20/02/2022
Hello ဒီနေ့ကတော့ Bookkeeper နဲ့ Accountant တစ်ယောက်ဘာတွေကွာလည်း ဘယ်လိုလုပ်ငန်းစဉ်တွေ ထမ်းဆောင်ရမယ်ဆိုတာကို ပြောပြပေးသွားမှာဖြစ်ပါတယ်။ ဒီမှာတစ်ခုရှိတာက Bookkeeper စာရင်းရေးသွင်းသူတစ်ယောက်ဟာ စာရင်းကိုင်တွေရဲ့ ဘဝအစ အလုပ်တစ်ခုပဲဖြစ်ပါတယ်။ စာရင်းကိုင်ပညာကိုလေ့လာသူမည်သူမဆို LCCI မှာပဲဖြစ်စေ စီးပွားရေးတက္ကသိုလ်မှာပဲဖြစ်စေ စစချင်း Bookkeeping ကိုပဲ သင်ယူရမှာဖြစ်ပါတယ်။ Bookkeeping ဆိုတာ စာရင်းကိုင်ပညာ Accounting & Finance၊ LCCI၊ ACCA စတဲ့ ဘာသာရပ်ကြီးတွေရဲ့ အခြေခံ အုတ်မြစ်ပဲဖြစ်ပါတယ်။ Bookkeeping ကနေတဆင့် ကျွန်တော်တို့ဟာ လုပ်ငန်းမှာအသုံးပြုတဲ့ Ledger, journals အမျိုးမျိုးအကြောင်း၊ လုပ်ငန်းတွင်း သုံး Assets, Liabilities & Capital တို့အကြောင်းကို ဉီးစွာသင်ကြားရပြီး တတ်မြောက်နားလည်မှ လုပ်ငန်းအမျိုးမျိုး ရဲ့ နှစ်ချုပ်စာရင်းရှင်းတမ်းတွေ၊ အရှုံးအမြတ် စာရင်းတွေကို ရေးဆွဲသင်ယူရပါတယ်။ ဒါကြောင့် Bookkeeping ကစာတွေ ကိုလုံးဝ မေ့လို့မရသလို အထင်သေးလို့လည်းလုံးဝမရပါဘူး။ ဒါဆိုရင်နောက်ခေါင်းစဉ်တစ်ခုကိုသွားလိုက်ရအောင်နော်။
Bookkeeping Vs Accounting ဘာတွေကွာမလည်း?
အလွယ်နည်းနဲ့ကြည့်ရမယ်ဆိုရင် Bookkeeping ဆိုတာဟာ လုပ်ငန်းတွင် ဘဏ္ဍာရေးဆိုင်ရာလုပ်ငန်းစဉ်တွေကို သက်ဆိုင်ရာ စာအုပ်စာရင်းတွေမှာရေးမှတ်ခြင်းပဲဖြစ်ပါတယ်။ မိမိအနေနဲ့ အကြွေး/ လက်ငင်း ဝယ်/ရောင်းလုပ်တာတွေ၊ ပစ္စည်းအပျက်အစီးပြန်လည်ပေးပို့တာတွေ နဲ့ပတ်သက်လို့ Invoices/ vouchers ဘောင်ချာ တွေကို သက်ဆိုင်ရာ Customers/Suppliers တွေကိုပေးပို့တာတွေကိုလုပ်ရပါတယ်။ ထိုလုပ်ငန်းစဉ်တွေကို Books of original entry 7 မျိုးမှာ သူ့နေရာနဲ့ သူမှန်မှန်ကန်ကန် Double Entry စနစ်နဲ့စာရင်းသွင်းရမှာဖြစ်ပြီး သတ်မှတ် ရက်စွဲရောက်ရင် Trial balance ညှိရမှာဖြစ်ပြီး အမှားအမှန်ပြင် လုပ်သွားရမှာဖြစ်ပြီး သက်ဆိုင်ရာ ဌာနကို တင်ပြပေးရမှာဖြစ်ပါတယ်။
ဒီလို Bookkeepers တွေ မှန်မှန်ကန်ကန်သွင်းထားတဲ့ Trial Balance တို့ ledgers တွေကို ကြည့်ပြီး စာရင်းကိုင် တွေဟာ နှစ်ချုပ်ဘဏ္ဍာရေးရှင်းတမ်း၊ အရှုံးအမြတ် ရှင်းတမ်းတွေကို ရေးဆွဲပါတယ်။ စာရင်းကိုင်တွေရေးဆွဲတဲ့ ရှင်းတမ်း နှစ်ချုပ်တွေ၊ အရှုံးအမြတ် ရှင်းတမ်းတွေကို ဆန်းစစ်ပြီး လုပ်ငန်းရဲ့ လုပ်ဆောင်မှုအခြေအနေ တိုးတက်မှုရှိမရှိ ကို