https://www.facebook.com/197535897503091/

Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн сургалт, арга зүйн төв НҮТББ, Ulaanbaatar (2026)

07/04/2026

БАРИМТЫГ ТАВИУР, ШҮҮГЭЭНД БАЙРЛУУЛАХ

Баримтын эрэлт хайлтыг шуурхай болгох зорилгоор тавиур, шүүгээ, сейф бүрийг орох хаалганы зүүн гар талаас эхлэн баруун тийш, эгнээ бүрийг урд ба ар тал, тавцан бүрийг дээрээс доош давхардуулахгүй дугаарлана.
Баримтын бүрдэл, бүрэн бүтэн байдал, гэмтэл, хими, физик, техникийн шинж чанар зэргийг хадгаламжийн нэгж бүрээр шалгаж хүлээн авна.

Баримтыг зориулалтын хайрцаг, хавтас, дугтуйд хийж, тоо бүртгэлийн баримт бичгийн дарааллын дагуу иж бүрдлээр нь байрлуулна.

Баримтын хамгаалалтын хайрцагийг 01-ээс эхлэн дугаарлаж, хадгаламжийн нэгжийн байрлалын заагуурт тусгах ба хайрцагны гадна талд хайрцагны дугаар, баримтын он цаг, данс, бүртгэлийн дугаар, хадгаламжийн нэгжийн эхний болон сүүлийн дугаарыг бичнэ.

Тавиур, шүүгээний дугаарлалтын дагуу хадгаламжийн нэгжийн эхний болон сүүлийн дугаарыг бичнэ.

Тавиур, шүүгээний дугаарлалтын дагуу хадгаламжийн нэгжийн он, зохион байгуулалтын нэгжийн нэр, данс, бүртгэлийн дугаар, хадгаламжийн нэгжийн эхний болон сүүлийн дугаар зэрэг мэдээллийг агуулсан хадгаламжийн нэгжийн байрлалын заагуур үйлдэж, тавиур, шүүгээний гадна байрлуулна.

Хадгаламжийн нэгжийг оны заагчаар тусгаарлана.

Нууц баримтыг Төрийн болон албаны нууцын тухай хууль, Байгууллагын нууцын тухай хууль, Хувь хүний мэдээллийг хамгаалах тухай хууль, тэдгээртэй нийцүүлэн гаргасан журам, зааврын дагуу нууцлалын код бүхий сейф, шүүгээнд хадгална.

Тусгай төрлийн баримтыг зориулалтын хайрцаг, хавтаст хадгална.

Цахим баримтыг зориулалтын бүх төрлийн сервер, компьютер, хадгалах төрөөрөмж, хатуу диск зэрэг технологийн шийдэл ашигласан 3-аас багагүй тээгч дээр хадгална.

31/03/2026

ТҮҮХЧИЛСЭН ЛАВЛАХ ҮЙЛДЭХ

Түүхчилсэн лавлах нь хөмрөг үүсгэгч байгууллагын түүхийн хэсэг, хөмрөгийн түүхийн хэсэг, хөмрөгийн баримтын тодорхойлолтын хэсэг гэсэн үндсэн 3 хэсгээс бүрдэнэ.

1.Хөмрөг үүсгэгч байгууллагын түүхийн хэсэгт дараах агуулгыг тусгана:
-байгууллага үүсэх болсон түүхэн нөхцөл, анх байгуулагдсан, өөрчлөн зохион байгуулагдсан, татан буугдсан он, сар, өдөр;
-байгууллагын нэр, зорилт, чиг үүрэг, харьяалал, бүтэц, тэдгээрийн өөрчлөлт;
-байгууллагын үйл ажиллагааны цар хүрээ, харьяа газрын бүрэлдэхүүн;
-төрийн байгууллагын тогтолцоо болон эдийн засаг, нийгэм, улс төр, соёл, шинжлэх ухааны амьдралд тухайн байгууллагын эзэлж буй байр суурь зэргийг он цагийн дарааллын дагуу бичих.

2.Хөмрөгийн түүхийн хэсэгт дараах агуулгыг тусгана:
-баримтыг архивд анх хүлээн авсан он, сар, өдөр болон хөмрөгийн баримтын оны хязгаар, бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ;
-баримтын хэлбэр, бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээнд орсон өөрчлөлт, тэдгээрийн шалтгаан;
-баримтын бүрэн бүтэн байдал, хадгалалтын нөхцөл;
-баримтад нягтлан шалгалт хийж, эмхлэн цэгцэлсэн, цахим хэлбэрт шилжүүлсэн, тодорхойлон бичсэн байдал, онцлог;
-архивын баримтыг төрийн архивд шилжүүлсэн, устгасан, хассан болон бусад байгууллагын архивын хөмрөгт шилжүүлсэн талаарх мэдээлэл;
-архивд хадгалагдаж буй бусад байгууллага, хувь хүмүүсийн баримтын мэдээлэл;
-баримтад тооллого явуулсан тухай мэдээлэл, тооллогын үр дүн;
-дутагдаж буй хадгаламжийн нэгжийн дугаар, дутагдсан шалтгаан;
-баримтыг цахим хэлбэрт шилжүүлж, мэдээллийн сан үүсгэсэн байдал;
-архивын ажилтны мэдээлэл.

