Destaque Secretarial

Carta Aberta aos Gestores da Universidade Federal de Santa Maria

Nós, estudantes do Curso Técnico em Secretariado do Colégio Politécnico da Universidade Federal Santa Maria, solicitamos aos gestores, por meio desta carta, a abertura de vagas para o cargo de Técnico em Secretariado nos próximos concursos públicos.

Sabe-se que os cargos técnicos administrativos da Universidade, com atividades ligadas à área secretarial, são preenchidos mediante concurso, tendo por requisito, em sua maioria, Ensino Médio completo. No caso da profissão de secretariado, antigamente, por não haver pessoas suficientemente formadas na área e cursos existentes, a profissão era exercida por pessoas sem qualificação adequada. Hoje essa realidade é outra. Levando em consideração apenas o contexto da UFSM, este ano o Colégio Politécnico conta com o curso Técnico em Secretariado que, por sua vez, formará profissionais habilitados na área e cientes de que ser secretário(a) não é função e sim profissão. Além disso, a profissão conta com o apoio legal da Lei 7.377, de 30/09/85, complementada pela Lei 9.261 de 10/01/96, que regulamenta a profissão, atestando que o profissional de secretariado de nível médio é aquele portador de certificado de curso Técnico em Secretariado, com as seguintes atribuições: organização e manutenção dos arquivos da secretaria; classificação, registro e distribuição de correspondência; redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro; execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

Esta carga aberta, em defesa da identidade da categoria, também toma respaldo no Código de Ética do Secretariado, publicado no Diário Oficial da União em 7 de julho de 1989. Nesse documento, exige-se do profissional que ele lute pelo progresso da profissão e combata o exercício ilegal. Diante disso, buscamos, como futuros profissionais em secretariado, qualificação em nossa área de conhecimento para atuarmos com maestria. Nosso pedido, portanto, é pelo reconhecimento de nossa profissão.

Assim, nós – estudantes do Curso Técnico em Secretariado – deixamos aqui registrado nosso pedido. Temos a certeza de que os Senhores farão o possível para que os profissionais de Secretariado, sejam eles formados pelo Colégio Politécnico da UFSM ou por outra instituição, conquistem seu espaço na UFSM, possibilitando vagas nos próximos concursos públicos. Certos da compressão dos Senhores, aguardamos avaliação e notícias positivas acerca do nosso pedido.

Estudantes do Curso Técnico em Secretariado do Colégio Politécnico da UFSM

Santa Maria, 1º de julho de 2014.

Carta Aberta aos gestores da Universidade Federal de Santa Maria

Nós, como primeira turma do Técnico em Secretariado do Colégio Politécnico da UFSM, em prol de todos os estudantes do técnico e profissionais formados que já trabalham nessa área, solicitamos aos gestores da UFSM que, nos próximos concursos, abra vaga para Técnico em Secretariado. Tal recurso disponibilizar-nos-ia novas oportunidades e ampliaria cada vez mais a qualificação dessa profissão.
Sabemos que a profissão do secretário(a) é pouco valorizada, até mesmo por ser considerado uma profissão nova no undo do trabalho. Pelo fato da profissão ser nova, os estudantes do Técnico em Secretariado da UFSM, por meio desta carta, requisitam aos gestores que considerem a possibilidade de abrirem vagas para profissionais da área secretarial nos próximos concursos. Necessitamos de novas oportunidades para que nossa profissão seja reconhecida e valorizada, para que as empresas e instituições passem a dar preferências aos secretários(as) formados na área.
Além disso, a profissão de secretariado(a) é regulamentada há 29 anos pelas Leis n°s 7.377/85 e 9.261/96. De acordo com essa Lei, só pode exercer a profissão quem possui a formação acadêmica de nível superior ou nível técnico. Pela falta de profissionais formados na área secretarial e de ainda haver poucas oportunidades de concursos, pessoas sem formação acabam ocupando essas vagas de empregos. Ao disponibilizar vagas em concursos na universidade, além de valorizar o curso técnico em Secretariado oferecido pela UFSM, o reconhecimento e o acesso de informações sobre essa profissão aumentaria muito.
Dessa forma, nós, estudantes do Técnico em Secretariado, esperamos que os gestores possam mudar essa realidade. Precisamos de novas oportunidades para dar continuação a nossa profissão. Diante disto, pedimos a compreensão e o apoio de todos.
Respeitosamente,
Alunos do curso Técnico em Secretariado

Santa Maria, 1° de julho de 2014.

