PUP - Institutional Quality Management Office

Sulong SINTA!

The Polytechnic University of the Philippines (PUP) is officially CERTIFIED to ISO 9001:2015 (Quality Management System) and ISO 21001:2018 (Educational Organization Management System) by TUV SUD PSB Philippines, Inc.

This milestone in the year 2025 reflects PUP’s strong commitment in providing quality education and continuous improvement towards the satisfaction of our students, community and other interested parties.

Send a message to learn more

The Institutional Quality Management Office (IQMO) is recognized for its pivotal role in the achievement of PUP's recent milestones.

This commendation from the Office of the Vice President for Research, Extension, and Development honors IQMO’s dedication and commitment in the Polytechnic University of the Philippines’ Philippine Quality Award (PQA) Level 2 recognition and ISO 9001:2015 and ISO 21001:2018 Certifications.

Tagumpay na naisagawa ang gawain tungkol sa Knowledge Management (KM) Advocacy Seminar ng KM Section sa ilalim ng Institutional Quality Management Office (IQMO) at inisyatiba ng Office of the Vice President for Research, Extension and Development (OVPRED) noong ika-24 ng Nobyembre, 2025, Lunes, sa ganap na 1:00 N.T. hanggang 5:00 N.H. sa Politeknikong Unibersidad ng Pilipinas (PUP) Bulwagang Bonifacio, University Library and Learning Resources Center (ULLRC). Pangunahing kalahok ang mga Dekano, Tagapangulo at OJT/QA coordinator ng lahat ng Kolehiyo mula sa Office of the Vice President for Academic Affairs. Layunin nitong: 1. Magkaroon ng pangunahing kaalaman sa KM; 2. Madaling matipon at maipamahagi ang Karunungan mula sa iba’t ibang sektor, unit at indibidwal; 3. Mapadali at mapabilis ang proseso sa bawat opisina tungo sa mas maayos na serbisyo; 4. Maipagpatuloy ang nasimulang gawain; 5. Mas maayos na relasyon sa lahat.

Pormal na binuksan ang programa sa pamamagitan ng pagbibigay ng mensahe ni Direktor Ireneo C. Delas Armas, Jr. ng IQMO, binanggit niyang makatutulong sa Sector ng Akademiko ang ganitong gawain lalo pa at madalas silang maging bahagi ng Accreditation at ISO audit. Mapadadali aniya ang pagtitipon, pagsisinop at paghahanap ng kailangang mga dokumento.

Sinundan ito ng isa pang mensahe ni Dr. Anna Ruby P. Gaparin, Vice President for Research, Extension and Development. Binigyang-diin niya ang kahalagahan ng KM bilang mekanismo upang makapagsalin at makapagbahagi ng impormasyon mula sa at para sa mga indibidwal at grupo sa institusyon. May mahuhusay na mga senior staff ang isang opisina, subalit hindi raw naipagpapatuloy ang kanilang nasimulan o hindi naipapasa ang kanilang talino dahil walang nagdo-dokumento nito upang mabatid ng susunod na henerasyon. Ito raw ang mga talinong hindi naitatala kaya’t habang may oras pa, mainam na makuha ang kanilang karanasan upang maisalin at mapadali ang gawain ng papalit sa kanila kung sakali mang mag-retiro. Dagdag pa niya, matagal na raw nating ginagawa ang KM, hindi lang malay ang mga indibidwal at grupo na ginagawa na pala ito. Kaya mahalaga ang ganitong gawain upang malaman natin kung paano natin mas maisasabuhay proseso ng KM. Sa Kabuuan, binanggit niyang magbibigay-daan ang prosesong ito sa sabay-sabay na pagkatuto upang mas mapamahalaan ang kaalaman.

Nagbigay ng komprehensibong panayam ang panauhing tagapagsalita na si Mr. Ramon P. Lagoc, isang KM Advocate at dating Chief Knowledge Officer. Binigyang linaw niya ang kahulugan at kritikal na tungkulin ng KM sa isang organisasyon. Ibinahagi niya ang kanyang karanasan, kung saan iginiit niya ang kahalagahan ng pag-di-digitalize (digitalization) ng impormasyon upang mas madali itong maipamahagi at para sa mas epektibo at progresibong paggamit ng kaalaman. Binigyang-diin din niya ang mga susing elemento at kahalagahan ng KM, kabilang ang tungkulin ng mga Knowledge Experts sa pagbabahagi ng datos, at ang pangangailangan para sa Aplikasyon ng Kaalaman na sumasaklaw sa thinking, knowledge management, at risk management. Tinalakay rin niya ang konsepto ng "House of KM" na binubuo ng limang pangunahing bahagi: tao, nilalaman, opisina/paaralan, teknolohiya, at pamamahala.