3.Хөмрөгийн баримтын тодорхойлолтын хэсэгт дараах агуулгыг тусгана:
-баримтын нэр төрөл, агуулга бүрэлдэхүүний талаар нэгтгэн дүгнэсэн тодорхойлолт;
-эрдэм шинжилгээний лавлах, тэдгээрийн бүрэлдэхүүн, батлагдсан данс, бүртгэлийн мэдээлэл;
-ашиглалтын байдал.

31/03/2026

БАРИМТЫН ХУУДАС ДУГААРЛАХ

Хууль зүй, дотоод хэргийн сайдын 2025 оны 10 дугаар сарын 16-ны өдрийн А/100 дугаар тушаалаар баталсан “Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журам”-аас

5.7.Баримтын бүрэн бүтэн байдлыг хангах зорилгоор байнга, түр хадгалах бүх баримтын бичвэр бүхий хуудас бүрийн баруун дээд өнцөгт араб тоогоор дараах байдлаар дугаарлана:

5.7.1.хадгаламжийн нэгжийн хуудасны тоо хэтэрсэн тохиолдолд баримтын агуулга, он цагийн хязгаарыг харгалзан боть болгож, боть бүрийн хуудсыг 1-ээс эхэлж дугаарлах;

5.7.2.зураг төсөл, техникийн баримтын ажлын зураг төслийг А0, А1 цаасны хэмжээгээр 60 хуудас, А2 цаасны хэмжээгээр 90 хуудас, А3 цаасны хэмжээгээр 120 хуудас байхаар тооцож дугаарлах;

5.7.3.гэрэл зураг, газрын зураг, зурагт хуудас зэрэг баримтын ар талын зүүн дээд өнцөгт дугаарлах;

5.7.4. А0, А1, А2,А3 хэмжээтэй, эвхэж нугалсан хуудсыг дэлгэж, баруун дээд өнцөгт дугаарлах;

5.7.5.энэ журмын 5.6-д заасан дугтуйг дугаарлах бөгөөд дугтуйд буй баримтыг тусад нь дугаарлах;

5.7.6.хуудас дугаарлах явцад алгасах, давхар дугаарлах, орхигдуулах алдаа гарсан болон иж бүрэн нягтлан шалгалт хийсний дараа хуучин дугаарыг хөндлөн зураасаар дарж, хажуу талд нь шинээр дахин дугаарлах;

5.7.7.зураг төсөл, техникийн баримт бичгийг зохион бүрдүүлсэн үеийн хуудасны дугаар нь гарчиг, жагсаалт, дотоод товъёгийн дугаартай тохирч байвал дахин дугаарлахгүй:

5.7.8.дотоод товъёг, баталгааны хуудсыг үндсэн баримтаас тусад нь дугаарлах;

29/03/2026

Архивын ерөнхий газрын Даргын 2023 оны 11 дүгээр сарын 23-ны өдрийн А/91 дүгээр тушаалаар баталсан “Архивын баримтын нэр төрөл, хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн болон салбарын жагсаалт”-д дурьдсан баримтуудаас ихэнх байгууллагад хөтлөгддөг зарим нийтлэг баримтын хадгалах хугацаа:
ҮРГЭЛЖЛЭЛ

10. Ажил хүлээлцэх акт, тойрох хуудас
а/ удирдах албан тушаалтны ҮЖ 27а Байнга

б/ эд хөрөнгө, мэдээллийн сан хариуцсан албан тушаалтны
ҮЖ 27б 10 жил НШ

в/ бусад ажилтны ҮЖ 27в 5 жил

11. Байгууллагын үндсэн үйл ажиллагаанд холбогдох баримт
бичиг. (мэдээ, мэдээлэл, танилцуулга, илтгэл, илтгэх хуудас,
дүн шинжилгээ, нэгдсэн мэдээ, тойм, судалгаа боллон бусад)
ҮЖ 28 Байнга

12. Байгууллагын цаг үеийн болон шуурхай үйл ажиллагаанд холбогдох баримт бичиг. (төлөвлөгөө, тайлан, мэдээ, мэдээлэл, илтгэх хуудас) ҮЖ 29 5 жил НШ

