14/07/2015
System Updates (July 13, 2015): Most Recent Facilities Deployed:
1. Unenrol of Erroneously Encoded Data. Para po ito sa mga Learner's Record na nagkamali tayo ng pag encode. Maaring dahil ito sa batch enrolment na sa hindi sinasadya ay naisama natin ang learner na hindi pa talaga nag report sa school as of this date. May mga cases din na wrong identity or nagkamali ng record na nakuha sa LIS - almost similar lang pala ang sa learner na gusto nating i encode. Maari din gamitin pansamantala ang unenrol facility para gawing tama ang nagkamaling date of 1st attendance habang pinag-uusapan pa kung paano ito higit na mabibigyan ng solution (dapat tayong maging maingat sa date of 1st attendance, may malinaw na instruction na ito sa mismong area kung saan inilalagay natin ang date of 1st attendance - bakit po kaya may ilan sa atin na nagkakamali pa rin?)
Mahalagang Tandaan: Ang school head ay gagawa ng letter of request para sa unenrol at ilalagay niya ang (mga) dahilan ng maling pag eencode sa database. Malaki ang maitutulong ng ganitong feedbacking para maunawaan natin ang mga dahilan ng mga di-sinasadyang mga pagkakamali sa LIS encoding. Ilalagay din sa letter ang complete name ng learner, LRN, grade at section kung saan na registered ang learner. Ang sulat ay dapat pirmado ng school head at naka address sa Schools Division Superintendent (attention: Planning Unit). Maglalabas ng guidelines para dito.
Babala: Ang un-enroll facility ay hinding-hindi maaring gamitin para sa mga leaners na pagkatapos mag report sa school ng ilang araw after cut-off ay hindi na muling pumasok hangang sa kasalukuyan - huwag na huwag silang i unenrol. Tiyak na magiging data issues ito dahil nakapagreport na siya sa school natin. Gamitin natin ang tamang facility para dito, ang No Longer In School Status or NLS na magiging available sa system after August 31, 2015.
2. Issuance of LRN for Grade 2 and above (Division Level). Para ito sa mga learners na wala pang LRN. Maaring galing sila sa private school, balik aral or sa isa ring Public School pero hindi nabigyan ng LRN ang learner.
(Pansamantala habang ginagawa pa, huwag munang i encode ang mga learner "transfer from school abroad" or "SUCs", hintaying na muna ang facility).
(Updated instruction as of 8:30PM)
May special search facility ang division planning account upang ma review at mapag-aralan ang bawat learner na bibigyan ng LRN. Para magamit ng wasto ang special facility na ito, dapat magkaroon ang division office ng kinakailangang supporting document tulad ng Birth Certificate (or related document), Form 137/Form 138 , School Form 1 at Signed Request Letter from the School Head. Maglalabas ng detalyadong proseso/instruction para ditto.
Ang ganitong mga proseso at validation mechanism ay upang matulungan tayo na matiyak na ang lahat ng mga records na ating pinapasok sa LIS ay accurate at updated. Ang mga records or information na ito ay napakahalaga sa bawat school, district/division, regional at central office kaya tulong-tulong tayo sa mga pag validate dito.
Maraming Salamat po,
LIS Help Desk