Destaque Secretarial Reportagens, notícias, artigos de opinião, entrevistas, eventos para interessados na área Secretarial.

UMA NOVA VISÃO SECRETARIAL por Denise Castiel Gonzales

É formada em Arquivologia pela UFSM e Letras com habilitação em Português/Espanhol pela URI (Universidade Regional Integrada) Campus Santiago/RS, pós-graduação em literatura Espanhola e Hispano-Americana(URI Campus Santo Ângelo/RS). Atualmente trabalha como secretária executiva na secretaria administrativa do Colégio Politécnico da UFSM realizando um trabalho amplo e diversificado em conjunto com colegas de trabalho, procurando atender a todos e também para que o “serviço” não se acumule.

Destaque Secretarial - Quais foram suas dificuldades no começo?
Denise Castiel Gonzáles- Como qualquer trabalho, dificuldades existiram, mas nenhuma que não fosse possível de ser resolvida. Em primeiro lugar, temos que ser humildes o suficiente para dizermos que não entendemos “tal” coisa e pedirmos ajuda. Todo o dia se aprende muito, pois o trabalho é cíclico e rico em detalhes, em prazos. Temos que saber ler, escrever e interpretar muito bem os documentos que nos pedem para fazer.

DS – Sobre a instituição que trabalha – como funciona a gestão?
Denise Castiel Gonzáles - Aqui no Colégio Politécnico, em minha opinião, a gestão é sinônimo de que os recursos que são disponibilizados atendem às necessidades internas e externas, alcançando seus objetivos.

DS – Qual deve ser o perfil da secretária em uma instituição?
Denise Castiel Gonzáles - A secretária executiva terá algumas ferramentas para desempenhar bem suas funções, tais como: ter motivação, liderança, comunicação, responsabilidade nas decisões; administrar bem o tempo, dominar a informática, saber a importância de escrever e falar bem idiomas.

DS – Considerando que na UFSM existem muitos servidores públicos atuando na área, qual sua opinião para disponibilizar vagas para o próximo concurso?
Denise Castiel Gonzáles - Sou favorável e da opinião que existam vagas para Secretários Executivos, pois assim, todos os servidores atuariam em suas respectivas áreas, dentro das vagas disponíveis nos concursos públicos.

DS – No Brasil, existem poucos cursos de secretariado, o que você acha do surgimento do curso de graduação em Secretariado?
Denise Castiel Gonzáles - Um curso de graduação em Secretariado vai preparar um profissional com capacidades mais específicas para a área, treinados para aplicar conceitos e ferramentas tecnológicas específicas de assessoramento, implantar e executar atividades e metas da área, organizar eventos, viagens, possuir boa relação com clientes e fornecedores, comunicar e redigir textos técnicos, além de gerenciar informações em geral. Acredito que o Bacharelado em Secretariado é uma ótima opção para quem quer seguir na carreira em uma grande empresa, ou até mesmo na área pública através de concurso.

DS – No seu ponto de vista, como deve agir um profissional recém formado em técnico em Secretariado perante as dificuldades iniciais?
Denise Castiel Gonzáles - O profissional, seja ele técnico ou bacharel, tem que ter ética para tratar qualquer assunto, incluindo o sigilo absoluto sobre qualquer assunto, ter certeza e firmeza nas suas decisões, ter amor e gostar daquilo que está fazendo. O profissional perante uma situação de dificuldade deve pedir ajuda a alguém mais experiente para solucionar e seguir seu trabalho com a maior naturalidade, pois pedir ajuda não é feio, feio é errar e deixar errado.

Alunas: Camila Marques, Maria de Fátima Rossato, Patrícia Favero, Waldeliza Mota.

ENTREVISTA: TROCA DE FUNÇÕES SECRETARIAIS

A funcionária Lúcia Pistoja, formada em Pedagogia, é técnica em assuntos educacionais e trabalha no colégio Politécnico há nove anos. Já trabalhou no Departamento de Administração, Biblioteca Central e, no momento, atua na secretaria Escolar do Colégio. Lúcia salientou que os cargos exercidos por ela sempre foram remanejados dentro da Universidade de acordo com a troca de gestão e assuntos políticos. Ela foi entrevistada pelo Destaque Secretarial para compartilhar suas experiências na área do Secretariado.

Destaque Secretarial: Quais as atividades desenvolvidas pela Senhora na Secretaria Escolar?
Lúcia Pistoja: Em sua totalidade, é o atendimento ao público, o controle da vida escolar dos alunos e o uso do sistema SIE.