13. Байгууллагын түүх, дүрмийн сан (бүтэц), түүхчилсэн болон сэдэвчилсэн лавлах, тойм, танилцуулга, мэдээ, нийтлэл, өгүүлэл, эмхэтгэл, ном, товхимол, гарын авлагын хэвлэлийн эх, кино, гэрэл зураг, дуу авиа, дүрс бичлэг болон бусад
ҮЖ 30 Байнга

14. Байгууллагын гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө, тайлан
а/ жилийн ҮЖ 35а Байнга
б/ улирал, хагас жилийн ҮЖ 35б 10 жил НШ
в/ сарын ҮЖ 35в 1 жил цахим

15. Зохион байгуулалтын нэгжийн гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө, тайлан
а/ жилийн ҮЖ 36а Байнга
б/ хагас жилийн ҮЖ 36б 5 жил
в/ улирал, сарын ҮЖ 36в 1 жил цахим

16. Ажилтны гүйцэтгэлийн төлөвлөгөө, тайлан
а/ жилийн ҮЖ 37а 5 жил
б/ хагас жилийн ҮЖ 37б 5 жил цахим
в/ улирал, сар ҮЖ 37в 1 жил цахим

17. Ажилтнуудын мэдээлэл, гэрийн хаяг, утасны жагсаалт
ҮЖ 43 1 жил

27/03/2026

Архивын ерөнхий газрын Даргын 2023 оны 11 дүгээр сарын 23-ны өдрийн А/91 дүгээр тушаалаар баталсан “Архивын баримтын нэр төрөл, хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн болон салбарын жагсаалт”-д дурьдсан баримтуудаас ихэнх байгууллагад хөтлөгддөг зарим нийтлэг баримтын хадгалах хугацаа:

1. Хурлын тэмдэглэл (хавсралтын хамт)

а/ олон улс, улс, бүс, салбарын болон байгууллагын их, бага хурал, чуулган, семинар, зөвлөгөөний. ҮЖ 9а Байнга

б/ ажлын хэсэг, комисс, зөвлөл, хороо, хамтын удирдлага, төслийн нэгжийн
ҮЖ 9б Байнга

в/ байгууллагын хамт олны
ҮЖ 9в Байнга

г/ хувь нийлүүлэгчдийн нийтийн
ҮЖ 9г Байнга

д/ төлөөлөн удирдах зөвлөлийн
ҮЖ 9д Байнга

е/ эрдэм шинжилгээний
ҮЖ 9е Байнга

ё/ улс төрийн нам, эвслийн бүлгийн
ҮЖ 9ё Байнга

ж/ зохион байгуулалтын нэгжийн
ҮЖ 9ж 5 жил

2. Тогтоол, захирамж, тушаал, тэдгээрийн хавсралт баримт бичиг
а/ үндсэн үйл ажиллагааны асуудлаар гаргасан ҮЖ 10а Байнга

б/ хүний нөөцийн асуудлаар гаргасан
ҮЖ 10б 70 жил

3. Тогтоол, захирамж, тушаал болон хавсралт баримт бичгийн төсөл. ҮЖ 11. 3 жил. цахим

4. Албан тушаалын тодорхойлолт
а/ боловсруулсан, баталсан байгууллагад
ҮЖ 19а Байнга

б/бусад байгууллагад
ҮЖ 19б 3 жил. Цахим

5. Ирсэн албан бичиг (хавсралтын хамт)
а/ үндсэн үйл ажиллагаанд хамаарах
ҮЖ 20а Байнга. Цахим

б/ бусад ҮЖ 20б. Цахим. НШ

6. Явуулсан албан бичиг (хавсралтын хамт)
а/ үндсэн үйл ажиллагаанд хамаарах
ҮЖ 21а Байнга

б/ бусад. ҮЖ 21б. 15 жил НШ

7. Тодорхойлолт
а/ ажил байдлын ҮЖ 22а 10 жил НШ

б/ бусад. ҮЖ 22б. 5 жил

8. Санамж бичиг (танилцуулга, тэмдэглэл, санал, хэрэгжилтийг дүгнэсэн акт, илтгэх хуудас, тайлан болон бусад). ҮЖ 24. Байнга

9. Гэрээ (танилцуулга, тэмдэглэл, санал, хэрэгжилтийг дүгнэсэн акт, илтгэх хуудас, тайлан болон бусад).
а/ хамтын. ҮЖ 25а Байнга

б/ хууль эрх зүйн үйлчилгээ үзүүлэх, хамтран ажиллах. ҮЖ 25б Байнга

в/ хөдөлмөрийн ҮЖ 25в 5 жил

г/ худалдах, худалдан авах, арилжааны, хөдлөх ба үл хөдлөх хөрөнгийн түрээсийн, франчайзийн, мерчендайзийн болон бусад
ҮЖ 25г. 15 жил НШ

