آموزش تجارب کنترل پروژه

بدون شرح !

چطوری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه رو یاد بگیرم و وارد بازار کارش بشم؟

(به قلم آقاي نادر خرمي راد)

بیشترین سوالی که تا حالا از من شده، اینه که چطوری می‌شه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه رو یاد گرفت و وارد این کار شد. زودتر از این‌ها می‌بایست چنین راهنمایی رو بنویسم، ولی چون می‌خواستم مطلب کامل و به‌دردخوری بنویسم تا الان طول کشیده.

خود من اتفاقی وارد این کار شدم. قبل از این‌که به فکر کار بیفتم، یعنی یک هفته بعد از این‌که دانشجوی لیسانس شدم، موقعیت کاری پیش اومد تو یه واحد برنامه‌ریزی و کنترل پروژه؛ یعنی واحدی که هیچی ازش نمی‌دونستم. حاضر بودن من رو استخدام کنن، چون تو کار با کامپیوتر سریع و مسلط بودم. اینطوری شد که تو یه هفته هرچی کتاب تو این زمینه دستم اومد خوندم و رفتم شروع به کار کردم: فرودگاه بین‌المللی امام.
تو حدود دو سالی که اونجا کار کردم خیلی چیزها یاد گرفتم، در حدی که دیگه می‌تونستم خودم این کار رو ادامه بدم. با این حال هدفم این نبود که شغل آیندم برنامه‌ریزی و کنترل پروژه باشه. کمی که گذشت، مطمئن شدم یکی از بهترین کارهایی که می‌تونم انجام بدم و علاوه بر این‌که توش موفق باشم راضی‌م بکنه، همینه. اینطوری شد که این کار رو تو این 12 سال ادامه دادم و الان هم خیلی راضی‌ام. تو این مدت خیلی چیزها یاد گرفتم و از وضعیتم راضی‌ام، ولی بدون تعارف، شدیدا اعتقاد دارم که خیلی چیزهای دیگه رو هم باید یاد بگیرم.

خوب، بریم سر اصل مطلب. اگه تصمیم گرفتین که تو حوزه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه کار کنین، بهتره پیش از شروع کار این چند مهارت رو به دست بیارین:
مهارتِ خیلی زیاد در اکسل: منظورم از خیلی زیاد، دقیقا خیلی زیاده. هم قسمت بزرگی از تحلیل‌هایی که انجام می‌دیم تو اکسله و هم بسیاری از ارائه‌ها. هیچوقت فراموش نکنین که ارائه هر کاری مهم‌ترین قسمتشه. این مهارت تقریبا در هر کاری لازمه. هروقت از من می‌خوان که برای استخدام با کسی مصاحبه کنم، اول سعی می‌کنم بفهمم که مهارتش در کار با اکسل در چه حدیه و بعد به این فکر می‌کنم که تو کاری که باید بکنه به چه نرم‌افزارها و دانش‌های دیگه‌ای نیاز داره.
یادگیری پراجکت و پریماورا در حد متوسط: به نظر من بهتره که با هر دو نرم‌افزار آشنا باشین. کسایی که منو می‌شناسن می‌دونن که با این عقیده که باید اول پراجکت رو یاد گرفت و بعد برای پیشرفته‌تر شدن رفت سراغ پریماورا به شدت مخالفم. هر دو نرم‌افزار کامل و پیشرفته‌ان، و اگه می‌خواین تو کار موفق باشین باید هردو رو بشناسین تا بتونین از تمام فرصت‌های کاری استفاده کنین.
یادگیری اصول و مبانی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه: خوب، این قسمت سختِ ماجراس. سختیش به اینه که من الان باید می‌تونستم کتاب‌هایی رو معرفی کنم که بخونین و یاد بگیرین، ولی متاسفانه هیچ کتابی به فارسی ندیدم که بتونم توصیه کنمش. تو این شرایط تنها چیزی که می‌تونم بگم اینه که کتاب‌های رایجی مثل کتاب شیرمحمدی رو بخونین.

