Carla Authentique - de Formation Notaire

Je comprends le constat, mais pour moi, le problème est pris complètement à l’envers.

Oui, dans le rush, ne rien trier, ne créer aucun raccourci, ne laisser aucune explication et rédiger « au plus vite » peut donner l’impression de gagner du temps.

Mais quelques mois plus t**d, lorsqu’on revient dans le dossier, il faut tout reprendre : comprendre où l’on en était, rechercher les pièces, relire les échanges, reconstituer le raisonnement… et le temps prétendument gagné est dépensé deux fois.

C’est pareil pour les mails et les appels : sans méthode, ils interrompent constamment le travail et finissent par créer encore plus d’urgences.

Personnellement, c’est justement lorsque j’étais dans le rush que j’ai mis en place mon organisation : pour travailler plus vite et ne plus perdre mon temps.

L’organisation n’est pas un luxe réservé aux périodes calmes.

C’est précisément ce qui permet de ne pas rester durablement dans le rush.

Bien sûr, cela ne règle pas une charge de travail objectivement excessive. Mais lorsqu’on croule sous les dossiers, renoncer à toute organisation ne fait souvent qu’entretenir le problème.

Allons !

Sinon je vous aime bien quand même 😘
mais je vous adore quand le dossier arrive complet !!

Ce n’est pas toujours une question de quantité de travail. La différence se joue parfois dans l’anticipation.

Toutes les tâches ne doivent pas être réalisées immédiatement. Mais certaines doivent être enclenchées tout de suite :

• répondre toit de suite au mail ou bien confirmer sa prise en charge ;
• vérifier qu’une pièce reçue est complète
• lancer les demandes qui dépendent de tiers
• identifier une difficulté avant qu’elle ne bloque le dossier
• attribuer une échéance réelle à ce qui peut attendre

Il faut distinguer :

— ce qui doit être fait maintenant
— ce qui doit être lancé maintenant
— ce qui doit être planifié

Sinon, les mails s’accumulent, les clients relancent, les pièces arrivent trop t**d… et tout devient urgent en même temps.

Bien s’organiser, ce n’est pas tout faire immédiatement. C’est agir aujourd’hui sur ce qui pourrait devenir l’urgence de demain.

Bien sûr, cela n’efface ni les sous-effectifs ni les charges de travail réellement excessives. Mais cette distinction peut déjà éviter beaucoup de fins de journée subies.

C’est du vécu.

Il y a des chiffres qu’on préférerait ne pas devoir annoncer… 😂💣

21 443 € d’impôt sur la plus-value immobilière, ce n’est évidemment pas le genre de nouvelle que le client espère entendre.

Mais justement : le professionnalisme ne consiste pas seulement à calculer correctement la plus-value.

C’est aussi savoir :

• l’identifier suffisamment tôt dans le dossier ;
• vérifier si une exonération peut s’appliquer ;
• expliquer clairement le calcul au client ;
• et surtout, ne pas attendre le rendez-vous de signature pour « envoyer la bombe ».

Combien de fois je l’ai découvert la veille de la signature quand j’ai commencé 🥹

Même lorsque le montant est désagréable, un client acceptera toujours mieux une information annoncée en amont, expliquée et juridiquement maîtrisée qu’une mauvaise surprise découverte au dernier moment.

La manière de l’annoncer fait aussi partie du métier.

Aux anciennes bonnes élèves qui ont choisi le notariat :

Comment ça se passe, la culpabilité de partir à l’heure alors qu’il reste encore des dossiers sur le bureau ?

Pendant longtemps, j’ai cru que c’était simplement du sérieux.

Ne jamais dire que j’étais débordée.
Rester un peu plus.
Trouver seule avant de demander de l’aide.
Accepter encore un dossier supplémentaire.
Relire encore une fois, « au cas où ».
Et surtout, ne jamais donner l’impression que je n’y arrivais pas.

Mais lorsque tu as toujours été la fille sage, autonome et bonne élève, le travail peut rapidement devenir bien plus qu’un travail.