д/ ажил гүйцэтгэх, туслан гүйцэтгэх, бусдаар гүйцэтгүүлэх, хөлсөөр ажиллах, ашиглалт, үйлчилгээний болон бусад
ҮЖ 25д 10 жил НШ

е/ хянан шалгагчтай байгуулсан
ҮЖ 25е 10 жил НШ
ё/ зээлийн, батлан даалтын, мөнгөн хадгаламжийн, хадгалалтын, даатгалын, тээвэрлэлтийн болон бусад
ҮЖ 25ё. 10 жил НШ

ж/ бусад ҮЖ 25ж 10 жил НШ

17/08/2025

Архивын баримт цэгцлэх ажилд сургаж авна

02/05/2025

БАРИМТЫГ ҮДЭХЭД БЭЛТГЭХ

Архивын баримтын үнэ цэнийг тогтоож, хадгаламжийн нэгжийг байнга хадгалах, 70 жил болон түр хадгалах гэж ангилан ялгаж хэрэг бүрдүүлсэний дараа үдэхэд бэлтгэнэ.

Үдэхэд бэлтгэхэд дараах ажилбарууд орно. Үүнд:

- зөвхөн эх хувь баримтыг сонгох
- нэг хувийг авах
- баримтын дарааллыг шалгах
- хуудсыг дугаарлах
- төмөр үдээсийг авах
- хавтасаа зөв сонгох
- олсон утас бэлтгэх
- хавтасны дээд болон дээд захаас 6-7 см зайд цоолох
- А4 баримтыг 3 цоолох
- А5 болон бусад жижиг хуудастай баримтыг 4 удаа цоолох
- цавуутай цаас нь норгож наадаг байх
- архивын он, сар, өдөр, ҮЖ бичих тэмдэгийг хавтасны баруун болон доод захаас 1,5-2 см-ийн зайд дарах
- хөмрөг, данс, ХН-ийн дугаар бичих тэмдэгийг дээрээсээ 7 см, зүүн захаас 5 см-дарна

13/04/2025

БАРИМТ ҮДЭХ ҮЙЛЧИЛГЭЭ

Байгууллагын үйл ажиллагааны цар хүрээнээс хамаарч байгууллага бүрийн баримтын хэмжээ харилцан адилгүй байдаг.

Аж ахуйн үйл ажиллагаа эрхэлдэг байгууллагуудад санхүүгийн баримт богино хугацаанд ихээр гарч хуримтлагддаг.

Иймд ажлын ачааллаас болж санхүүгийн ажилтнууд баримтаа цаг хугацаанд нь үдэж, хавтаслаж амжихгүй байгаа бол бидэнд хандаарай.

Бид таны баримтыг богино хугацаанд стандартын дагуу үдэж, хавтаслах үйлчилгээг үзүүлнэ.

11/04/2025

АРХИВЫН ДАНСНЫ 9 ЗҮЙЛ БҮРДҮҮЛЭХ

Байнга хадгалах баримтд данс үйлдэх бөгөөд данс нь дараах 9 зүйлээс бүрдсэн байна. Үүнд:

1.нүүр хуудас
2.гарчиг
3.хөмрөг үүсгэгч байгууллагын нэрийн өөрчлөлт
4.өмнөх үг
а.хөмрөг үүсгэгчийн түүх
б.хөмрөгийн түүх
в.баримтын түүх
5.товчилсон үгийн жагсаалт
6.байнга хадгалах хадгаламжийн нэгжийн бүртгэл
7.сэдэв зүйлийн заагч
а.сэдэв зүйлийн заагч
б.газар орны заагч
в.хүний нэрийн заагч
8.ном зүйн жагсаалт
9.баталгааны хуудас

09/04/2025

БАЙГУУЛЛАГЫН АРХИВ

Байгууллагын архив нь хамгийн эхэнд архивын зориулалттай өрөө тасалгаатай байх явдал.

Дараа нь бүх баримтуудыг эмхлэн цэгцэлж, “Байгууллагын архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журам”-д заасан дараах данс, бүртгэлүүдийг үйлдэж харъяалах төрийн архивын дэргэдэх Баримт нягтлан шалгах арга зүйн комиссын хурлаар хэлэлцүүлэн батлуулах юм. Үүнд:

1. Байнга хадгалах баримтын данс
2. 70 жил хадгалах баримтын бүртгэл
3. Түр хадгалах баримтын бүртгэл
4. Хадгалалтын хугацаа дууссан устгах баримтын жагсаалт

Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн сургалт, арга зүйн төв НҮТББ

07/04/2026

31/03/2026

31/03/2026

29/03/2026

27/03/2026

17/08/2025

02/05/2025

13/04/2025

11/04/2025

09/04/2025

Address

Telephone

Website

Alerts

Contact The School

Shortcuts

Share

Category

Listing takedown request