این می‌شه فاز آماده شدن. بعد از این فاز باید برین دنبال کار. درباره شروع کار هیچوقت سخت نگیرین؛ اولش احتمالا هیچی باب میلتون نخواهد بود و حتی ممکنه مجبور باشین کارهای جنبی مختلفی بکنین که براتون لذت‌بخش نباشه یا حتی فکر کنین کسرشان هستن؛ ولی اینطور فکر نکنین. می‌تونین از هر کاری که انجام می‌دین تجربه کسب کنین و به همشون به چشم مقدماتی نگاه کنین که شما رو به هدف نهایی‌تون می‌رسونن. اگه جایی کار کنین که واحد یا گروهی برای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه داشته باشه بهتره و پیشرفتتون رو خیلی سریع‌تر می‌کنه. در غیر این صورت باید خودتون تجربه کنین. هروقت با مسئله‌ای روبرو شدین اون رو سمبل نکنین، تو اینترنت و کتاب‌ها دنبال جواب بگردین و اگه جوابی پیدا نکردین، از کسانی که می‌شناسین بپرسین. یکی از این افراد منم، که همیشه از جواب دادن به سوال‌های همکاران خوشحال می‌شم.

یه مشکلی که خیلی‌ها تو مرحله کاریابی دارن، اینه که تمام آگهی‌های استخدام افرادی رو می‌خوان که چند سالی سابقه کار داشته باشن. بله، مشکل از جستجوی شما نیست، آگهی‌ها همیشه اینطوری هستن. روزنامه رو باز کنین و آگهی‌های استخدام مهندسی که سابقه کار ندارن رو بشمرین؛ فکر می‌کنین چنتا باشه؟
یه راه، که البته برای همه مقدور نیست، اینه که کسی اون‌ها رو به جایی معرفی کنه. از اون که بگذریم، راهی که برای همه بازه، کارآموزیه. جایی برای کارآموزی پیدا کنین و حتی بدون حقوق کارتون رو شروع کنین. ولی فراموش نکنین که باید مسئولیت‌پذیر باشین، کارآموز نبودن و حقوق نگرفتن برای مسئولیت پذیر نبودن کافی نیست. تو این شرایط معمولا کسی به درد شرکت‌ها می‌خوره که به قول معروف آچار فرانسه باشه. پس سعی کنین تا جای ممکن آچار فرانسه باشین و تا زمانی که اونجا هستین تو هر کاری که شد به هر کسی که پیدا کردین کمک کنین. اگه تو کارتون علاقه‌مند و مستعد باشین، به احتمال زیاد همونجا بعد از مدتی استخدامتون می‌کنه. اگر هم نکنه، سابقه کار پیدا کردین و بعد از این می‌تونین برین سراغ آگهی‌ها. یادتون باشه که از شرکتی که کارآموزی کردین گواهی بگیرین؛ اگه شد خواهش کنین که در صورتی که از کارتون راضی بودن، این مسئله رو تو گواهی ذکر کنن. گواهی رو وقتی که لازم داشتین نگیرین، بلافاصله زمانی که کارتون با شرکت تموم شد بگیرینش. حداقل مدتی که برای کارآموزی معنی داره یک ساله، ولی اگه بتونین بیشترش کنین هم بهتره. اکثر شرکت‌ها برای کارآموزهایی که به دردشون می‌خورن و طولانی مدت تو شرکت کار می‌کنن حقوق مختصری هم در نظر می‌گیرن. حتی می‌تونین در زمان کارآموزی یه فوق لیسانسی چیزی هم بگیرین. در این صورت بهتره کارآموزیتون رو در تمام مدت تحصیلات تکمیلی ادامه بدین.