Destaque Secretarial: Quais dificuldades foram encontradas no ambiente de trabalho?
Lúcia Pistoja: Nenhuma. O relacionamento em grupo e recepção por parte dos colegas de tralho foi acolhedor. No início, tive dificuldades com o sistema mesmo (SIE), mas houve ajuda e explicação. Agora tudo está claro.

Destaque Secretarial: Em relação ao seu cargo desempenhado, você se sente realizada profissionalmente?
Lúcia Pistoja: Sim, em todas as funções exercidas me senti bem, sempre secretariei, mas nunca exerci o cargo de pedagoga, sempre fui desviada de função. Mas procuro dar o melhor de mim.

Destaque Secretarial: Qual a sua mensagem de incentivo para os futuros(as) secretários(as)?
Lúcia Pistoja: Estar trabalhando nessa área possibilita conhecer muitas pessoas e novas formas de relacionamento. Dedicar-se, desempenhar bem seu serviço, fazer um bom trabalho valem a pena e você será valorizada(o)

Entrevista realizada pelos estudantes do curso Técnico em Secretariado: Aline Venturini, Fernando Pereira, Emilana Soares Ziani e Rosa Mara Facco.

ENTREVISTA - Secretariado: A profissão que está em ascensão.

A Destaque Secretarial entrevistou a Secretária Executiva do Centro de Ciências Rurais (CCR) da UFSM, Luciana Nunes de Oliveira, formada em Secretariado Executivo Trilíngue, pela Universidade Federal de Viçosa (MG), especialista em Logística Empresarial pela Universidade Federal de Juiz de Fora (MG) e mestre em Administração formada pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul. O objetivo da entrevista foi esclarecer ao leitor que, para atuar na área secretarial, é necessário ter uma formação, seja Técnica ou de Graduação.

Destaque Secretarial: Há quanto tempo você é secretaria executiva?
Luciana: Exerço o cargo de Secretária Executiva desde 01/12/2010. Minhas experiências anteriores são na área de comércio exterior (assistente de exportação)

DS: Por que resolveu atuar na área secretarial?
Luciana: Meu interesse pela área começou antes da faculdade, ao ler sobre o curso e me interessar pelo o que era estudado. Após o curso, a primeira oportunidade de trabalho foi em outra área, mas como queria fazer o mestrado no RS, resolvi prestar o concurso para Secretária Executiva na UFSM.

DS: Quais são as atividades desempenhadas em seu dia a dia?
Luciana: Como Secretária na UFSM, eu tenho uma série de atividades relacionadas à Secretaria e em alguns casos, ajudo na tomada de decisão no meu local de trabalho. As atividades principais são: atendimento ao público, organização de reuniões (convocação, ata e preparação de material antes e após a reunião), organização de toda documentação para o funcionamento de uma Secretaria de Pós-Graduação, redação de documentos (em alguns casos em inglês), organização de viagens, etc.

DS: Ser secretária foi a sua primeira opção ou você atuava em outro ramo?
Luciana: Não, a primeira oportunidade foi na área de comercio exterior, como assistente de exportação de indústrias de móveis. Mas mesmo sendo em outra área, usei muitos conceitos aprendidos no curso de Secretariado.

DS: O que falta na sua percepção para a profissão ser mais valorizada?
Luciana:Um conselho federal de Secretariado, para poder atuar rigidamente e impedir que profissionais sem registro profissional exerçam a profissão. Dentro da própria Universidade é possível ver o descaso com a profissão, com vários profissionais de outras áreas exercendo o cargo. E o descaso ainda é maior se analisarmos a situação do técnico em Secretariado, com vagas para assistente em Administração que possuem apenas o ensino médio e NENHUM técnico em Secretariado.

DS: Como você vê o campo de atuação na área secretarial hoje, em vista de quando começou?
Luciana: A tendência é crescer cada vez mais, com mais vagas no setor privado ou público, porém, enquanto não tiver punição severa para empregadores que fazem contratação irregulares, continuaremos perdendo nossas vagas para profissionais de outras áreas.

DS: Qual a sua visão e que dicas você daria para os estudantes da primeira turma do Curso Técnico em Secretariado do Colégio Politécnico?
Luciana: Esta turma tem que ser o exemplo para os demais. Tem que ser uma turma que comece a lutar para que a UFSM abra concurso para técnicos em Secretariado, dando oportunidade para que os alunos assumam postos de trabalhos aqui na UFSM. E acredito que esta turma trará ao mercado de trabalho profissionais qualificados e diferenciados dos apenas que possuem ensino médio completo.