Dagdag pa rito, tinalakay rin niya ang mga pangunahing balakid sa epektibong KM. Kinabibilangan ito ng mga hamon sa Kultura ng Organisasyon, tulad ng cultural values, kawalan ng leadership and management support, kakulangan sa vision, at management barriers. Bukod pa rito, pinag-iba niya ang tahimik (tacit) at malinaw (explicit) na kaalaman, ang pagkakaiba ng wisdom at knowledge. Sa panghuli, binanggit niya ang mga problema sa Teknolohiya at Infrastraktura, tulad ng hindi sapat na teknolohiya at governance inefficiency, at tinalakay ang mahalagang papel ng Artificial Intelligence (AI) sa pagpapanatili ng kaalaman para sa quality control.

Sa pangwakas na pananalita, pinatibay ni Dr. Rock Bryan B. Matias, Hepe ng Knowledge Management Section, ang kritikal na kahalagahan ng KM sa PUP. Binanggit niya na sa pamamagitan ng KM initiative, mas maipamamahagi nila sa mga faculty ang kanilang mga karanasan at mas mauunawaan ang halaga ng pagsusumite ng mga hinihinging dokumento. Iginiit niyang dapat i-dokumento at i-digitalize ang naibahaging mga kaalaman at karanasan upang mabasa ng mga faculty members.
Layunin nitong maiwasan ang pag-uulit-ulit ng proseso at mailaan ang oras sa mas produktibong bagay. Sa huli, mariin niyang sinabi na ang pagsisikap na ito ay hindi lamang para sa kanilang opisina, kundi para sa Sintang Paaralan upang lalo pang mapahusay ang kalidad.

Labis na ikinalulungkot ng IQMO ang pagpanaw ng Hepe ng Knowledge Management Section, Michael B. Dela Fuente.

Aming pinaaabot ang panalangin at lubos na pakikiramay sa kaniyang naulilang pamilya.

Pakikiramay sa naulilang kapamilya. Rest in Paradise ser Michael B. Dela Fuente.

The entire CCIS community deeply mourns the passing of our beloved faculty member, Assoc. Prof. Michael B. Dela Fuente, who served as the current Laboratory Head of the College and Chief of the Knowledge Management Section of IQMO. His dedication and unwavering commitment to our Sintang Paaralan will always be remembered.

He had also served the institution as former Chairperson of the Department of Computer Science and as former President of the CCIS Faculty Club, leaving behind a legacy of service and leadership.

Our heartfelt thoughts and prayers go out to his family and friends during this time of grief.

May his soul find eternal peace.

Noong Biyernes, ika-23 ng Mayo, 2025, matagumpay na idinaos ang Knowledge Management (KM) Advocacy Seminar na pinangunahan ng Institutional Quality Management Office (IQMO), sa ilalim ng Tanggapan ng Pangalawang Pangulo sa Pananaliksik, Ekstensiyon at Pagpapaunlad. Nagsimula ang seminar dakong 9:00 N.U at nagtapos ng 12:00 ng tanghali, na isinagawa sa PUP Accenture Hall, ikaapat na palapag ng East Wing Building. Layunin ng programa ang pagpapalaganap ng kaalaman at pagpapahalaga sa konsepto ng Knowledge Management sa buong institusyon.

Sa naturang seminar, ipinahayag ni Assoc. Prof. Michael B. Dela Fuente, ang Hepe ng Knowledge Management Section, ang matibay na adbokasiya ng institusyon sa Knowledge Management. Ayon sa kaniya, mahalaga ang KM upang maibahagi ang mga ideya at kaalaman sa bawat miyembro ng organisasyon, na siyang magbubunsod ng mas malawak na pang-unawa at pag-unlad.