خوب، بعد از این مرحله وارد کار جدی می‌شین. تا اینجا باید تجربه کافی تو کار عملی هم پیدا کرده باشین و بتونین یک تنه کار رو جلو ببرین. همیشه تو کارآموزی و کار این چند مسئله رو در نظر داشته باشین:
دقت: آدمی که دقیق نباشه، محصول کارش قابل اطمینان نخواهد بود. هر وقت کاری انجام می‌دین محصولش رو دوباره کنترل کنین تا اشتباهی توش نباشه. برای این‌که نتایج رو به دست بیارین از روشی استفاده کردین و اگه برای کنترل هم از همون روش استفاده کنین، احتمالش خیلی زیاده که متوجه اشتباهات احتمالیتون نشین. پس همیشه فکر کنین و روش دیگه‌ای پیدا کنین و با اون نتایج رو کنترل کنین. همیشه محدوده نتایج رو بسنجین؛ فرض کنین درصد پیشرفت واقعی یک ماه رو 8٪ به دست آوردین. ببینین دوره‌های قبل چقدر بوده. اگه دوره‌های قبل همیشه حدود 1٪ بوده، احتمالش زیاده که اشتباه کرده باشین. اگه پروژه بخواد ماهی 8٪ پیشرفت کنه باید حدودا یک ساله تموم بشه؛ پس اگه مدت پروژه 5 ساله، احتمالش زیاده که اشتباهی رخ داده باشه. اگه عدد تو محدوده اعداد مشابهش نیست، علت تفاوت رو جستجو کنین و پیداش کنین. مثلا ممکنه ببینین فلان کاری که وزن بالایی داشته و زمان زیادی نمی‌برده در اون مدت انجام شده. حالا خیالتون تا حدی راحت می‌شه. ولی وقتی باید خیالتون کاملا راحت بشه که مطمئن بشین اون کار واقعا در همون مدت زمان کم انجام شده و اطلاعات ورودی اشکالی نداشته. ممکنه مسئول استخراج اطلاعات خام نباشین، ولی اگه اشتباهی به این خاطر رخ بده، محصول کارتون کلا زیر سوال می‌ره.
مسئولیت‌پذیری: این خیلی مهمه. اگه کاری بهتون سپرده می‌شه، تا آخرش انجامش بدین. وقتی کاری رو تا حدی پیش ببرین و بدین به صاحبش، فرق زیادی با وقتی که هیچیش رو انجام نداده باشین نداره، چون اون آدم باید وقت و انرژی زیادی صرف کنه تا بفهمه چیکار کردین و مطمئن بشه که اشتباه نکردین. برای همینه که از قدیم گفتن "کار را آن کرد که تمام کرد". وقتی مسئولیت‌پذیر باشین و کارها رو کامل انجام بدین، تبدیل می‌شین به فردی قابل اطمینان که می‌شه بهش اتکا کرد و این زمینه‌ایه برای پیشرفت.
پویایی: خیلی وقت‌ها می‌شه کاری رو یک بار انجام داد و عمری به همون شکل تکرارش کرد. در این صورت احتمالا وظیفه‌تون رو انجام دادین، ولی همونجایی که بودین می‌مونین. همیشه می‌شه کارها رو به شکل بهتری انجام داد.. باید هر بار که قراره کاری رو تکرار کنین به این فکر کنین که چطوری می‌شه بهتر انجامش داد. این خودش می‌شه عاملی برای پیشرفت.
مثبت بودن: خیلی‌ها تو کارِ گروهی نقش مثبتی ندارن؛ تنش ایجاد می‌کنن، مشکلات کوچیک رو بزرگ می‌کنن، از زیر کار در می‌رن و ... سعی کنین نقطه مقابل این آدما باشین؛ تنش‌ها رو از بین ببرین، فضای کاری رو دلپذیر‌تر کنین، مشکلات رو حل کنین و ... آدم مثبتی باشین!

خوب، بعد از مدتی باید برین سراغ مهارت‌های تکمیلی:
تکمیل مهارت‌هاتون در پراجکت و پریماورا: این برنامه‌ها پیچیده هستن، مدت‌ها طول می‌کشه کاملا بهشون مسلط بشین. کتاب‌های زیادی برای یادگیری پیشرفته این نرم‌افزارها هست که باید همشون رو شخم بزنین!
مطالعه کتاب‌های انگلیسی مدیریت پروژه: خوشبختانه می‌تونین این کتاب‌ها رو از اینترنت دانلود کنین.
یادگیری پم‌باک (PMBOK): ممکنه زیاد کاربردی نباشه، ولی به هر حال باید یادش بگیرین. اگه حوصله داشته باشین می‌تونین مدرک PMP هم بگیرین، برای رزومتون خوبه.
یادگیری مسایل حقوقی پروژه‌ها: براتون عجیبه؟ این اطلاعات تو کار خیلی به درد می‌خورن.
یادگیری مسایل مالی و اداری پروژه‌ها: خوب، هرچی باشه اقتصاد زیربناس، تاثیر زیادی هم روی مسایل مدیریتی داره. هرچی بیشتر بلد باشین بهتره.
یادگیری مسایل اجرایی پروژه‌هایی که باهاشون سر و کار دارین: مثلا اگه با پروژه‌های ساختمونی سر و کار دارین، باید با روند ساخت آشنا بشین. مدت زمانی رو به گشت زدن تو کارگاه و کسب اطلاعات از مهندسین اجرایی و به خصوص تکنسین‌ها اختصاص بدین.
فضولی: منظورم اون فضولی نیست... فضولی تو کارهای مختلفیه که تو شرکت انجام می‌شه. از هر کدوم یه چیزهایی یاد بگیرین، یه جایی به دردتون می‌خوره.

در آخر یه توصیه مهم:
با زیاد از حد کار کردن نمی‌شه موفق شد!

به اندازه کافی استراحت کنین، زیاد تفریح کنین، هر روز حداقل دو ساعت رو صرف یادگیری مطالب جدید کنین. فراموش نکنین دوران جوانی با این‌که بهترین زمان برای پیشرفته، بهترین زمان برای لذت بردن از زندگی هم هست و موفقیت‌های کاری هم در نهایت برای اینن که از زندگی بیشتر لذت ببریم.

