19/10/2021
Har du lært at konfliktløse når en kunde overfuser dig?
Eller er du en af dem der går hjem med ondt i maven, fordi du synes det var så ubehageligt og du havde ikke den nødvendige viden for at håndtere sådan en situation?
Måske deler du situationen med din partner derhjemme, men du får ikke lært af situationen og hvordan du håndterer lignende situationer i fremtiden.
Mødet med vrede kunder er hårdt
Du skal møde alle kunder med respekt, smile, være forstående– også selv om du ikke nødvendigvis modtager det den anden vej. Det stiller store følelsesmæssige krav til dig. De fleste mennesker ved ikke hvordan de skal håndtere vrede kunder, der er aggressive og anklagende.
Uenighed er ikke et problem
Problemet er, at du som ansat ikke ved hvordan du skal håndtere konflikter og ubehagelige situationer. Konflikter i arbejdssituationer som ikke bliver håndteret korrekt bidrager til stress. Når man som medarbejder ikke er klædt på til at håndtere svære samtaler, så går mange ofte hjem og grubler over det og ofte kan medarbejderen gå og frygte at lignende situationer skal opstå igen. Det giver stress i kroppen.
Men sådan behøver det heldigvis ikke at være - for alle kan blive klædt på til at konfliktløse.
SÅDAN HÅNDTERER DU VREDE KUNDER OG KOLLEGER
1. Det er ikke dit individuelle ansvar at håndtere sure kunder og kolleger godt. Ledelsen har ansvaret for at skabe ordentlige rammer for at klare de svære samtaler, og at du lærer, hvordan man håndterer konflikter.
2. Sørg for at styre dine egne følelser
For at håndtere andres vrede skal du selv være rolig. Det hjælper at vide på forhånd, hvordan du normalt reagerer når du føler dig angrebet og presset.
3. Kend tegnene på konflikt
Vrede personer lytter ikke til gode argumenter. Det er et klart tegn på konflikt. De har også svært ved at forklare, hvad de mener. De giver dig skylden for problemerne og bruger sort/hvide ord som ’altid’ og ’aldrig’. De har ikke fokus på det "egentlige problem" - for det er de ikke bevidst om, men anklager dig og virksomheden.
4. Forstå, hvor vreden kommer fra
Det er nemmere at rumme andres vrede, hvis man forstår, hvor den kommer fra. En konflikt opstår, når den ene part har følelser i klemme. Vreden handler ikke om det konkrete problem, men om noget mere grundlæggende i deres eget liv.
5. Anerkend de svære følelser
Anerkend kundens eller kollegaens følelser, også selv om du ikke er enig. Lyt, og stil åbne spørgsmål. Du kan sige: ”Jeg vil gerne forstå, hvad der skete. Prøv at fortælle mig om...” eller ”Kan du uddybe det, du sagde?”
6. Læg ikke ansvaret fra dig
Uanset hvor urimelig kunden eller kollegaen er, så hjælper det ikke at lægge ansvaret over på dem. Se i stedet sådan på det, at det ikke er kunden, der er besværlig, men situationen der er svær.
7. Luk ned i tide
Hvis du kan mærke, at kunden er kommet under huden på dig, så træk dig tilbage, før du selv mister kontrollen. Du kan sige, at du vil undersøge sagen nærmere og vende tilbage senere. Og du husker at vende tilbage. Hvis der er trusler om vold, skal du altid lukke samtalen med det samm