Nagbigay rin ng komprehensibong panayam ang pangunahing tagapagsalita na si Bb. Zenisa R. Perez, ang Change and Knowledge Management Policy Team Head mula sa Bangko Sentral ng Pilipinas (BSP). Ibinahagi niya ang mga naging karanasan ng BSP sa pagpapatupad ng KM. Ayon kay Bb. Perez, “Nagsimula ang karanasan ng aming organisasyon ng pagpapatupad para sa KM,” at binigyang-diin niya na ang isang kakayahan at may kaalamang empleyado ang siyang makapangyarihang pinagmumulan ng kompetitibong bentahe para sa isang organisasyon.

Dagdag pa rito, tinalakay rin niya ang pangunahing layunin ng KM sa BSP at ang kanilang balangkas at estratehiya. Ipinaliwanag din niya ang “KM Journey" ng BSP mula 2007 hanggang sa kasalukuyan, na nahahati sa dalawang yugto: ang Establishment (2007- 2015), kung saan naging estratehikong prayoridad ang KM at inilaan ang mga mapagkukunan (tao, sistema, istraktura), at ang Institutionalization (2016-2018—2020), kung saan naipatupad ang mga gawi at kasangkapan sa KM, kasama ang ilang mga patakaran at alituntunin. Binigyang-diin na ipinatupad ang KM dahil sa taglay nitong halaga sa organisasyon.

Sa pangwakas na pananalita, na lalong nagpalakas at nagpatibay sa mensahe, binanggit ni Assoc. Prof. Carlo G. Inovero, hepe ng Risk and Opportunities Management and Services Section, ang kahalagahan ng patuloy na pagtataguyod ng Knowledge Management para sa mas maayos na Sistema sa Institusyon. Kasunod nito ang paggagawad ng sertipiko ng pagkilala sa pangunahing tagapagsalita na si Bb. Perez.

Lumahok sa seminar ang mga kinatawan mula sa iba’t ibang tanggapan ng Politeknikong Uniberisad ng Piipinas, Sta. Mesa Campus, kabilang ang Business Services Office (BSO), Office of the University Registrar (OUR), Student Personnel Development Office (SPDO), Directorate for Research and Innovation (DRI), Facilities Management Office (FaMO), University Records Management Office (URMO), General Administrative and Support Services (GASS), Human Resource Management and Development (HRMD), Management Services Department (MSD), Office of the Vice President for Administration (OVPA), Physical Planning and Development Office (PPDO), Property Management Office (PMO), at Procurement Services Management Office (PSMO). Nagpapakita ng kolektibong pagsisikap ng buong unibersidad na maipatupad ang KM bilang bahagi ng kanilang pang-araw-araw na gawain sa pamamagitan ng malawak na partisipasyon mula sa mga naturang tanggapan.

CONTROL OF DOCUMENTED INFORMATION COURSE held on April 10-11, 2025 at the Rosehall Management Consultants, Inc. Ortigas Center, Pasig City.

This 2- day training/workshop aimed to ensure that participants had an in-depth understanding on the standard requirements for controlling documented information based on different ISO Management System Standards; and also develops needed competence requirements in becoming a Document Information Controller; and participants enable to establish and maintain an Effective Documented Information Control System for their own organization and be a Certified Document Information Controller.

KNOWLEDGE ACQUISITION ON RISK MANAGEMENT (ISO 31000:2018)

The 2-day (March 27-28, 2025) training Write shop initiated by the Institutional Quality Management Office (IQMO) in partnership with the third-party training provider, Rosehall Management Consultants, Inc., was actively participated by Polytechnic University of the Philippines (Official) administrative employees, faculty, and designees to provide basic knowledge on Risk Management, how to identify, analyze and evaluate risks and opportunities. The training helps also the participants to further enable them to learn various skills in mitigating those risks and seize opportunities from uncertainties.

Risk Management Coordination Meeting with Focal Persons
March 26, 2025, 4:00 pm via Zoom Workplace.
The following agenda were discussed by Chief Carlo G. Inovero and Risk and Opportunities Monitoring Officer, Cresilda M. Bragas
1. Submission of the 2025 1st quarter risk and opportunities register on April 19, 2025
2. How to fill out the revised risk and opportunities register template.
3. Risk Management Training-Workshop

| Online Synchronous Classes in NCR Campuses at all levels including the College of Law, are extended tomorrow, March 25, due to the ongoing transport strike. Offices are still open for your transactions.

Clients are advised to plan their trips as public transport options may be limited.