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10 CONSEJOS PARA APROBAR EL EXAMEN PMP®

La acreditación Project Management Professional (PMP®) del Project Management Institute (PMI®) está experimentando un creciente interés en Ecuador. 

1. ¿Cómo prepararse?

Mi consejo es que siga la siguiente disciplina en su preparación:

Estudie libros-guía para preparar el examen. Si es posible, estudie más de un libro. Estos libros suelen venir acompañados de preguntas parecidas a las del examen para reforzar el aprendizaje.

Estudie después el PMBOK (preferiblemente en inglés). No es recomendable empezar por estudiar directamente el PMBOK porque es un material de referencia, no está pensado como material de estudio.

En la última fase de estudio, dedíquese a ensayar muchas preguntas, cuantas más mejor. Es muy importante el rendimiento en el examen (en media, un poco más de un minuto por pregunta, o 50 preguntas a la hora).

2. El examen ¿en español o en inglés?

Mi consejo es que soliciten el examen con la ayuda de la traducción al español.

3. El examen ¿PBT ó CBT?

El examen PMP puede hacerse en papel (Paper Based Testing) o por ordenador (Computer Based Testing). La opción PBT sólo puede solicitarse sin son grupos de más de 10 candidatos y a veces no es planteable si viven a menos de 300 km de los centros Prometric de Madrid o Barcelona. Para los que puedan elegir, mi recomendación es que elijan la opción CBT porque permite mayor efectividad a la hora de navegar por las preguntas, marcarlas y repasarlas. Es un examen 200 preguntas en 4 horas, hay que ir a un ritmo de minuto por pregunta, 50 preguntas por hora, y siempre falta tiempo.

4. ¿Cómo entrenar el CBT?

Es muy recomendable que se entrenen en la interfaz de la aplicación. Recomiendo que usen algunas simulaciones disponibles, muy parecidas al examen. El día del examen, antes de poner el reloj en marcha, teóricamente hay tiempo para un tutorial, pero ese tiempo estará mejor empleado si lo utilizan para el brain dump que veremos después. Cuando usen estos simuladores, tengan en cuenta que se gana tiempo si usan las teclas, mejor que el ratón.

5. Antes de comenzar: brain-dump

Es muy recomendable que antes de poner en marcha el cronómetro, dediquen unos minutos a realizar lo que se conoce como "volcado de le memoria" (brain-dump, en inglés).

Entre las cosas que yo recomiendo a mis alumnos que vuelquen en el brain-dump, está el mapa de procesos, representado de la siguiente manera (la parte de la derecha, con los nombres, es opcional):

6. La estrategia en la primera pasada

En los primeros momentos del examen suele ocurrir lo siguiente: Haces un par de preguntas muy fáciles, te sientes confiado, y a continuación viene una muy difícil. Como nos duele el orgullo si la dejamos pasar, nos entretenemos demasiado (¿4-5 minutos?), decidimos que no estamos seguros, la dejamos marcada y avanzamos. Tengan en cuenta que las preguntas no están ordenadas por orden de dificultad, al lado de una muy sencilla puede haber una muy difícil que nos puede hacer perder un tiempo precioso, sobre todo al principio.

7. Sobre "cambiar el chip" y los pe-emeísmos

A la hora de hacer el examen, no es efectivo aplicar demasiado nuestra experiencia real como base para responder las preguntas. Mi consejo es "cambiar el chip" para imaginarnos que nuestros proyectos son de un gran nivel de complejidad, presupuesto, plazo, etc. Para PMI, nuestros proyectos son siempre de mucho coste, mucho plazo y muchos recursos. Si la pregunta no dice lo contrario, nosotros somos el cliente (es decir, contratamos un proyecto para hacer una parte del nuestro, que es mucho mayor) trabajamos para una organización proyectizada en la que tenemos el poder suficiente para controlar el presupuesto y los recursos, etc.

8. ¿Hay algo que sea "obligatorio" en el PMBOK?

El Project Management Body Of Knowledge (PMBOK) es el libro de referencia cuyo dominio es necesario para aprobar el examen. No hace falta añadir que se trata de un material de referencia, no es bueno como material de estudio. Por eso hay muchos libros que permiten estudiar el estándar PMBOK de mejor manera. También hay que saber que PMBOK es un marco de buenas prácticas de gestión de proyectos, no es una metodología.

9. Esta pregunta, ¿en qué área de conocimiento me sitúa?

Las áreas de conocimiento descritas en la guía PMBOK separan las distintas prácticas de gestión de tal modo, que aunque todas están interelacionadas, sería posible abordarlas de forma independiente.

Mi consejo es que cuando lean la pregunta, se sitúen en el área de conocimiento objeto de la pregunta. Confundir las áreas de conocimiento es un error de concepto grave, tengan cuidado con esto, por favor.

10. Esta pregunta, ¿en qué proceso me sitúa?

De igual manera, cuando la pregunta nos sitúa en un determinado proceso, es típico que nos pregunten por las IOTT (inputs, outputs, tools and techniques), pero no nos van a preguntar directamente si una flecha entra o sale, las preguntas no son tan directas.

Como antes se comentó respecto a las áreas de conocimiento, si confundimos una entrada con una salida, o viceversa, van a juzgarnos como si estuviéramos cometiendo un error de concepto. Si nos preguntan, por ejemplo, ¿qué necesitamos para controlar los costes? y respondemos que un pronóstico del presupuesto, en lugar de la información sobre el desempeño del trabajo, van a pensar que no tenemos claro en qué consiste controlar los costes.

Recuerda que si necesitas ayuda con esto puedes contactarnos a [email protected]

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Todo lo que desees saber en Administración de Proyectos y Procesos.

10 TIPS sencillos para no perder la calma durante su primera vez como gerente de proyecto.

No intente aplicar los 47 procesos del PMBOK en su proyecto. Debe usar su conocimiento sobre el proyecto para determinar cuáles procesos son más adecuados para su caso.

Si se trata de un proyecto pequeño, haga su gestión muy sencilla, y dele prioridad a la triple restricción

Investigue muy bien sobre el tema del proyecto. Usted es el gerente y debe tomar decisiones técnicas cruciales durante toda la gestión.

Trace sus metas. ¿Qué se espera del proyecto? ¿Qué se espera de su gestión? ¿Cuáles son los beneficios para la compañía?

Dedique mucho tiempo al inicio del proyecto para planear cómo se van a llevar a cabo las cosas, pida opiniones a su equipo de trabajo para la construcción del alcance, cronograma, presupuesto e identificación de riesgos.

Conozca al equipo, escuche sus necesidades. Las personas que trabajan felices, explotarán al máximo su potencial para hacer su trabajo lo mejor posible.

Involucre a su equipo. En la medida que las personas se sientan identificadas con el proyecto, van a tener mejor productividad.

Controle el proyecto. Defina reuniones periódicas de seguimiento, donde controle la ejecución de las actividades, el gasto del presupuesto, las personas, los riesgos y cualquier inconveniente que se presente.

Mantenga informados a las partes interesadas. Un interesado influyente al cual no se ha informado oportunamente, puede tomar decisiones poco convenientes para su gestión, es importante mantenerlos informados y satisfechos.

Si se presentan problemas o si su proyecto no está cumpliendo con metas claves como las líneas base, no se desespere. Es más importante cómo maneje las situaciones. Revise la causa del problema, aplique las acciones correctivas pertinentes, gestione los cambios necesarios en los planes, informe a los interesados sobre la situación y siga adelante con la gestión.

Si te gustaron estos Tips Comparte esta publicación y escríbenos a [email protected] para ayudarte con tu estrategia de proyectos.

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