Alunas: Analú, Delma, Eliene e Priscila Vicente

Curso Técnico em Secretariado do Colégio Politécnico da UFSM já possui logotipo. Foi produzido pela publicitária Quelen Gomes. Confiram, curtam e compartilhem.

ENTREVISTA: Profissões sem restições.

O Destaque Secretarial entrevistou Rita de Cássia Borges Liberalesso, graduada em Educação Física, Mestre em Educação, Técnica em Assuntos Educacionais. Atua na secretaria da unidade de Educação Infantil Ipê Amarelo da UFSM desde 2013. Rita nos ensina que, independente da profissão, não há restrições de tarefas. Confira abaixo a entrevista:

Destaque Secretarial: Há quanto tempo está na UEIIA?
Rita de Cássia: Desde março de 2013
Destaque Secretarial:Há quanto tempo exerce esse cargo?
Rita de Cássia: Na Ipê amarelo, meu cargo é técnica em assuntos Educacionais, e quebra galho na secretaria, desde março de 2013.

Destaque Secretarial: Já trabalhou na secretaria de alguma outra instituição ou como secretária?
Rita de Cássia: Não. Desde que vim para a Ipê amarelo, minha função sempre foi de Técnica em Assuntos Educacionais, mas eu sabia que a unidade não tinha uma pessoa para a secretaria e, então, eu me propus a ajudar, mesmo não sendo meu cargo.

Destaque Secretarial:Tem alguma coisa em comum o Técnico em Assuntos Educacionais e quebra-galho na secretária?
Rita de Cássia: Eles se encaixam, mesmo sendo setores completamente diferentes. O Téc. em Assuntos Educacionais é uma área muito ampla e permite espaço para atuar em diversos setores da área educacional. Não tem restrições de trabalho.

Destaque Secretarial:Gosta do que faz?
Rita de Cássia: Gosto, claro.Sou muito automotivada.Mas acho ainda que, no caso da secretária, deveria ser executada por um profissional da área, tecnicamente, como um secretário executivo ou até mesmo um Técnico em Secretariado. Mas sabemos que a Universidade não tem estrutura para designar alguém para esse cargo aqui na Ipê.

Destaque Secretarial:Indica esta área?
Rita de Cássia: Eu indico qualquer atividade, em qualquer lugar para quem quer aprender. A pessoa pode atuar em um setor que parece não ter sentido com a sua formação e conectar as duas. Tudo pode ser ligado, eu acredito que é só você se colocar com vontade de aprender, como no curso de vocês ( Técnico em Secretariado) que também é bem amplo. Depende de cada um. Eu gosto de saber um pouco de tudo, de transmitir em diferentes áreas e em todos os níveis, ensino fundamental, médio, técnico, graduação, enfim.

Destaque Secretarial: Que mensagem você deixa aos estudantes de Secretariado?
Rita de Cássia: Que vão estudar. Em qualquer curso, encontramos profissionais envolvidos em todas as áreas. Tem que se envolver, tem que estudar, trabalhar, fazer o que gosta. Claro, que nem sempre vai se fazer o que gosta ou trabalhar com quem gosta, tem o lado do trabalho que não é glamouroso, mas que temos que aprender a lidar. Tem que se colocar para estudar, para aprender, dialogar com as pessoas.

Alunas: Aline Bagolin, Cíntia, Priscila Noronha e Valesca

Profissional em Secretariado e suas funções

A atualização do currículo do secretário(a) é de suma importância para que sua profissão seja reconhecida no mundo do trabalho. Sabe-se que para ter uma boa comunicação, o secretário(a) precisa estar sempre acompanhando as notícias, a comunicação escrita é tanto ou mais importante ainda.

As tecnologias que existem refletiram-se nos textos, que se tornaram mais objetivos e informais. O secretário(a) deve e pode aproveitar a evolução tecnológica existente, aproveitando para participar de eventos em sua área e aprimorar suas habilidades secretariais.

O secretário(a) organiza as atividades administrativas do local onde trabalha. É sua responsabilidade também manter os contatos com as organizações que sua empresa participa e organizar a agenda. A fim de otimizar o tempo, o secretário(a) precisa de conhecimentos prévios, para isso, é fundamental que o mesmo tenha experiência na área ou recursos específicos.

