Menedżer poza schematem

Gubisz się czasem w ilości ustaleń, linków do dokumentów, ważnych spraw do zrobienia? Jakie masz sprawdzone sposoby na radzenie sobie z takim nadmiarem?

Zawsze przydaje się w takich sytuacjach metoda ustalania, co jest ważne i co mam zrobić i jak dużo mogę oddać innym do zrobienia, pod warunkiem, że mają do tego kompetencje.

Dobrze jest również pracować z harmonogramami. Jest też wiele programów ułatwiających planowanie i realizację działań, z których można skorzystać.

Różnimy się jako ludzie, więc wybór metody też warto dopasować do swoich preferencji. Na mnie najlepiej działa jeden wspólny dokument zbierający wszystko, co jest do zrobienia plus przypominajki w kalendarzu. Lubię też robić notatki w specjalnym notesie, bo wtedy lepiej pamiętam i szybciej układa mi się głowie.

Jaka jest twoja metoda?

Oczywiste jest to, że do zarządzania powierzonym obszarem w firmie manager potrzebuje informacji.

Przykłady takich informacji, to: jakie ma do zrealizowania cele, co zawiera strategia firmy, jaka jest specyfika biznesu firmy, jaki jest zakres jego odpowiedzialności, jakie zadania są przed nim stawiane, w jakim otoczeniu zewnętrznym działa firma, itd.

Do tego przydatna jest wiedza merytoryczna managera z zakresu obszaru, jakim zarządza.

Mając taki zakres informacji, jako manager masz świadomość: „Wiem co, po co, kiedy i jak.”

Tylko brakuje Ci jeszcze najbardziej istotnego elementu całej managerskiej układanki – informacji dotyczącej ludzi.

Przede wszystkim istotne dla Ciebie są aspekty dotyczące Twoich pracowników. Zarządzanie informacją z tym związane obejmuje:
💎 Aktywne słuchanie
💎 Zadawanie adekwatnych pytań
💎 Przekazywanie właściwych komunikatów
💎 Odbieranie komunikatów od ludzi

Umiejętności te potrzebne są Tobie do motywowania pracowników, dowiadywania się co myślą, organizowania pracy zespołu. Twoje działania na tym polu nie ograniczają się do Twojego zespołu. W firmie funkcjonujesz w otoczeniu innych działów, managerów, współpracowników. Potrzebujesz nawiązywać i utrzymywać z nimi odpowiednie relacje, budować swoją pozycję w firmie, współpracować.

Bez umiejętnego zarządzania informacją trudno będzie Ci osiągnąć sukces.

Co widzę?
Często jest tak, że bardzo szybko zauważamy wszelkie nieprawidłowości wynikające z pracy zespołu, współpracowników czy podwładnych. Ktoś zrobił coś inaczej, bezmyślnie albo generalnie nie tak, jak tego oczekiwałaś/oczekiwałeś.

Pytanie pierwsze - czy na pewno dobrze opisałaś/opisałeś swoje oczekiwania i oczekiwane rezultaty?

Pytanie drugie - czy umiesz takie niedociągnięcia dostrzegać także w sobie?

Refleksja - ja też pracuję z zespołem. Bardzo dokładnie i precyzyjnie zauważam, co jest nie tak. Wkurza mnie to czasem mocno. Kiedy mija wkurzenie zaczynam analizę, żeby wyciągnąć wnioski, zauważam, że ja też czasem się do tego przyczyniam z kilku powodów:
- nie zawsze precyzyjnie mówię, czego oczekuję;
- oczekuję, że ktoś zrobi coś dokładnie tak, jak ja bym zrobiła i chociaż efekt jest ok, to wprowadzam zmiany "po mojemu", co w efekcie oznacza stratę czasu i zdenerwowanie po obu stronach;
- znacznie łatwiej i szybciej zauważam niedociągnięcia u innych niż u siebie, a przecież nie jestem ideałem. Bywam zmęczona, rozkojarzona i niezbyt precyzyjna. Sobie wybaczam szybko i znajduję na to usprawiedliwienie.

Uświadomiłam sobie, że bycie dobrym liderem wymaga ode mnie więcej uważności na sukcesy innych, na własne błędy i na troskę o równe traktowanie innych i siebie.

Ciekawa jestem, jak ty się widzisz i czujesz w roli lidera?

