07/12/2018
KAKO KLIJENTU ILI POSLODAVCU NAPISATI EMAIL?
Komunikacija putem mejla je neizostavni deo naše svakodnevice.
Bilo da se radi o pisanju ponude, konkurisanju za neki projekat, prijavi za edukaciju ili imejl marketing kampanji - biće nepohodno da se upustite u komunikaciju i prepisku putem mejla.
Pa tako kada želite da uputite
klijentu mejl u vezi nekog konkretnog zadatka, narednog koraka ili pak, želite da ga obavestite o postignutim ciljevima na kojima ste bili angažovani - takav vid komunikacije zahteva ozbiljniji ton i prilagođenu formu.
ZA PRAVILNO NAPISAN MEJL SLEDITE NEKOLIKO ZLATNIH PRAVILA:
•Vaša adresa:
Prva i najveća greška koju možete napraviti jeste sam naziv vaše imejl adrese.
Želite da budete shvaćeni ozbiljno?
U tom slučaju i vaša imejl adresa mora biti ozbiljna.
Jedini ispravan oblik imejl adrese trebalo bi da bude u formatu:
imeprezime, ime.prezime ili ime-prezime nakon čega sledi znak @ i domen.
•Subject (predmet) mejla:
Predmet (subject) poruke mora biti kratak i jasan.
To ne znači da u subject-u morate opisno prepričati čitav mejl, ali potrudite se da vam predmet poruke bude koncizan i jasan.
Na primer, ukoliko šaljete ponudu za saradnju, možete navesti kao subject:
"Ponuda za usluge kreiranja sadržaja obućarska radnja Subotić", naziv firme ili vaše ime i prezime ukoliko šaljete kao freelancer.
Još jedna napomena, kako je nepoželjno pisati predugačke subject-e, isto tako treba izbegavati i pisanje samo jedne reči, na primer: "Ponuda", "Sastanak", "Reklama"…
•Telo mejla/sadržina:
Kada pišete jedan ozbiljan mejl kojim se obraćate klijentu/spoljnim saradnicima/poslodavcu, potrebno je u mejlu izraziti poštovanje.
Pisanje mejla možete započeti i formalno
(sa "Poštovani...") i neformalno, jer je doza empatije i "bliskosti" u digitalnoj industriji poželjna.
Zatim tekst nastavljate u novom redu, velikim slovom.
Suvišna je upotreba bilo kakvih emotikona, kao i skraćenica tipa "Ej", "Pozz" i slično.
Poruka bi trebalo da bude kratka i jasna.
U obraćanju ćete uvek persirati.
Pridržavajte se gramatičkih i pravopisnih pravila.
Ako je imejl dužeg sadržaja, preporučuje se da ga odvojite u celine.
Pasuse odvajajte praznim redom, a svaki odlomak mora imati smislenu celinu u kontekstu već napisanog teksta.
Ukoliko šaljete neki dokument ili bilo koji drugi prilog, obavezno u tekstu mejla navedite da uz mejl prilažete i određene fajlove.
Na primer, možete napisati:
"U prilogu mejla se nalazi sadržaj za Facebook reklamu" ili
"U prilogu Vam dostavljam potrebnu/dogovorenu dokumentaciju."
•Pravopis i greške u kucanju:
Ne zaboravite da vodite računa o pravopisu i gramatičkim pravilima!
Kada je reč o formalnom i ozbiljnom mejlu, zaboravite na sve ono što važi u komunikaciji na internetu!
Velika slova su obavezna, odvajanje teksta zarezima, jedan space proreda nakon tačke, zareza i bilo kog drugog znaka interpunkcije. Ne smete koristiti "ošišanu" latinicu, odnosno latinicu bez kvačica.
Dakle - š, č, ć, đ, ž su obavezni!
Pre nego što pošaljete mejl obavezno proverite sve što ste napisali, proverite pravopis i suštinu/kontekst mejla.
•Pozdrav i potpis:
Mejl koji šaljete klijentu obavezno završite sa "Srdačan pozdrav", "S poštovanjem" ili “Unapred zahvalan/zahvalna",
a u narednom redu napišite vaše ime i prezime.
Ispod toga možete napisati i naziv
firme/agencije za koju radite ili ste osnivač.
Službene podatke - broj telefona, linkove do vas, lokaciju.
Najbolje je setovati automatski potpis koji prati vaš mejl.
•Odgovorite na mail:
Kada dobijete odgovor od klijenta, obavezno u što kraćem roku odgovorite na isti.
Ukoliko se radi samo o dobijanju određenih informacija, poslaćete mejl sadržaja:
"Hvala na odgovoru".
Umesto poštara - danas očekujemo malu kovertu na monitoru.
Iako je u epohalnoj meri komunikacija olakšana, pisanje sadržaja za elektronsku poštu zahteva određena pravila ponašanja i pisanja. 🙂