သိရှိနိုင်မှာဖြစ်ပြီး ဒီလို သိရှိမှုတွေကနေတဆင့် မိမိလုပ်ငန်းကိုစိတ်ဝင်စားနေတဲ့ သူတွေ Stakeholders တွေ၊ ရင်းနှီးမြုပ်နှံမယ့်သူတွေ Investors တွေအနေနဲ့ လုပ်ငန်းနဲ့အတူ အလုပ်တွဲလုပ်သင့်မလုပ်သင့်ကိုသိနိုင်တဲ့အတွက် ဒါအားလုံးရဲ့ အစဟာ Bookkeepers တွေပဲဖြစ်ပါတယ်။ ဒါကြောင့်မလို့ ကြီးမားတဲ့အလုပ်ကြီးအောက်မှာ သေးသေးလေးတွေအများကြီးအစပြုထားတယ်ဆိုတာတကယ်မှန်ပါတယ်။
Bookkeeping ( စာရင်းအချက်အလက်များကို သက်ဆိုင်ရာ စာအုပ်များတွင်ရေးမှတ်ခြင်း )
Bookkeepers တစ်ဉီးအနေနဲ့ကတော့ ပညာရေးဆိုင်ရာလိုအပ်ချက်တွေကတော့ ကိန်းဂဏန်းဆိုင်ရာ အတွက်အချက်ကျွမ်းကျင်မှုရှိပြီးအနည်းဆုံး LCCI level 1 & 2၊ စီးပွားရေးတက္ကသိုလ် ပထမနှစ်ပြီးမြောက်ရပါမယ်။
၁။ Bookkeeping ဆိုတဲ့အတိုင်းသက်ဆိုင်ရာ လုပ်ငန်းရဲ့ ဘဏ္ဍာရေးဆိုင်ရာ နေ့စဉ် လုပ်ဆောင်ချက်တွေကို သက်ဆိုင်ရာ စာအုပ်တွေ၊ Ledgers (T account) တွေ၊ Journal တွေမှာ ရေးမှတ်ရမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။ ဒီလို သက်ဆိုင်ရာ စာအုပ်တွေမှာဘယ်လို ရေးမှတ်ရမယ်ဆိုတာကို တော့ ဒီအောက်က လင့်လေးမှာ ဝင်ရောက်ဖတ်ရှုနိုင်ပါတယ်။
7 types of Books of Original Entry
https://www.facebook.com/commercers.yueco/posts/383010520039671
၂။ စာရင်းကိုင်ရဲ့ အခြေခံအုတ်မြစ်ဖြစ်တဲ့ Double Entry စနစ် (နှစ်ဖက်စာရင်းသွင်းစနစ်) ဖြစ်တဲ့ Debit/ Credit ကို အသုံးချပြီး အကြောင်းအရာ အချက်အလက်ကို လိုက်ပြီး သင်ဆိုင်ရာ Books of Original Entry မှာစာရင်းသွင်းပေးရမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။
၃။ လုပ်ငန်းရဲ့ ကုန်ကြွေး ရောင်း/ဝယ်၊ လက်ငင်းရောင်း/ဝယ်၊ ကုန်ပစ္စည်းပြန်ပို့/ လက်ခံ ၊ ငွေချေ ငွေ ရ ကိစ္စရပ်တွေနဲ့ပတ်သက်လို့ Invoices/ vouchers (ပြေစာ/ ဘောင်ချာ) တွေကို စနစ်တကျ ရက်စွဲ အကြောင်းအရာ မှန်မှန်ကန်ကန် နဲ့ရေးသွင်းပြီး သက်ဆိုင်ရာ Suppiers/Customers တွေကိုပေးပို့ ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ကိုယ့်အနေနဲ့လည်း တစ်ဖက်ကပေးပို့တဲ့ စာရွက်စာတမ်းတွေကို ကောင်းကောင်းမွန်မွန်လက်ခံထားရမှာဖြစ်ပါတယ်။
၄။ လိုအပ်ရင်လိုအပ်သလို ဘဏ္ဍာရေးရှင်းတမ်းတွေကိုရေးဆွဲရပါမယ်။ တချို့သော လုပ်ငန်းတွေမှာ စာရင်းကိုင်တွေဟာလည်း Bookkeeping အပိုင်းဝင်လုပ်ရတာရှိတဲ့အတွက် နှစ်ကုန် ဘဏ္ဍာရေးရှင်းတမ်းတွေဖြစ်တဲ့ Statement of Profit or Loss (Income Statement) နဲ့ Statement of Financial Positions (Balance Sheet) တို့ကို ရေးဆွဲရပါတယ်။
