18/10/2024
Guidelines for Writing a Professional Email Message – part 1 (18102024)
စနစ်ကျသောemailတစ်စောင်ဖြစ်စေရန်အကြံပေးလမ်းညွှန်ချက် (အပိုင်း -၁)
မည်သည့်ကိစ္စနှင့် ပတ်သက်၍ဖြစ်စေ email တစ်စောင်ကိုရေးသားတဲ့ အခါ ကောင်းမွန်သော ဖွဲ့စည်းမှုရှိရမည့် အပြင် (Professional) ပညာရှင်ဆန်ရမည်။
၁။ သင့်တင်သော email လိပ်စာကို အသုံးပြုရပါမည်။
email address သည် မိမိ အမည်၏ အပြောင်းအလဲ တစ်ခုသာ ဖြစ်ရပါမည်။ username က nickname မဖြစ်သင့်ပါ။ အစက်များ ၊ မျဉ်းတိုများကို လိပ်စာလုံခြုံမှု အတွက် သုံးသင့်ပါသည်။
၂။ အကြောင်းအရာဖော်ပြချက် (Subject Line)
လိုတိုရှင်း အကြောင်းအရ ဖော်ပြချက်ကိုသုံး ၊ အကြောင်းအရာဖော်ပြချက်က ကိုယ်ရေးတဲ့ email ၏ ရည်ရွယ်ချက်ကို တိကျသေချာစွာ အနှစ်ချုပ်ထားသည့် စကားစုဖြစ်ရမည်။ အလွယ်တကူ မှတ်မိစေနိုင်သော Keyword များထည့်သွင်းပေးနိုင်သည်။ ဘာကြောင့် ထည့်ပေးရလဲဆိုရင် inbox ထဲမှာ များပြားလှတဲ့ စာတွေကြား အလွယ်တကူရှာနိုင်စေရန် ဖြစ်ပါတယ်။
( eg: meeting on 18th Oct for the discussion of ……)
၃။ နှုတ်ခွန်းဆက်သခြင်း (Greeting)
အလွန်တိုသော email ရေးရလျှင်တောင် တဘက်က မိမိ email လက်ခံမယ်သူကို နှုတ်ခွန်းဆက်ဖို့ မမေ့ပါနဲ့ ၊ အကယ်၍ မိမိ email လက်ခံ မယ့်သူ အမည် သိလျှင် ထိုအမည်အား ထည့်ရေးပေးပါ။ Dear ဖြင့် စ၍ (Mr., Mrs., Ms., U, Daw, Ko, Ma) ဖြင့် စပြီးရေးပေးပါ။
၄။ မှန်ကန်တဲ့ သတင်းအချက်အလက်ရေးသားခြင်း
ပေးပို့ချင်တဲ့ သတင်းအချက်အလက်ကို တိကျပြတ်သား၊ ရှင်းလင်းစွာရေးသားပါ၊ အကြောင်းအရ ခေါင်းစဉ် အလိုက် စာပိုဒ်များခွဲပြီး ရေးပေးပါ။ ထိုမှသာ email မှာ ပို၍ ကြောင်းကျိုးဆီလျော်စေပြီး အလွယ်တကူ သဘောပေါက်စေနိုင်ပါမည်။
ရေးထားသော email မှာ စာပိုဒ် တစ်ပိုဒ်လျှင် ဝါကျ (၅) ခု ထက် မပိုပါနှင့် ၊ ထိုသို့သော စာပိုဒ် (၅) ပိုဒ်ထက် မကျော်စေရ။
၅။ စာအရှည် အတိုင်းအတာ (Length)
email ကို အတတ်နိုင်ဆုံး အနှစ်ချုပ်ပြီး တိုတိုရေးပါ၊ လူ အများစုသည် စာကို အကြမ်းဖျဉ်း ဖတ်လေ့ရှိကြတဲ့ အတွက် မပါမဖြစ် သတင်းအချက်အလက်များကိုသာရေးပါ။
ဆက်ရန်……….
