31/05/2023
►►►𝐀𝐏𝐏-𝐂𝐡𝐞𝐜𝐤 𝐢𝐦 𝐌𝐨𝐧𝐚𝐭 𝐌𝐚𝐢 – 𝐓𝐨𝐝𝐨𝐢𝐬𝐭
Die Zeit der webbasierten Produktivitätstools und To-do-Listen ist längst gekommen – eine Variante davon ist die Anwendung Todoist. Diese nutzen mittlerweile bereits ca. 25 Millionen Menschen, um ihre größeren oder auch kleineren Projekte zu planen, organisieren und strukturiert umzusetzen.
Dabei kann die Anwendung sowohl im Webbrowser (Google Chrome, Firefox und Safari), auf dem Desktop (Windows und Apple) oder auch auf mobilen Anwendergeräten für (iOs und Android) genutzt werden. Sie ist geeignet für Einzelanwender, aber auch um Projekte kollaborativ zu bearbeiten.
Wir testen in unserem App-Check wie immer die kostenlose Variante.
► 𝐅𝐮𝐧𝐤𝐭𝐢𝐨𝐧𝐬𝐮𝐦𝐟𝐚𝐧𝐠
Todoist geht über eine reine To-do-Liste weit hinaus. So können Projekte beispielsweise auch in Kanban-Boards angeordnet und größere Projekte in Unterprojekte aufgeteilt und kategorisiert werden. Zudem ist es möglich, sehr spezifische nutzerdefinierte Listen zu erstellen, Listen zu filtern, Fälligkeitstermine einzurichten, einen Status für eine Aufgabe zu vergeben und weitere Funktionen zu nutzen.
In der kostenfreien Variante könnten derzeit 5 Projekte angelegt werden, darüber hinaus muss ein kostenpflichtiges Abo erworben werden.
Nach der Erstanmeldung gelangt man in der Desktop-Version auf den Start-Screen von Todoist. Hier ist links ein Menü zu sehen mit den angelegten Projekten sowie die Menüpunkte „Eingang“, „Heute“, „Demnächst“ und „Filter und Etiketten.“ Auf dieser Übersichtseite sieht man beispielsweise, welche Aufgaben für den heutigen Tag anstehen oder kann Aufgaben anhand von bestimmten Filtern (z.B. „mir zugewiesen“ oder „Priorität“) anzeigen lassen.
𝑵𝒂𝒄𝒉𝒇𝒐𝒍𝒈𝒆𝒏𝒅 𝒆𝒊𝒏 𝑨𝒖𝒔𝒛𝒖𝒈 𝒆𝒊𝒏𝒛𝒆𝒍𝒏𝒆𝒓 𝑭𝒖𝒏𝒌𝒕𝒊𝒐𝒏𝒂𝒍𝒊𝒕ä𝒕𝒆𝒏 (𝒅𝒆𝒓 𝒌𝒐𝒔𝒕𝒆𝒏𝒇𝒓𝒆𝒊𝒆𝒏 𝑽𝒆𝒓𝒔𝒊𝒐𝒏):
>Projekte anlegen:
Legt man ein neues Projekt über das Menü links an, so kann diesem ein Titel und eine Farbe zugewiesen werden und das Projekt wird anschließend als leere Seite angelegt. Später ist es möglich, dieses über ein Auswahlmenü rechts oben als Liste oder als Kanban-Board anzeigen zu lassen. Letzteres hat den Vorteil, das man mehrere nebeneinander stehende „Karten“ mit Aufgaben erstellen und diese somit besser organisieren und überblicken kann.
Beim Anlegen einer Aufgaben-Liste hat man gleichzeitig die Möglichkeit, die Fälligkeit festzulegen (z.B. heute/ morgen / dieses Wochenende / oder ein bestimmtes Datum und eine konkrete Uhrzeit). Die Priorität kann anhand von drei verschiedenen Farben sowie einer Nummerierung vorgenommen werden. Zusätzlich kann jede Aufgabe mit einem Etikett versehen werden (z.B. den Namen einer Person oder dem Bearbeitungsstatus).
Sind bereits einige Aufgaben in der Liste angelegt, können diese durch ein nach rechts ziehen mit dem Anfasser auch als Unteraufgabe zu einer anderen Aufgabe angelegt werden.
Durch die Ansichtsfunktion im oberen Menü kann die bereits erstellte Liste auch in ein Kanban-Board umgewandelt werden (hierzu müssen in einer einfachen Liste verschiedene Aufgabenabschnitte erstellt werden.) Die einzelnen Aufgaben können wiederum per Drag & Drop Funktion auf eine weitere „Karte“ verschoben werden. Weist man der Aufgabe hier eine Priorität zu, wird das Kreissymbol links in der entsprechenden Farbe eingefärbt. Allerdings wurden die Aufgaben nicht automatisch nach Priorität sortiert und wir haben bisher keine Sortierfunktion dazu finden können. Dies ist zumindest ein Hinweis darauf, dass diese Funktion nicht ganz intuitiv aufzufinden ist.