Zdarza się, że managerowie mają tendencję do mówienia pracownikom, co i jak mają robić. O ile dotyczy to osób nie mających jeszcze doświadczenia na danym stanowisku lub z danym zadaniem, to jest to całkowicie zrozumiałe i potrzebne. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy manager przyjmuje taką postawę do pracowników bez względu na ich umiejętności.

Prowadzenie za rękę z jednej strony zwalnia pracownika z brania na siebie odpowiedzialności za efekty jego pracy, a z drugiej strony sprawia, że ludzie nie mają przestrzeni do samodzielnego myślenia, a tym samym do rozwoju.

Zdarza się też, że managerowie wpadają w pułapkę komunikatów przekazywanych od pracowników, typu: „Jest problem…”, „Nie wiem, jak rozwiązać…” i włączają to, co mają pod ręką, czyli mówią ludziom, co mają zrobić.

Tymczasem istotne jest to, aby inspirować pracowników do działania, do samodzielnego znajdowania rozwiązań. Manager wspierający samodzielne myślenie wpływa na podniesienie efektywności zespołu.

David Rock w swojej książce pt. „Ciche przywództwo” wymienia kilka powodów, dla których samodzielne uczenie się (aktywne szukanie rozwiązań) wpływa na rezultaty pracy i rozwój pracowników. Oto niektóre z nich:
❗ Samodzielne myślenie tworzy w mózgu nowe połączenia
❗ Nowe połączenia w mózgu wyzwalają energię i chęć do działania
❗ Energia ta jest źródłem silnej motywacji

Wpadła mi w ręce książka pewnego mnicha buddyjskiego, który odpowiada na pytania osób , które chcą medytować i zgodnie z zasadami świata zachodniego, chcą to robić jak najlepiej i sporo w tej książce jest o potrzebie kontrolowania wszystkiego. To jest coś, co zarówno w życiu, jak w pracy bywa bardzo ograniczające i męczące. Wiem o tym z własnego doświadczenia, więc mam dla Ciebie zadanie: przyjrzyj się sobie w ciągu tygodnia i sprawdź, jak dużą masz potrzebę kontroli. Co lub kogo chcesz kontrolować lub kontrolujesz? Co ta kontrola Ci przynosi? Ciekawa jestem, czy pozwoli Ci to ćwiczenie poznać się lepiej i choć trochę odpuścić kontrolę. Powodzenia!

Jeśli jesteś na początku swojej drogi menedżera, przyglądasz się innym liderom w swoim otoczeniu, szukasz wzorców i schematów.

To świetny pomysł - często możesz się wiele w ten sposób nauczyć i wprowadzić dobre przykłady do swojej praktyki.

Czasem jednak te wzorce nie są najlepsze. Zdarza się też, że są po prostu złe. Wtedy naśladownictwo jest najgorszym rozwiązaniem.

Warto uczyć się, doszkalać, czytać dobrą literaturę, aby nie wpaść w sidła złego przykładu.
Jeśli już wiesz, że powinieneś zachowywać się zupełnie inaczej, niż Twój przełożony - rób to bez wahania.

Co zrobić wtedy z szefem, który NIE jest dla Ciebie wzorcem i przykładem? To już temat na inną historię:)

Komunikacja bez aktywnego słuchania i zadawania adekwatnych pytań, to jak rower bez pedałów.

Daleko nim nie pojedziesz.

Uczestniczyłam w spotkaniu, które trwało ok 2 godzin, z czego merytoryka zajęła ok. 20 minut, a reszta była budowaniem relacji, czyli poznawaniem się z dużą dawką śmiechu. Obie strony (po 2 osoby) wyszły z tego spotkania z przeświadczeniem, że załatwiliśmy ważne rzeczy i że było to jedno z lepszych spotkań w tym roku. Dodatkowo wiemy, że podjęta współpraca zapowiada się na długoterminową. A jak ty budujesz relacje zawodowe?

Możesz być świetny merytorycznie. Mieć dobry zespół.
Ale w zarządzaniu ludźmi nic nie zastąpi komunikacji bezpośredniej.

Jak sypiasz? To pytanie jest bardzo ważne, a odpowiedź wskazuje na potrzeby organizmu. Przyjrzyj się temu. Od jakości snu zależy jakość życia, pracy i poziom zaangażowania w rzeczy ważne.
Dobra jakość snu jest ważna niezależnie od sytuacji. Dbaj o siebie, by móc dobrze pracować i dobrze żyć.

Komunikacja to nie tylko słowa.

To umiejętność oparta na chęci pozyskania prawdziwej wiedzy i korzystania z niej do sprawnego zarządzania ludźmi.