၅။ အနှစ်ချုပ်ခြင်း (Summarizing) - Bookkeeper တစ်ယောက်အနေနဲ့ လုပ်ငန်းရဲ့ နေ့စဉ် ဓူဝ အချက်အလက်တွေကို စာရင်းသွင်းပြီးတဲ့အခါ စာရင်းပြန်ပိတ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ မိမိအနေနဲ့ Ledgers တွေအကုန်လုံးကို မှန်မှန်ကန်ကန်ပိတ်သိမ်းပြီး Trial Balance ကိုက်ညီအောင်ပြန်လည်လုပ်ရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ဘာလို့လည်းဆို မိမိပြုစုထားတဲ့ Trial Balance ကိုစာရင်းကိုင်တွေကပြန်သုံးရမှာဖြစ်တဲ့အတွက်ပါ။
ဒါကတော့ များသောအားဖြင့် Bookkeeper စာရင်းသွင်းသူ တစ်ဉီး ပြုလုပ်ရမယ့် တာဝန်ဝတ္တရားတွေပဲဖြစ်ပါတယ်။
Accounting ( စာရင်းကိုင် )
စာရင်းကိုင်တွေဟာ များသောအားဖြင့် Bookkeepers ပြုစုထားတဲ့ Trial Balance တွေကို ပြန်လည်အသုံးပြုရပြီး Financial Statements တွေကိုပြင်ဆင်ရတာပဲဖြစ်ပါတယ်။
၁။ Recording of Financial Information ( စာရင်းသွင်းခြင်း )
- ဒါကတော့ အခြေခံပေါ့ ခင်ဗျာ။ လုပ်ငန်းရဲ့ နေ့စဉ် ဘဏ္ဍာရေးလုပ်ငန်းစဉ်တွေကို သက်ဆိုင်ရာ Books of original entry တွေထဲမှာရေးမှတ်ရပါတယ်။ Books of original entry 7 မျိုးမှာဆိုရင် သိကြတဲ့အတိုင်း 1. Sales day book 2. Purchase day book 3. Sale return day book 4. Purchase return day book 5. Cash book 6. Petty cash book 7. General Journal စတဲ့ စာအုပ်တွေထဲမှာဆိုရင် ခုနက ပြောတဲ့အတိုင်း ယင်းစာအုပ်နဲ့သက်ဆိုင်တဲ့ နေ့စဉ် ဆောင်ရွက်ချက်တွေကို သွင်းရမှာ စာရင်းကိုင်တွေရဲ့ တာဝန်ပဲဖြစ်ပါတယ်ခင်ဗျာ။
၂။ Classifying (အမျိုးအစားခွဲခြင်း)
- ပထမတစ်ချက်လို စာရင်းကိုင်တွေအနေနဲ့ နေ့စဉ် လုပ်ဆောင်ချက်တွေကို စာရင်းသွင်းကြတဲ့အခါမှာ ဒီလုပ်ဆောင်ချက်ဟာ ဘယ်နေရာမှာစာရင်းသွင်းရမှာလည်း ဘာအမျိုးအစားလည်းစတာတွေကို အမျိုးအစားခွဲရမှာဖြစ်ပါတယ်။ ဉပမာ ပြောရရင် ငှားရမ်းခ Rent ကိုစာရင်းသွင်းတဲ့အခါမှာ Rent A/C မှာ Debit / Cash A/C မှာ credit ဆိုပြီးသွင်းပေးရမှာဖြစ်သလို rent ဆိုတာ expense အမျိုးအစားဆိုတာခွဲသွားရသလို သူ့နေရာနဲ့ သူ သူလယ်ဂျာနဲ့သူ စာရင်းသွင်းရတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်ပဲဖြစ်ပါတယ်။
