23/12/2025
"အဝယ်တော်ကြောင့် ငွေယိုနေသလား? Finance Team တိုင်းမှာ ရှိသင့်တဲ့ အဝယ်ဆိုင်ရာ Rules (၅) ချက်"
လုပ်ငန်းတစ်ခုမှာ ငွေအထွက်ဆုံးနေရာဟာ "အဝယ်ဌာန" ဖြစ်ပါတယ်။ စနစ်တကျ ထိန်းချုပ်ထားတဲ့ Rules and Regulations မရှိဘူးဆိုရင် သင့်လုပ်ငန်းရဲ့ အမြတ်တွေဟာ မလိုအပ်ဘဲ ဝယ်ယူမှုတွေ၊ ဈေးနှုန်းမမှန်ကန်မှုတွေနဲ့အတူ ပျောက်ဆုံးသွားနိုင်ပါတယ်။
ကျွန်တော့်ရဲ့ နှစ် (၂၀) အတွေ့အကြုံအရ လုပ်ငန်းငယ်ဖြစ်စေ၊ လုပ်ငန်းကြီးဖြစ်စေ Finance Team အနေနဲ့ အောက်ပါ စည်းမျဉ်း (၅) ချက်ကို မဖြစ်မနေ ချမှတ်ထားဖို့ တိုက်တွန်းချင်ပါတယ်။
၁။ "ခွင့်ပြုမိန့် အဆင့်ဆင့် သတ်မှတ်ခြင်း" (Authorization Levels)
ငွေပမာဏအလိုက် ဘယ်သူက လက်မှတ်ထိုးခွင့်ရှိတယ်ဆိုတာ တိတိကျကျ သတ်မှတ်ရပါမယ်။
• ဥပမာ: ၁ သိန်းအောက်ကို Manager၊ ၅ သိန်းအောက်ကို Director၊ ၅ သိန်းအထက်ကိုတော့ ပိုင်ရှင်ကိုယ်တိုင် (သို့မဟုတ်) CFO က လက်မှတ်ထိုးမှ ဝယ်ခွင့်ရှိရပါမယ်။ ဒါမှ မလိုအပ်တဲ့ အသုံးစရိတ်တွေကို ထိန်းချုပ်နိုင်မှာပါ။
၂။ "ဈေးနှုန်း အနည်းဆုံး ၃ နေရာ ယှဉ်ပြိုင်ခြင်း" (3 Quotations Rule)
တန်ဖိုးကြီးတဲ့ ဝယ်ယူမှုတွေအတွက် Supplier (၃) ခုထက်မနည်းဆီက Quotation တောင်းပြီး ဈေးနှုန်းနဲ့ အရည်အသွေးကို ယှဉ်ပြိုင်ရပါမယ်။ ဒါဟာ ဈေးကွက်ပေါက်ဈေးထက် ပိုမပေးရအောင်နဲ့ အဂတိလိုက်စားမှုကို တားဆီးနိုင်မယ့် အကောင်းဆုံးနည်းလမ်းပါ။
၃။ "PO စနစ်ကို ကျင့်သုံးခြင်း" (No PO, No Pay Policy)
Purchase Order (အဝယ်အမှာစာ) မပါဘဲ ဘာပစ္စည်းမှ မဝယ်ရဘူးဆိုတဲ့ စည်းကမ်း ရှိရပါမယ်။ PO ထဲမှာ ပစ္စည်းအမျိုးအမည်၊ အရေအတွက်၊ ဈေးနှုန်းနဲ့ ပေးချေမယ့်ရက်ကို တိတိကျကျ ဖော်ပြထားရပါမယ်။ ဒါမှသာ Finance က ငွေပေးချေတဲ့အခါ အမှားအယွင်း မရှိမှာပါ။
၄။ "တာဝန်ခွဲဝေခြင်း" (Segregation of Duties)
ပစ္စည်းဝယ်တဲ့သူ (Purchasing)၊ ပစ္စည်းလက်ခံတဲ့သူ (Store/Warehouse) နဲ့ ငွေပေးချေတဲ့သူ (Finance/Accounts) ဟာ တစ်ဦးတည်း မဖြစ်ရပါဘူး။ ဒီလူ ၃ ယောက်ကို ခွဲခြားထားခြင်းက ပစ္စည်းမရောက်ဘဲ ငွေထွက်သွားတာမျိုး ဒါမှမဟုတ် ဈေးခိုးတင်တာမျိုးကို ကာကွယ်ပေးပါတယ်။
၅။ "ဘတ်ဂျက်နှင့် ကိုက်ညီမှု ရှိမရှိ စစ်ဆေးခြင်း" (Budget Alignment)
အဝယ်ဌာနက ဝယ်ယူခွင့် တောင်းလာတိုင်း Finance အနေနဲ့ "ဒါဟာ ဒီလအတွက် သတ်မှတ်ထားတဲ့ ဘတ်ဂျက်ထဲမှာ ပါသလား" ဆိုတာ အရင်စစ်ရပါမယ်။ ဘတ်ဂျက်ကျော်နေရင် အကြောင်းပြချက် ခိုင်လုံမှသာ ခွင့်ပြုသင့်ပါတယ်။
✨ ကျွန်တော့်ရဲ့ အကြံပြုချက်
Rules တွေ ချမှတ်ထားတာဟာ ဝန်ထမ်းတွေကို မယုံကြည်လို့ မဟုတ်ပါဘူး။ လုပ်ငန်းကို Systematic ဖြစ်အောင်နဲ့ အမှားအယွင်း နည်းအောင် ကာကွယ်ပေးတာပါ။ စနစ်ရှိတဲ့ လုပ်ငန်းဟာ ပိုင်ရှင်မရှိလည်း အောင်မြင်စွာ လည်ပတ်နိုင်ပါတယ်။
သင့်လုပ်ငန်းမှာရော... အဝယ်နဲ့ပတ်သက်ပြီး ဒီလို Rules တွေ ရှိနေပြီလား?
ဘယ်လို အခက်အခဲတွေ ရှိနေလဲဆိုတာ Comment မှာ ဆွေးနွေးသွားလို့ ရပါတယ်ခင်ဗျာ။