موفق باشید
نادر خرمی راد

Failure vs Success

لزوم استفاده از ساختار شبكه اي يا درختي (WBS) در پروژه هاي صنعتي

منبع: ماهنامه بانك ملي ايران، شماره 168

لينك دانلود مقاله:

http://www.bmi.ir/Fa/uploadedFiles/PublishedFiles/2010_12_27/905541bdfa__ea8dd247c0.pdf

۷ نکته در ثبت و مدیریت ریسک

http://www.projectmanager.com/7-critical-things-risk-register.php

دفتر مدیریت پروژه (PMO)

امروزه بسیاری از سازمان‌ها، از ساختارهای پروژه‌ای برای انجام امور خود بهره می‌گیرند. مهمترین عامل کلیدی موفقیت این سازمان‌ها، مدیریت صحیح پروژه‌ها و طرح‌ها است. طراحی و استقرار دفاتر مدیریت پروژه(PMO) عمده‌ترین مکانیزمی است که در این خصوص مورد استفاده قرار می‌گیرد. نقش‌های دفاتر مدیریت پروژه متنوع و گوناگونند، اما در نهایت ماموریت آن‌ها ایجاد ساز و کار لازم به منظور مدیریت یکپارچه طرح‌ها و پروژه‌های سازمان‌ها برای تحویل به موقع، باکیفیت و در چارچوب هزینه‌های پیش‌بینی شده است.
یکی از مهمترین چالش‌های سازمان‌های پروژه‌محور، راه‌اندازی مناسب این دفاتر است که بسته به نوع و فعالیت سازمان بسیار می‌تواند متفاوت باشد. در عمل کارکرد این دفاتر مانند کارکرد برج مراقبت فرودگاه‌هاست، در برج مراقبت کسی خلبانی نمی‌کند ولی بدون آن‌ها عواقب خطرناکی در انتظار هواپیما‌ها خواهد بود.
مشکلات خاص در سازمانهای پروژه محور عبارتند از :
· تعارض میان پروژه‌ها یا زیرپروژه‌هایی که بر استفاده از منابع مشترک رقابت می‌کنند
· افزایش هزینه‌ها و تأخیر در تحویل دستاوردهای پروژه‌ها
· کمبود هماهنگی و ضعف یکپارچگی میان پروژه‌ها و زیرپروژه‌های شرکت
· عدم توجه جامع به مخاطرات و مشکلات پروژه‌ها و طرح‌ها
· از دست رفتن دانش پروژه‌ها به سبب ماهیت موقتی کار و مشکلاتی از این قبیل

با توجه به گستردگی مشکلات اشاره شده و ضرورت رفع آنها، امروزه پیاده‌سازی دفتر مدیریت پروژه موضوعی اجتناب‌ناپذیر است.
دفتر مدیریت پروژه نهادی است که در سازمان‌های پروژه‌محور مورد استفاده قرار می‌گیرد و وجود آن سبب رشد و تکامل فعالیت‌های مدیریت پروژه در سطح سازمان می‌شود. بسته به اندازه، ساختار، پیچیدگی و نوع سازمان ممکن است در یک زمان، پروژه‌های متعددی در آن در حال اجرا باشند. دفتر مدیریت پروژه باعث تمرکز سیستماتیک مدیریت پروژه در سازمان شده و وضعیت کلی پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را با دقت بسیار بالایی کنترل می‌کند.
همچنین این دفتر خدماتی از قبیل مدیریت منابع، اجرای آموزش و مشاوره را ارائه می‌دهد، ‌که با استفاده از این خدمات، مخاطرات احتمالی شکست پروژه‌ها و طرح‌ها در سازمان کاهش می‌یابد، کیفیت اجرا افزایش می‌یابد و همچنین مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن امکان‌پذیر می‌شود.
از سوی دیگر یکی از ویژگی‌های اصلی دفتر مدیریت پروژه آن است که می‌تواند هم از نظر عمودی به تمام لایه‌های سازمان نفوذ پیدا کند و هم ازنظر افقی کلیه کارکردها و فعالیت‌های سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان یکی از راه‌های دستیابی به اهداف می‌تواند نقش مهمی در رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک ایفا کند که البته اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، کاربرد دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان با توجه به انتظارات مدیریت می‌تواند بسیار گسترده باشد.
برگرفته از وبلاگ مدیریت پروژه http://pmexpert.persianblog.ir

Job / Experience