၃။ Summarizing ( အနှစ်ချုပ်ခြင်း )
- နေ့စဉ် Transactions တွေကို သူ့နေရာနဲ့သူ အမျိုးအစားခွဲပြီး စာရင်းသွင်းပြီးတဲ့အခါ အချိန် ကာ လတစ်ခုရောက်ရင် အားလုံးကို စုစည်းအနှစ်ချုပ်ပြီး ဘဏ္ဍာရေးရှင်းတမ်း အနှစ်ချုပ် စာရင်း တွေမှာ မှတ်တမ်းသွားထားရမှာဖြစ်ပါတယ်။ အပေါ် လုပ်ငန်းစဉ်တွေအတိုင်း စာရင်းတွေလုပ်ထားပြီးရင် အရှုံးအမြတ် စာရင်း နှစ်ချုပ်စာရင်းစတာတွေဆွဲဖို့ ကိုယ် ပြုလုပ်ထားတဲ့ လုပ်ငန်းစဉ်တွေကို အနှစ်ချုပ်ပြီး သက်ဆိုင်ရာ လယ်ဂျာကနေ တဆင့်သူ့နေရာသူသွားပြီး ထားရတဲ့လုပ်ငန်းစဉ်ဖြစ်ပါတယ်။
၄။ Finding Net Results (ရလာဒ်များရှာဖွေခြင်း)
- စာရင်းကိုင်တွေရဲ့အလုပ်ဟာ တစ်နေ့တစ်နေ့ ရုံးမှာထိုင်ပြီး စာရင်းတွေချည်း သွင်းနေရမှာတော့မဟုတ်ပါဘူး။ ကိုယ်သွင်းလိုက်တဲ့ စာရင်းဇယားတွေကနေတဆင့်၊ ကိုယ်ဆွဲလိုက်တဲ့ နှစ်ချုပ် ဘဏ္ဍာရေးရှင်းတမ်းတွေကိုဆန်းစစ်ပြီး လုပ်ငန်းရဲ့ ဘဏ္ဍာရေးအခြေအနေ ရလာဒ်တွေကို ထုတ်ယူရပြီး တင်ပြရတာဖြစ်ပါတယ်။
၅။ Analyzing Financial Data (ဆန်းစစ်ခြင်း)
- စာရင်းကိုင်တွေအနေနဲ့ လုပ်ငန်းအတွက် အရှုံးအမြတ်စာရင်း၊ နှစ်ချုပ် ဘဏ္ဍာရေး ရှင်းတမ်းတွေ၊ ကုန်ကျစရိတ်နဲ့ဆိုင်တဲ့စာရင်းတွေ ဆွဲပြီးတဲ့အခါ သင်တို့အနေနဲ့ လုပ်ငန်းရဲ့ ဘဏ္ဍာရေးအခြေအနေတွေကို ဆန်းစစ်ပြီး အမြတ်နည်းနေသလား အရှုံးပေါ်နေသလား၊ ဘတ်ဂျက်ဆွဲတာပဲများနေလား စတာတွေကို ဆန်းစစ်ပြီး တင်ပြရမှာဖြစ်ပါတယ်။
၆။ Communicating financial information
- လုပ်ငန်းအနေနဲ့ လုပ်ငန်းနဲ့ပတ်သက်တဲ့ ကိစ္စအခြေအနေ၊ ဘဏ္ဍာရေးအခြေအနေ တွေကိုတင်ပြတဲ့ အရှုံးအမြတ် စာရင်း၊ နှစ်ချုပ်စာရင်း၊ ရင်းနှီးမြုပ်နှံမှုနဲ့ပတ်သက်တဲ့ အကြောင်းအရာတွေကို တစ်ဖက်က ကိုယ့်လုပ်ငန်းကိုစိတ်ဝင်စားနေတဲ့ ရင်းနှီးမြုပ်နှံလိုသူတွေ သိမြင်လာအောင် Public ကို ပြန်ပြီး တင်ပြရတဲ့လုပ်ငန်းစဉ်ပဲဖြစ်ပါတယ်။
အချုပ်အနေနဲ့ စာရင်းကိုင်နဲ့ စာရင်းရေးသွင်းသူတစ်ဉီးဟာ တစ်ဉီးချင်းစီရဲ့အခန်းကဏ္ဍတိုင်းမှာ လွန်စွာမှအရေးပါကြပြီး လုပ်ငန်းတစ်ခု ရဲ့ အနာဂတ်လုပ်ငန်းစဉ်တွေမှာ မပါမဖြစ် ပါရမယ့် သူတွေဖြစ်ကြတာကို ဒီဆောင်းပါးလေးကနေ ရိုသေလေးစားစွာနဲ့ ဂုဏ်ပြုအပ်ပါတယ်။
Books of Original Entry ( Quiz )
စာဖတ်ပြီးမှဖြေပါ။
မတွေ့ရတာကြာပြီနော်။ ဒီနေ့မှာတော့ LCCI LEVEL 1 က books of original entry အကြောင်းပြောကြပါမယ်နော်။ ဒါဟာ စာရင်းကိုင်လောကရဲ့ အခြေခံဖြစ်ပြီး ကိုယ်ဟာ ဘယ် level ရောက်နေရောက်နေမှတ်မိနေရပါမယ်။
