Catedra Nelson Osorio Rico

Avances del Decreto 806 de 2020: ¿Real o Ficticio?


Por: Luis Eduardo Osorio Fernández

Si bien la facultad de expedir leyes es una atribución propia del Congreso de la república, en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 215 de la Constitución Política y en concordancia con la Ley 137 de 1994, el presidente de la república expidió el decreto legislativo 806 de 2020 en medio del estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional declarado por el Decreto 637 del 6 de mayo de 2020, dentro de las mismas consideraciones del decreto 806 de 2020 justifica la toma de medidas extraordinarias, estrictas y urgentes con el fin de contener el virus y mitigar sus efectos, sobre todo en relación con el impacto negativo que dicha situación ha traído sobre la continuidad de los servicios de justicia prestados por entidades públicas, la garantía de los derechos de los usuarios a tener acceso a la administración justicia, el debido proceso, la seguridad jurídica y el derecho de defensa.

Aparentemente se produce un avance en relación con la normativa expedida, pues si bien el Decreto 564 de 2020 suspendió todos los términos de prescripción y de caducidad previstos en cualquier norma sustancial o procesal para ejercer derechos, acciones, medios de control o presentar demandas en las diferentes jurisdicciones, así como los términos de duración del proceso del artículo 121 del CGP y los términos para configurar el desistimiento tácito del artículo 317 del CGP Y del artículo 178 del CPACA, el decreto 806 de 2020 despliega medidas procesales para el trámite de los procesos judiciales y para la reactivación de los términos judiciales con el fin de agilizar los procesos, sobre todo en un contexto donde el levantamiento de la suspensión de términos fue ordenada por el Consejo Superior de la Judicatura a partir del 1 julio de 2020, entidad que pese a no tener las facultades para crear ni modificar reglas procesales especiales, ha intentado conjurar los efectos de la crisis a través de la adopción de medidas administrativas que si bien no tienen el alcance de modificar, adicionar o derogar las normas procesales vigentes de rango legal, han entrado a regular vacíos legales en relación con la utilización de medios virtuales para la prestación del servicio de justicia.
La anterior situación es sumamente crítica, pues es una vergüenza que se haya tenido que esperar una situación de crisis para expedir un decreto de carácter legislativo que creara disposiciones que permitieran viabilizar el trámite de los procesos judiciales de manera virtual y que fuera de obligatorio cumplimiento tanto para las autoridades judiciales y los sujetos procesales, teniendo en cuenta que Colombia había venido impulsando desde hace décadas una transformación digital en la rama judicial para consolidar una justicia pronta, moderna y efectiva, es más desde el artículo 95 de la ley 270 de 1996 se disponía la tecnología al servicios de la administración de justicia así: “Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrán utilizar cualesquier medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, para el cumplimiento de sus funciones. (…) Los procesos que se tramiten con soporte informático garantizarán la identificación y el ejercicio de la función jurisdiccional por el órgano que la ejerce, así como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de los datos de carácter personal que contengan en los términos que establezca la ley.” Así también en los últimos años el Gobierno y la Rama Judicial le venían apostado a la transformación de la justicia con la realización de distintas estrategias como el plan de gestión ambiental 2008-2038, plan sectorial de desarrollo 2019-2022 “justicia moderna con transparencia y equidad”, el “Pacto por la transformación digital de Colombia: Gobierno, empresas y hogares conectados con la era del conocimiento”, contenido en el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 y el plan de implementación del expediente electrónico judicial 2018.
Existe una carencia informática en la Rama Judicial respecto a la sistematización adecuada de los procesos, ello debido a que uno de los sistemas de Información para la Gestión de Información del consejo superior de la judicatura como lo es el Sistema de Información de Gestión de Procesos y Manejo Documental -Justicia Siglo XXI – que no está en la capacidad de permitir un seguimiento a los procesos en tiempo real, en efecto no es una plataforma interactiva que haga posible un verdadero litigio en línea, solo permite consultar determinados procesos y fijación de estados, descargar de archivos públicos de procesos judiciales y notificaciones, esta problemática se ve aún más marcada en el marco de la emergencia, por lo cual, lo que hace el decreto 806 de 2020 es intentar paliar esta dificultad, sobre todo teniendo en cuenta que muchas de las disposiciones procesales impiden el trámite de trámite de las actuaciones de manera virtual, pues no establecen una regulación específica para el desarrollo de las audiencias a través de medios tecnológicos (CGP, CPACA, CPL), establecen como facultativo la notificación por medios electrónicos de las providencias judiciales (162 CPACA), la notificación por medios electrónicos de las providencias judiciales (205 CPACA), no regulan lo relacionado con las notificaciones electrónicas, el envío y recibo de documentos electrónicos (CPL), ni establecen el deber del demandante de indicar en la demanda la dirección de correo electrónico de las partes (25 CPL) otras imponen el deber de allegar el poder con presentación personal (74 CPG), siendo así, se regulan los siguientes aspectos:


• Uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones
Se hará con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, como también proteger a los servidores judiciales y a los usuarios de este servicio público, se utilizaran para todas las actuaciones, audiencias y diligencias y se permitirá a los sujetos procesales actuar en los procesos o trámites a través de los medios digitales disponibles, sin formalidades.

Se eliminan las firmas manuscritas o digitales, las presentaciones personales o autenticaciones adicionales, y el deber de incorporación o presentación en medios físicos, lo cual es un avance. El hecho de que la norma obligue a las autoridades judiciales a que den a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante los cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán, es algo que debió regularse mucho antes de la emergencia, en ese sentido, esto constituye un avance ficticio.

Si bien el decreto 806 dispone que en aplicación de los convenios y tratados internacionales se prestará especial atención a las poblaciones rurales y remotas, así como a los grupos étnicos y personas con discapacidad que enfrentan barreras para el acceso a las tecnologías de la información y las comunicaciones, esto solo lo hace de manera enunciativa pues no establece ni los recursos, ni el personal ni la forma en cómo se podrá lograr de manera efectiva la accesibilidad.

Parágrafo 2 del artículo 1, propone una ilusión, Colombia presenta problemas con el presupuesto y la cobertura virtual de los municipios, personerías y otras entidades públicas está limitada (no se cuentan con igual número de computadores), por tanto, es desigual que unas sedes los usuarios puedan acceder a las actuaciones virtuales y en otras no, dejando imposibilitados a gran parte de la población, problema este que no resuelve el decreto 806.
• Deberes de los sujetos procesales en relación con las tecnologías de la información y las comunicaciones: Se disponen 3 deberes a los sujetos procesales: 1. Realizar sus actuaciones y asistir a las audiencias y diligencias a través de medios tecnológicos 2. Suministrar a la autoridad judicial competente, y a todos los demás sujetos procesales, los canales digitales elegidos para los fines del proceso o trámite y enviar a través de estos un
ejemplar de todos los memoriales o actuaciones que realicen simultáneamente (es decir en un mismo momento) con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial. 3. comunicar cualquier cambio de dirección o medio electrónico, so pena de que las notificaciones se sigan surtiendo válidamente en la anterior, pues una vez identificados los canales digitales elegidos, desde allí se originarán todas las actuaciones y desde estos se surtirán todas las notificaciones, mientras no se informe un nuevo canal.