O Profissional em secretariado pode atuar em empresas de pequeno e grande porte, como prestadora de serviços, comércio, consultórios, multinacionais, entre outros. Para que possa ser reconhecido em seu trabalho, o profissional deve se manter sempre atualizado, através de cursos e leituras frequentes.

A importância da qualificação profissional

No decorrer dos anos, a qualificação para atuar na área secretarial vem se acentuando. São oferecidos cursos técnicos e de graduação para atuar como secretária(o) no mercado de trabalho, além disso o profissional da área secretarial deve portar seu registro; isto acontece a partir dos anos 80, porque antes não existia lei a qual regulamentava a profissão.

Quando começou a surgir o curso de secretariado, o profissional da área ficou ainda mais apto para exercer suas funções na empresa. Antes de surgir esses cursos, a(o) secretária(o) aprendia o seu ofício na prática, ou seja, o empregador a ensinava suas funções e com o tempo o profissional iria adquirir a prática do serviço a ser executado.

Todo profissional deve portar o seu registro profissional para atuar na área, junto à antiga DRT( Delegacia Regional do Trabalho), atual SRTE (Superintendência Regional do Trabalho e Emprego). Aquela pessoa que não está registrada junto a estes órgãos acima citados, está trabalhando na ilegalidade, sem nenhuma formação profissional na área secretarial. Além disso, nós, estudantes do curso Técnico em Secretariado, vemos muitos indivíduos sem a devida qualificação para o mercado de trabalho.

Portanto, a qualificação secretarial está estabelecida e regulamentada desde os anos 80, mas ainda assim há pouco reconhecimento sobre as atribuições de um(a) secretária(o), tanto vinda do executivo, como também da sociedade em geral.

Texto elaborado pelas alunas do curso Técnico em Secretariado: Analú, Delma, Eliene e Priscila Vicente.

A importância da qualificação para a área do Secretariado

A partir da Lei de Regulamentação 7.377 de 30/09/1985 e 9.261 de 10/01/1996, bem como os direitos e deveres atribuídos aos secretários(as) no Código de Ética, indaga-se: por que é tão importante a(o) secretária(o) qualificar-se?

Nos espaços/tempos da realidade, há preocupações quanto à qualificação. Profissionalmente, referimo-nos aos poucos cursos existentes de Técnicos em Secretariado e Secretariado Executivo nas instituições de ensino. Outro ponto a ser considerado é a área de atuação, pois há carência de profissionais com titulação para tal. Além disso, não existe um conselho e destacamos que o profissional qualificado, sendo conhecedor do Código de Ética e trabalhando conforme as leis e normas, está mais preparado para exercer a profissão de Técnico em Secretariado.

Enfim, as exigências por conhecer as habilidades, competências e técnicas secretariais mostram-se primordiais em secretariado. Assim, a atualização por parte do(a) secretária(o) é importante para reconhecimento profissional ao mundo do trabalho.

Texto redigido por: Aline Dal Bem Venturini, Emilana Soares Ziani, Fernando Pereira, Rosa Facco.

Leitura: Reaprendendo seu significado
Por Emilana Soares Ziani

Nos espaços/tempos de atuação na rotina secretarial, o processo de compreensão sobre a leitura se apresenta de maneira significativa, de ensino e aprendizagem dentro dos setores de vínculo empregatício desenvolvido pela(o) secretária(o). Em diversos contextos, estabelecemos “relações de poder”, onde prevalece a lei do mais forte. A sociedade contemporânea exige dos sujeitos conhecimentos básicos sobre o campo que irá atuar, no caso da(o) secretária(o), dominar a escrita e a oratória são elementos essenciais.

Contudo, o mercado de trabalho está mais exigente nas contratações, sendo requisito ter habilidades e competências sobre as tecnologias de informação e comunicação (TICS). Concernente ao “poder da leitura”, refiro-me a uma característica ou marca registrada de cada sujeito, este influencia nas nossas práticas discursivas e argumentativas, pois uma pessoa que domina a leitura se apresenta perante os outros com uma segurança e postura mais adequada.

Assim, o labor desenvolvido pela(o) secretária(o) dentro de uma empresa exige o conhecimento sobre a escrita, os recursos midiáticos e tecnológicos, sendo a base inicial o ato de ler, saber o que lê e compreender. Em suma, faz parte da formação inicial e continuada de qualquer pessoa e essencialmente das funções atribuídas a uma secretária(o) desejar e desenvolver o gosto pela leitura para assim, em meio a sua rotina, desenvolver um bom trabalho.