Books of original entry 7 မျိုးရှိပါတယ်။
1. Sales day book (or) Sales journal - နေ့စဥ် လုပ်ငန်းကနေ ကုန် အကြွေးရောင်းတဲ့ transactions တွေကို စာရင်းမှတ်ပါတယ်။
2. Purchase Day book (or) Purchase Journal - နေ့စဥ် လုပ်ငန်းရဲ့ ကုန်ကြွေးဝယ်တာတွေကို စာရင်းသွင်းတဲ့ စာအုပ်ဖြစ်ပါတယ်။
3. Return Inwards day book (or) Return Inwards Journal - Customers ဆီကနေ ကုန်ပစ္စည်းပြန်ပို့တာနဲ့ ပတ်သက်လို့ စာရင်းသွင်းတဲ့စာအုပ်ဖြစ်ပါတယ်။ Sale returns journal လို့လည်းခေါ်ပါတယ်။
4. Return Outwards day book (or) Return Outwards Journal - လုပ်ငန်းကနေ Suppliers တွေဆီကို ဝယ်ထားတဲ့ကုန်ပစ္စည်းတွေမကြိုက်လို့ ပြန်ပို့တာနဲ့သက်ဆိုင်တဲ့ Transactions တွေကိုစာရင်းမှတ်ပါတယ်။
5. Cash Book - လုပ်ငန်းရဲ့ ငွေအဝင်အထွက် စာရင်းဇယားတွေနဲ့ သက်ဆိုင်တဲ့ transactions တွေနဲ့ပတ်သက်လို့ အားလုံးကို Cash Book မှာစာရင်းသွင်းပါတယ်။ ဒါကတော့ Main Cash Book ပါ။ အကြီးစားတွေသုံးတဲ့ငွေစာရင်းတွေကို ဒီမှာမှတ်ပါတယ်။ ဒီမှာဆိုရင် Main Cashier အနေနဲ့ အသေးစားသုံးဖို့ petty cashier ကို float သတ်မှတ်ပေးပြီး ငွေပေးပါတယ်။
6. Petty Cash Book - အသေးသုံးငွေစာရင်းစာအုပ်ဖြစ်ပါတယ်။ အသေးသုံးဖို့အတွက် သတ်မှတ်ထားတဲ့ Float ငွေပမာဏ ကို Main Cash book/ Main Cashier ဆီကနေ ငွေရပြီး တကယ့်အသေးစား ကိစ္စရပ်လေးအတွက် ငွေကြေးသုံးစွဲရပါတယ်။
7. Journal (or) General Journal - အပေါ်က ဖော်ပြထားတဲ့ ၆ချက်လုံးမှာစာရင်းမသွင်းတဲ့ Transactions တွေကို ဒီမှာသွင်းပါတယ်။ Journal မှာဆိုရင် Debit တစ်ကြောင်း Credit တစ်ကြောင်းမှတ်ရတာဖြစ်ပြီးတော့ Narrative လေးတွေရေးသားဖော်ပြရပါတယ်။
ဥပမာ - owner ကကိုယ်ကျိုးအတွက် ငွေ ၁၀၀၀ ယူတယ်။
Drawing Account 1,000
Cash Account 1,000
Narrative - ( Owner took cash for personal use ) ဆိုပြီးဖြစ်ပါတယ်။
Non-current Assets လက်ငင်းဝယ်တာတွေ၊ ကြွေးဆုံးဖယ်ချက်စာရင်းသွင်းတာတွေ၊ Drawings လုပ်တာတွေစတာတွေအပြင် အပေါ်က Books of original entry ၆မျိုးမှာမပါတဲ့ transactions တွေအားလုံးကို journal မှာစာရင်းသွင်းပါတယ်။
နောက်ရက်တွေမှာ Journal နဲ့ပတ်သက်တဲ့ တွက်စာအချို့ကို ဖော်ပြပေးသွားပါမယ်နော်။