Il devient l’endroit où tu continues à prouver que tu mérites ta place.

Alors tu ne cherches plus seulement à bien faire.

Tu veux être irréprochable.
Tu veux qu’on puisse toujours compter sur toi.
Tu veux anticiper toutes les remarques.
Tu veux éviter la moindre erreur.
Tu veux partir uniquement lorsque tout est terminé.

Sauf qu’en étude notariale, tout n’est jamais terminé.

Il restera toujours un mail auquel répondre, une formalité à vérifier, un appel à passer ou un dossier à avancer.

Et si tu attends que ton bureau soit vide pour t’autoriser à souffler, tu ne souffleras jamais vraiment.

Le plus difficile n’est donc pas toujours d’apprendre à mieux travailler.

C’est parfois d’apprendre que :

partir à l’heure ne fait pas de toi quelqu’un de moins investi ;

demander de l’aide ne remet pas en cause tes compétences ;

poser une limite ne signifie pas manquer d’ambition ;

et ton épuisement ne sera jamais une preuve de ta valeur.

Tu peux aimer profondément le notariat, vouloir progresser et devenir excellente…

sans te sacrifier pour le prouver.

Parce qu’une carrière ne se construit pas sur ta capacité à tenir jusqu’à l’épuisement.

Elle se construit sur ta capacité à durer. 🤍

Tu n’as pas encore la réponse ? Réponds quand même. 📩

À l’étude, on repousse souvent un mail en se disant :

« Je dois d’abord vérifier le dossier. »

Mais entre les appels, les urgences et les signatures, le mail reste sans réponse… jusqu’à la première relance. Puis la deuxième. Et parfois, jusqu’au moment où le client appelle directement le notaire.

Tu te retrouves alors avec davantage de sollicitations, plus de pression et l’impression que tout devient urgent.

Pourtant, répondre ne signifie pas forcément apporter immédiatement une solution définitive.

Tu peux simplement écrire :

« J’ai bien reçu votre message. Je vérifie ce point et je reviens vers vous au plus t**d jeudi. »

Le client sait ainsi que sa demande est prise en charge et toi, tu évites qu’elle ne revienne par trois canaux différents.

Mais attention : le délai annoncé doit être réaliste et surtout… tenu.

Car ce petit message ne vaut que si tu reviens réellement vers la personne à la date promise.

Être professionnel, ce n’est pas toujours avoir immédiatement la réponse.

C’est aussi savoir communiquer, rassurer et tenir ses engagements.

Commente «mail » si tu veux accéder à tout mon répertoire de mails que j’utilise à l’étude. Gain de temps assuré!

De base il y avait qu’une parcelle pour le fond dominant et une pour le fond servant. C’est devenu 17 parcelles 😅

Blague à part : annexer une note de servitude à l’acte ou simplement la relater ne suffit pas.

Avant le rendez-vous, il faut essayer de comprendre :

⚖️ quel est le fonds dominant, qui bénéficie de la servitude ;
⚖️ quel est le fonds servant, qui la supporte ;
⚖️ quelle est la nature exacte de la servitude ;
⚖️ où se situe son assiette ;
⚖️ quelles obligations elle entraîne concrètement ;
⚖️ et si les divisions successives ont modifié la lecture de la situation.

Parce que si le notaire te demande :

« Concrètement, cette servitude concerne quoi ? »

Il est toujours plus professionnel de pouvoir lui présenter ton analyse — même si tu conserves un doute — que de répondre :

« Je ne sais pas du tout, je l’ai simplement annexée. »

Tu n’as pas besoin d’arriver avec une certitude absolue. Tu peux dire :

« Voilà comment je la comprends au regard du titre et des différentes divisions, mais j’aimerais valider ce point avec vous. »

Et là, ta posture change complètement.

Tu ne te contentes plus d’insérer un document dans un acte : tu cherches à comprendre ses conséquences pour pouvoir les expliquer au notaire… puis aux clients.

C’est exactement ce qui donne du poids et de la crédibilité à ton travail.