15/05/2020
Und monatlich grüßt die Buchhaltung - Corona-Blog Teil 4
„Hallo Herr Rubio, denken Sie bitte noch an die Buchhaltung für den letzten Monat...“
Eine Mail, die ich in den letzten Jahren oft von meinem Steuerberater erhalten habe. Gerne auch mal zu einem Zeitpunkt, wo für lästige Büroarbeiten aber mal überhaupt keine freie Zeit in Sicht war – ups.
Wie die meisten Freiberufler bin ich meine eigene Rezeption, Reiseplanung, Poststelle... und eben auch selbst in Person für meine Buchhaltung verantwortlich.
Die Buchhaltungs-Prozesse stehen schon seit längerem auf meiner Prüfliste, und jetzt habe ich die „freie Corona-Zeit“ genutzt, um diese grundlegend zu analysieren und zu optimieren.
+++
Die prozessualen Fakten
Die monatliche Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldung ist die Haupttätigkeit in meiner Buchhaltung. Hierfür benötige ich zwischen 3 und 4 Stunden jeden Monat.
Hinzu kommen der jährliche Abschluss mit der damit verbundenen Einkommenssteuererklärung, regelmäßige Auswertung und Analyse meiner Geschäftszahlen (Umsatzplanung, Liquiditätsplanung, Kostenanalyse), Erstellung von Rechnungen und Angeboten, Bearbeitungen von Anfragen seitens des Finanzamtes/ der Bank uvm. Das ist ein Zeitinvest von durchschnittlich 4 Stunden im Monat.
Somit investiere ich durchschnittlich 1 Tag im Monat in meine Buchhaltungs-Prozesse.
12 Tage im Jahr, die ich nicht für Kunden/ Projekte zur Verfügung habe und an denen ich folglich keinen Umsatz generieren kann
• Bei einem marktüblichen Tagessatz für Seniorberater von durchschnittlich 1.500 € verliere ich ein Umsatzpotenzial von 18.000 € im Jahr
• Die Kosten für den Steuerberater betragen ca. 1.600 €/ Jahr
• Hinzu kommen mögliche Nachzahlungen aufgrund einer Steuerprüfung, falls der/ die Prüfer/-in etwas „findet“ und dann die gesamte Buchhaltung infrage stellt – unangenehm.
Das darf nicht sein!!
Das Umsatzpotenzial will ich bestmöglich heben!!
Kosten für den Steuerberater will ich reduzieren!!
Also – ran an die Prozesse und Ziele aufgestellt.
+++
Meine Zielsetzung für die Prozessoptimierung
• Verringerung der Steuerberatungskosten um mindestens 30%
• Verringerung meiner Arbeitszeit im Bereich Buchhaltung um mindestens 50%
Nebenziele:
• Steigerung der Prüfungssicherheit gegenüber dem Finanzamt
• Steigerung der Archivierungsqualität von Buchhaltungsunterlagen
• Einhaltung der Vorgaben des Finanzamtes bezüglich Rechnungs- und Angebotserstellung
Der erste Gedanke bei der Prozessoptimierung:
„Warum Verringerung der Steuerberatungskosten um mindestens 30%? Warum nicht 100%? Ist ein Steuerberater überhaupt notwendig/ sinnvoll?“
Aus meiner persönlichen Erfahrung – JA!
Der Steuerberater ist ein wichtiger Partner für mich. Nicht nur, dass er die Daten für das Finanzamt professionell aufbereitet und versendet – außerdem
unterstützt er mich als Berater bei allen meinen neuen Geschäftsideen, ...
hält er mir den Rücken frei, wenn das Finanzamt mich mit steuerlichen Fragen bombardiert, ...
gibt er mir rechtzeitig Hinweise, was ich zu tun habe oder vermeiden sollte, damit es bei einer möglichen Steuerprüfung keine oder nur geringe Probleme gibt.
Ganz klar – der Steuerberater bleibt, aber die Kosten müssen reduziert werden.
Ein wesentlicher Teil der Steuerberatungskosten entstand durch die Verbuchung meiner gesamten Belege durch den Steuerberater.
„Wenn Sie die Belege selbst auf die Einnahme- und Ausgaben-Konten buchen, mir alles in einer DATEV-fähigen Datei zur Verfügung stellen inklusive der Belege, dann bekommen wir die angestrebte Kostenverringerung hin...“
Klare Ansage, aber das bedeutet für mich mehr Zeitaufwand in den Buchhaltungsprozessen. Damit hätte ich bezüglich des zweiten Ziels nichts gewonnen, sondern weiter verloren.
Außerdem: Wie soll ich eine DATEV-fähige Datei erstellen? Dafür benötige ich eine App, die das leisten kann. Ich machte mich im www schlau. Ca. 5 Websites später stieß ich auf das Produkt Lexoffice des Unternehmens Haufe. Ein webbasiertes Tool für die Abwicklung der gesamten Buchhaltung einschließlich Smartphone-Apps.
+++
Arbeiten mit Lexoffice
Nach Rücksprache mit meinem Steuerberater eröffnete ich ein Testaccount und fing an, die ersten eigenen Schritte zu gehen.
• Wichtigste Kunden/ Lieferanten anlegen
• Kontenrahmen auswählen
• Grunddaten für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine usw. anlegen
• Layout für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine usw. aufsetzen
• Verbindung zu meinen Girokonten aufbauen
• und einige weitere grundlegende Aktionen
Dann fing ich an, meine Belege selbst zu kontieren, was relativ einfach war und schnell in Routine überging. Besonders gefiel mir, dass ich die Belege, z.B. Tank-Rechnung, als Bild/ PDF direkt an die Buchung anhängen und auch die passende Buchung auf meinem Girokonto anbinden konnte. Alles verknüpft. Ein Datensatz aufgerufen, und alles ist verfügbar. Kein Papier, nicht mehr in verstaubten Buchhaltungs-Ordnern blättern – so soll es sein.