• Expedientes Cuando no se tenga acceso al expediente físico en la sede judicial, la autoridad judicial y los sujetos procesales deben proporcionar por cualquier medio las piezas procesales que se encuentren en su poder y se requieran para desarrollar la actuación subsiguiente, el articulo 4 da entender que debe haber una comunicación electrónica constante y la coordinación de ello estará a cargo del secretario o la autoridad correspondiente.
• Poderes En este caso no se innova, pues desde el CGP todos los documentos se presumían auténticos, solo que en la práctica las diferentes autoridades judiciales exigían la autenticación por notaria, la presentación personal o el reconocimiento so pena de inadmitir la demanda. El decreto 806 reafirma esta obligación, disponiendo que lo poderes especiales para cualquier actuación judicial se pueden conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma sin necesidad de más formalidades.
• Demanda Trae el deber y no la facultad, de que el demandante en la demanda indique el canal digital para notificar a las partes, sus representantes y apoderados, testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso, so pena de su inadmisión. Asimismo la demanda deberá contener los anexos en medio electrónicos que deberán corresponder con los enunciados y enumerados en la demanda. Si bien el decreto 806 consagra que el Consejo Superior de la Judicatura deberá disponer de direcciones de correo electrónico para efectos de reparto, donde deberán presentarse en forma de mensaje de datos, todas las demandas junto con sus anexos, esta posibilidad debió haberse abierto desde hace mucho tiempo, no solo por la meta de tener una justicia digital sino también porque existen personas en condición de discapacidad que no pueden desplazarse personalmente a realizar dichos tramites. Un aspecto que impacta de manera positiva en el medio ambiente y en la economía del usuario, es la eliminación de la necesidad de que con las demandas y sus anexos se acompañen copias físicas o electrónicas para el archivo del juzgado o para la realización del traslado.
El decreto 806 trae la posibilidad de agilizar la admisión de la demanda, pues cuando el demandante haya remitido copia de la demanda con todos sus anexos al demandado, al admitirse la demanda la notificación personal se limitará al envío del auto admisorio al demandado. En cualquier jurisdicción, incluido el proceso arbitral y las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales, salvo cuando se soliciten medidas cautelares previas o se desconozca el lugar donde recibirá notificaciones el demandado, se incluye el deber de que el demandante, al presentar la demanda, envié simultáneamente por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados, ello tiene una razón de ser, pues esto evita que se envíen dos correos con dos archivos diferentes.
Del mismo modo debe proceder el demandante cuando al inadmitirse la demanda presente el escrito de subsanación, y es el secretario o el funcionario que haga sus veces el que debe velar por que se cumpla este deber, so pena de inadmisión de la demanda. El problema es que cuando no se conoce el canal de digital de la parte demandada, se deberá recurrir al envió envío físico de la misma con sus anexos, lo cual limita la posibilidad de tener un trámite completamente virtual.
• Audiencias Se deben realizar utilizando los medios tecnológicos que dispongan las autoridades judiciales o cualquier otro medio puesto a disposición por una o por ambas partes y se debe facilitar y permitir la presencia de todos los sujetos procesales, de manera virtual o telefónica. Ya no se requerirá que la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura le asigne a un juez o magistrado coordinador la función de fijar las fechas de las audiencias, en los distintos procesos a cargo de los jueces o magistrados del respectivo distrito, circuito o municipio al que pertenezca. No obstante, para que cualquier empleado pueda comunicarse con los sujetos procesales, antes de la realización de las audiencias, con el fin de informarles la herramienta tecnológica que se utilizará en ellas o para concertar una distinta, si se deberá contar con la autorización del titular del despacho.