Alle Projekte -,unabhängig davon auf welche Weise sie angelegt werden - können zudem auch in andere Projekte verschoben werden. Die einzelnen Projekte können darüber hinaus mit anderen Nutzern geteilt werden, als Vorlage exportiert, archiviert oder auch mit dem eigenen Apple- oder Outlook-Kalender synchronisiert werden.
>Erweiterungen:
Unter diesem Menüpunkt kann die eigene To-do-Liste noch mit weiteren kostenfreien und kostenpflichtigen Funktionen individualisiert werden. Zum Beispiel ist es möglich, einen Habit-Tracker zu integrieren, verschiedene Templates auszuwählen, einen KI-Assistenten in Anspruch zu nehmen oder die To-do-Liste zu Google Sheets zu exportieren.
Um beispielsweise die Template-Funktion verwenden zu können, muss diese In-App-Anwendung installiert werden und kann dann innerhalb der To-do-Listen-Ansicht genutzt werden. Hierbei können eigene erstellte oder vorangelegte Vorlagen genutzt werden. Die bereits integrierten Templates sind nach Themenfeldern sortiert und können auch anhand von Suchbegriffen gefunden werden. Bei dem Template „Podcast-Workflow“ werden zum Beispiel bereits verschiedene Aufgabenabschnitte sowie Unteraufgaben mitgeliefert, welche dann noch individuell angepasst werden können.
► 𝐈𝐧𝐡𝐚𝐥𝐭𝐞:
Diese Hauptinhalte und -funktionen sind in der Anwendung vorhanden:
Aufgabenplanung:
- Erstellung von Kanban-Boards & To-do-Listen
- Drag & Drop-Funktion
- Aufgabenzuweisung (zu Personen aus dem Team)
- Festlegen von Fälligkeitsdaten
- Aufgabenmanagement
- Priorisierung von Aufgaben
- Zuweisen von Abhängigkeiten
► 𝐁𝐞𝐝𝐢𝐞𝐧𝐮𝐧𝐠:
Relevant in der Desktop-Anwendung sind vor allem das Anwendermenü links, rechts oben sowie das rechts darunter auf der jeweiligen Projektseite, um seine Projekte anzulegen und bestmöglich zu strukturieren. Teilweise sind einige Funktionen etwas verschachtelt, aber überwiegend intuitiv angelegt.
Das Design ist grundlegend in weiß, hellgrau und abgedecktem rot angelegt und wirkt somit aktivierend, was beim Bearbeiten von To-dos sicher eine positive Wirkung erzielt.
► 𝐊𝐨𝐬𝐭𝐞𝐧:
kostenlose Version (5 Projekte / 300 Aufgaben pro Projekt)
Pro -Version: 5 Euro/ Monat (300 Projekte / 300 Aufgaben pro Projekt / weitere Funktionen)
Business- Version für Teams: 8 Euro pro Monat (500 Projekte/ 300 Aufgaben pro Projekt / weitere Funktionen)
►►► 𝐅𝐚𝐳𝐢𝐭:
Insgesamt liefert Todoist das Anlegen einer To-do-Liste 2.0 - denn es gibt viele Funktionen, die in herkömmlichen Notiz-Apps nicht verfügbar sind. Es bietet somit für Einzelanwender als auch Teams ein gut organisiertes Projektmanagement.
Im mobilen Zeitalter macht die Verfügbarkeit auf dem Desktop sowie mobilen Geräten (Handy, iPhone, aber auch bei Googlemail/Outlook) die Handhabung praktikabel und flexibel.
Die Funktion der Aufgabenübersicht auf der Startseite empfinden wir als sehr praktisch, da man sich hier projektübergreifend aktuell anstehende Aufgaben anzeigen lassen und somit alle dringlichen Projektaufgaben bündeln kann. Und durch das Teilen von Projekten können auch Kolleg/-innen neue oder ergänzende Aufgaben anlegen.
Zu bedenken ist, dass Tasks in Todoist entweder als Liste oder als Kanban-Board angelegt werden können. Bei sehr komplexen Projekten bzw. vielen einzelnen Aufgaben werden diese immer umfangreicher und trotz der Filterfunktionen eventuell etwas unübersichtlich.
Insgesamt ist die Anwendung in den kostenpflichtigen Versionen allerdings auch mit höheren Kosten verbunden; hier passt aus unserer Sicht das Preis-Leistungsverhältnis nicht ganz zusammen.
Insgesamt ist Todoist jedoch intuitiv nutzbar und - um es positiv zu sehen - verkompliziert das Projektmanagement auch nicht!
Quellenverweis:
https://todoist.com/de/downloads/windows
30/04/2023
22/04/2023
15/04/2023
11/04/2023
23/03/2023
15/03/2023
28/02/2023