Trotz der Routine habe ich einen vollen Tag in die Buchung und Kontierung von Belegen investiert. Habe ich doch alles rückwirkend zum Januar 2020 in Lexoffice eingepflegt.
Doch die Überraschung folgte einige Tage später, als ich erneut mein Lexoffice mit meinem Girokonto synchronisierte. Lexoffice hatte gelernt. Auf Basis meiner manuellen Buchungen hatte Lexoffice ähnliche Buchungs-Konstellationen erkannt und mir automatisch alles kontiert, verknüpft und als Buchungsvorschlag angeboten. Ich musste nur noch prüfen, ob es passt, und bestätigen. Zack – schon waren 20 Positionen mit einem Klick weggebucht.
Und ein freundlicher Hinweis von Lexoffice: „Sie haben jetzt 15 Minuten Buchungsaufwand eingespart.“ - Balsam für meine Prozessmanager-Seele ;-)
In den folgenden Tagen erhöhte sich die Anzahl der automatischen Buchungsvorschläge, denn Lexoffice lernte bei jeder Anwendung dazu, und mein Aufwand verringerte sich immer mehr.
Auch die Erstellung von Angeboten und Rechnungen erfolgte um ein Vielfaches schneller.
Jetzt kam der Tag der Wahrheit. Die Übertragung der Monatsdaten als DATEV-Datei an meinen Steuerberater. Konnte er alles wie geplant importieren? Würde sein System alles korrekt erkennen und zuordnen können? Hatten wir die geplante Erleichterung und damit die angestrebte Verringerung der Kosten?
JA – nach kleinen Justierungen konnten die Daten importiert werden. Ein kurzer Quercheck meines Steuerberaters, und die Umsatzsteuer-Meldung konnte auf Knopfdruck erstellt werden. Auch die Summen-/ Saldenliste und die BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) konnten kurzfristig und ohne Aufwand erstellt werden. – Geht doch!
+++
Was habe ich am Ende meiner Prozessoptimierung erreicht?
Senkung der Steuerberatungskosten um 20%
o Brutto konnte ich die Kosten um 32% verringern
o Die Kosten für Lexoffice jedoch reduzieren die Einsparung auf netto 20%
Verringerung meiner Arbeitszeit im Bereich Buchhaltung um 58%
o Für die Haupttätigkeit „Vorbereitung der Umsatzsteuer-Voranmeldung“ benötige ich jetzt durchschnittlich 1,5 Stunden im Monat
o Auch in den anderen Buchhaltungs-Prozessen konnte ich Zeit einsparen
Mehr Datensicherheit
o Alle Buchhaltungsdaten befinden sich auf einem gesicherten, in Deutschland befindlichen Server des Unternehmens Haufe
Erhöhung der Archivierungssicherheit und -qualität meiner Belege
o Alle Belege sind digitalisiert und auf einem sicheren Server abgelegt
o Zusätzlich zu meinen Papierbelegen habe ich somit die bestmögliche Absicherung gegenüber dem Finanzamt (Digital- und Papier-Beleg)
Vermeidung von Buchhaltungslücken, welche mir bei einer Steuerprüfung ggf. Probleme bereiten könnten
o Lexoffice ist als Buchhaltungs-App vom Finanzamt anerkannt
o Eine Nutzung der Anwendung erhöht meine Reputation/ Seriosität gegenüber dem Finanzamt
Mehr Zeit für Kunden und Projekte -> Umsatzsteigerung
+++
Fazit
Mit einem Zeitaufwand von einmalig 3,5 Tagen konnte ich dauerhaft mein jährliches Umsatzpotenzial um gut 9.000 Euro erhöhen und Kosten reduzieren.
Auch wenn Arbeitsabläufe zur Routine werden und sich Prozesse „leicht und schnell“ anfühlen, macht eine Analyse, ein Hinterfragen immer Sinn. .
Kleine Randbemerkung:
Die vorgestellte Lösung ist für meine Bedürfnisse wie maßgeschneidert. Kopie 1:1 macht für andere Unternehmen nicht unbedingt Sinn; da muss schon eigene Planung und Recherche her.
„Es läuft doch gut. Das ist schon der günstigste und schnellste Weg.“ Der Killersatz einer jeden Effizienzsteigerung.
Nehmt Euch klare, abgrenzbare Prozessgruppen vor und arbeitet diese konzentriert ab.
o Kleine konstante Schritte im Prozessmanagement sind erfolgversprechender als der Versuch, mit wenigen großen Schritten einen supergroßen Effizienz-Gewinn zu heben
o Der Erfolg im kontinuierlichen Prozessmanagement liegt in der Summe vieler kleiner Effizienz-Gewinne, die ein großes Ganzes ergeben
Strukturierte Vorgehensweise ist ein Muss!
o Feststellung IST-Zustand
o Ziele für SOLL-Zustand definieren
o Weg zum Ziel/ SOLL-Zustand erarbeiten
o Umsetzung
o Gewinn überprüfen
+++
Ich möchte diesen Beitrag meines Corona-Blogs mit einem Text-Zitat des deutschen Musikers und Schauspielers Marius Müller-Westernhagen beenden:
„...denn Gold find´ man bekanntlich im Dreck, und Straßen sind aus Dreck gebaut.“ (Titel: Mit 18, 1978)
Macht Euch „schmutzig“, wühlt mit Freude im Dreck der Prozess-Straßen und findet Eure Goldnuggets...
In diesem Sinne danke ich Euch für das Interesse an meinem Blog. Herzliche Grüße und bleibt gesund, zukunfts- und lösungsorientiert.
Toni Rubio