• Notificaciones personales Las notificaciones que deban hacerse personalmente y los anexos que deban entregarse para un traslado se podrán efectuar con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envío de previa citación o aviso físico o virtual. En este caso, la carga probatoria la tiene el interesado, pues deberá afirmar bajo gravedad del juramento, que se entenderá prestado con la petición, que la dirección electrónica o sitio suministrado corresponde al utilizado por la persona
a notificar, informado la forma como la obtuvo y allegando las evidencias correspondientes, particularmente las comunicaciones remitidas a la persona por notificar.
Por regla general, la notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a correr a partir del día siguiente al de la notificación, estos términos según el parágrafo 1 del artículo 8, se aplicarán a las actuaciones de cualquier naturaleza, incluidas las pruebas extraprocesales o del proceso, sea este declarativo, declarativo especial, monitorio, ejecutivo o cualquiera otro. Para los fines de esta norma se podrán implementar o utilizar sistemas de confirmación del recibo de los correos electrónicos o mensajes de datos, lo cual evita la excusa de que no se vio nada o que nunca llego el correo, a pesar de que si se surtió correctamente la notificación.
El decreto garantiza el derecho a la defensa pues añade la posibilidad de que se discuta la forma en cómo se practicó la notificación, pues si existe discrepancia sobre esta, la parte que se considere afectada deberá manifestar bajo la gravedad del juramento, al solicitar la declaratoria de nulidad de lo actuado, que no se enteró de la providencia, y además deberá cumplir con lo dispuesto en los artículos 132 a 138 del CGP, que regulan los requisitos, el tramite y la procedencia de las causales de nulidad.
El parágrafo 2 del artículo 8 le da potestad a las autoridades judiciales para que de oficio o a petición de parte, soliciten información de las direcciones electrónicas o sitios de la parte por notificar que estén en las Cámaras de Comercio, superintendencias, entidades públicas o privadas, con posibilidad de utilizar aquellas que estén informadas en páginas Web o en redes sociales, este último caso puede resultar conflictivo, puesto que no siempre el correo con el que se crea una red social es el correo personal del usuario, lo cual puede traer como consecuencia una indebida notificación.
• Notificación por estado y traslados Actualmente se puede consultar y descargar el estado electrónico y las providencias con los link de la página web de la rama judicial. El decreto 806 dispone la fijación virtual de las notificaciones por estado con inserción de la providencia, elimina la formalidad de imprimir, firmar o dejar la constancia del secretario con firma al pie de la providencia respectiva, de la misma forma podrán surtirse los traslados que deban hacerse por fuera de audiencia .El hecho de que los ejemplares de los estados y traslados virtuales se conserven en línea para consulta permanente por cualquier interesado, facilita y descongestiona las oficinas judiciales, pues normalmente
los usuarios se atiborran para lograr notificarse de las diferentes actuaciones judiciales.
En virtud de la reserva legal, el decreto 806 trae la prohibición de insertar en el estado electrónico providencias que decreten medidas cautelares, que hagan mención a menores, o cuando la autoridad judicial así lo disponga. El Parágrafo del articulo 9 trae un avance maravilloso y es la posibilidad de prescindir del traslado por secretaria, ello cuando una parte acredite haber enviado un escrito del cual deba correrse traslado a los demás sujetos procesales, mediante la remisión de la copia por un canal digital, en este caso el traslado se entenderá realizado a los dos (2) días hábiles siguientes al del envío del mensaje y el término respectivo empezará a correr a partir del día siguiente.

