в системе 1С Документооборот есть возможность наносить штамп организации с текстом, заголовком, логотипом и каким-то идентификационным номером.

Куда направить трафик с рекламы вакансии

Реклама вакансий — это затраты. И их эффективность зависит от того, куда мы направим людей. Есть три основных варианта.

1. Внешний ресурс. Карьерная страница, страница на job-сайтах. Цель — прогреть человека, дать ему больше информации о компании. Минус — придется следить за конверсией. Каждый переход по ссылке — это потеря людей. А если ресурс сделан некачественно, то конверсия будет еще ниже.

2. Чат или чат-бот прямо внутри платформы, где крутится реклама. Плюс такого метода — люди остаются внутри привычной и комфортной экосистемы. Они тут же получают всю информацию и подписываются на рассылки.

3. Лид-форма. Формы обратной связи собирают заявки с хорошей конверсией. Человек нажимает кнопку на объявлении и отправляет вам свои данные — телефон, почту, имя — а у вас появляется много холодных контактов. Они пока мало что знают о вашей компании, поэтому придется их прогревать.

Вовлеченность в инструменты автоматизации

Вовлеченность — одна из важных метрик автоматизации. Она показывает, насколько сотрудники пользуются тем или иным инструментом. Мало внедрить инструмент, необходимо, чтобы в нем работали и собиралась статистика его использования. Повысить вовлечённость можно с помощью добавленной ценности.

Поясню на примере. Один ритейлер запустил мобильное приложение для сотрудников. Вовлеченность была очень низкая. Мы поговорили с продавцами и выяснили: это уже чуть ли не десятая корпоративная система. Информация во всех дублируется, да и работать они все в итоге мешают. Читать хвалебные новости о компании они тоже не хотели. Зато им интересно было следить за бонусами, зарплатой и продажами за смену.

Мы внедрили эту информацию (т.е. добавленную ценность) в приложение, и вовлеченность резко увеличилась. Причем изучали в итоге не только раздел с интересной информацией, но и обучающий контент.

Вывод: инструменты автоматизации должны давать сотрудникам добавленную ценность.

Нейросеть. Часть 4. Распознавание речи

В прошлый раз мы говорили про видео и фото в HR. Сегодня разберем аудио — оно тоже дает интересные возможности для автоматизации HR. Нейросети могут конвертировать аудиосообщения кандидата в текст, а потом заполнять анкету, типовые документы или даже создавать резюме. Еще голос — хороший способ авторизации для доступа к закрытым системам.

С помощью нейросетей директор может контролировать коммуникации сотрудников. Например, микрофон у кассы в связке с нейросетями покажет, использует ли сотрудник скрипты, рассказывает ли об акциях и спецпредложениях, не грубит ли покупателям и т.п.

Есть и совсем простые инструменты. Например, коллеги часто отправляют мне голосовые сообщения. Слушать их не всегда удобно, поэтому я отправляю их в телеграм-бот . Он конвертирует аудио в текст, и я просто читаю сообщения.

Разница между проектом и операционкой

Когда планируете проект по автоматизации HR, помните, что проекты всегда съедают больше ресурсов, времени и денег, чем операционная деятельность.

Проект всегда ограничен по времени, объему работ, ресурсам и бюджету, а его результат — уникальный продукт, услуга или документ. Проекты нужны в условиях неопределенности — когда вы еще чего-то никогда не делали. В таких случаях инструменты операционной деятельности не подойдут — начнется хаос и жуткий стресс. Но как только вы пройдете одну-две итерации, сразу пишите регламент и переводите эту деятельность в операционку.

Чтобы спланировать проект, начните с треугольника управления проектами. У него есть три стороны: финансы, время и человеческие ресурсы. Например, если стоит задача сделать всё быстрее, придется привлечь больше людей, а значит и бюджета.

Помните об ограничениях: можно отправить одного человека вместо трех, чтобы он перенес огромное бревно. Но он чисто физически не справится с задачей