• Emplazamiento para notificación personal Continúan los emplazamientos de conformidad con artículo 108 del CGP, se quita la necesidad de publicación en un medio escrito, es decir, solo los emplazamientos solo se harán en el registro nacional de personas emplazadas.
• Comunicaciones, oficios y despachos Ya el artículo 111 del CGP consagraba el surtimiento de las comunicaciones, oficios y despachos con cualquier destinatario, por el medio técnico disponible, sin embargo, el decreto 806 trae una presunción que facilitará las comunicaciones, pues todas las comunicaciones necesarias para dar cumplimiento a las órdenes judiciales que sean remitidas por los secretarios o los funcionarios mediante mensaje de datos a cualquier entidad pública, privada o particulares, no pueden desconocerse siempre que provengan del correo electrónico oficial de la autoridad judicial.
• Resolución de excepciones en la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo El parágrafo 2 del artículo 175 del CPACA indica que “cuando se formulen excepciones se correrá traslado de las mismas por secretaría, sin necesidad de auto que lo ordene, por el término de tres (3) días”, el decreto 806 hace una remisión normativa a los artículos 100, 101, 102 y 110 el CGP, disponiendo que todas las excepciones incluyendo las de cosa juzgada, caducidad, transacción, conciliación, falta de legitimación en la causa y prescripción extintiva. se tramitarán y decidirán de conformidad con el CGP, es decir, las excepciones se presentaran y se correrá traslado por el término de tres (3) días (Articulo 110 CGP), en ese término el demandante se pronunciará y subsanará los defectos, posteriormente se formularán y decidirán según los artículos 100, 101, 102, y si las excepciones requieren práctica el juez deberá decretarlas en el auto que cita a la audiencia inicial, practicarlas en el curso de esta y allí mismo las resolverlas, lo cual agiliza este procedimiento.
• Sentencia anticipada en lo contencioso administrativo: El CPACA no regula de manera explícita las reglas que se deben seguir para que el juez pueda dictar sentencia anticipada, el decreto 806 dispone de cuatro etapas procesales donde esto podrá ser posible, ello para agilizar los trámites y evitar desgastar la administración de justicia en determinados casos: antes de la audiencia inicial, cuando se trate de asuntos de puro derecho o no fuere necesario practicar pruebas, en cualquier estado del proceso, cuando las partes o sus apoderados de común acuerdo lo soliciten, sea por iniciativa propia o por sugerencia del juez (con la aceptación de esta petición por parte del juez, se entenderán desistidos los recursos que hubieren formulado los peticionarios contra decisiones interlocutorias que estén pendientes de tramitar o resolver, lo cual implica mayor celeridad), en la segunda etapa del proceso prevista en el artículo 179 del CPACA, cuando encuentre probada la cosa juzgada, la transacción; la conciliación, la caducidad, la prescripción extintiva y la falta de legitimación en la causa y en caso de allanamiento de conformidad con el artículo 176 CPACA.
• Apelación de sentencias en materia civil y familia Se modifica el procedimiento establecido en el CGP, si bien las partes podrán pedir la práctica de pruebas y el juez las decretará únicamente en los casos señalados en el artículo 327 CGP, se modifican los términos, pues se dispone que dentro del término de ejecutoria del auto que admite la apelación, el juez deberá pronunciarse dentro de los 5 días siguientes, ejecutoriado el auto que admite el recurso o el que niega la solicitud de pruebas, el apelante deberá sustentar el recurso a más tardar dentro de los 5 días siguientes, de la sustentación se correrá traslado a la parte contraria por el término de 5 días, vencido el término de traslado se proferirá sentencia escrita que se notificará por estado.
• Apelación en materia laboral: De igual forma establece el procedimiento regido por el termino de 5 días, disponiendo que una vez ejecutoriado el auto que admite la apelación o la consulta, si no se decretan pruebas, se dará traslado a las partes para alegar por escrito por el término de 5 días cada una, iniciando con la apelante, surtidos los traslados correspondientes, se proferirá sentencia escrita.
• Vigencia y derogatoria: Si bien el decreto legislativo rige a partir de su publicación y estará vigente durante los 2 años siguientes a partir de su expedición, transcurrido ese tiempo se deberán expedir medidas legislativas que permitan contrarrestar la congestión judicial que naturalmente incrementó la suspensión de los términos judiciales ordenada por el Consejo Superior de la Judicatura con fundamento en la emergencia sanitaria, la eficacia del decreto 806 se evaluará dependiendo de su aplicación en el trascurso de los dos años, que en mi opinión personal, constituye un avance ficticio, pues puede suceder que se conserven algunas disposiciones o por el contrario que sus artículos queden obsoletos, ya que será necesario materializar lo antes posible lo que está dispuesto en el Plan decenal de justicia (2017-2027) respecto de la implementación del expediente digital, que deberá permitir la interacción entre las partes y el despacho judicial por un canal electrónico, desarrollando una plataforma digital que permita a las autoridades judiciales y a los sujetos procesales generar documentos y realizar notificaciones digitales, presentar documentos u obtener copias de estos por medios digitales y obtener información del proceso, todo en línea.

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