Tiếng Anh nơi công sở

HUỶ CUỘC HỌP

Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp thì có lúc bạn sẽ phải huỷ cuộc họp. Dưới đây là vài câu nói bạn có thể sử dụng cho tình huống này.

"There are four people who will not be able to attend the meeting tomorrow. I am going to reschedule the meeting to a more convenient time." (Có 4 người sẽ có thể không tham dự buổi họp ngày mai. Tôi sẽ lên lịch họp lại vào thời gian thuận tiện hơn.)

"The director asked that we postpone the finance meeting until the quarterly report comes out. So I'll send an update with the new date and time later this week." (Giám đốc yêu cầu chúng ta hoãn cuộc họp tài chính cho đến khi báo cáo quý hoàn tất. Vì vậy tôi sẽ gửi một bản cập nhật với ngày giờ mới vào cuối tuần này.)

Vài cuộc họp là cuộc họp hàng tuần xảy ra cùng lúc. Bình thường những cuộc họp này bị huỷ khi không có vấn đề gì để nói.

"There is nothing new to discuss this week, so we are going to cancel this week's agenda meeting." (Tuần này không có gì mới để thảo luận, vì vậy chúng ta sẽ huỷ lịch họp tuần này.)

"I am running late this morning. Let's postpone the meeting until the afternoon." (Sáng nay tôi sẽ đến trễ. Chúng ta sẽ hoãn cuộc họp cho đến chiều.)

"I can't make it in tomorrow, so let's cancel this week's meeting. I'll email everyone if something new comes up." (Ngày mai tôi không thể đi làm được, vì vậy chúng ta huỷ cuộc họp tuần này nhé. Tôi sẽ gửi email cho mọi người nếu có gì mới cần thảo luận.)

TRƯỚC CUỘC HỌP

Trước một cuộc họp, có rất nhiều câu hỏi để hỏi. Nếu bạn tò mò về cuộc họp sẽ nói về vấn đề gì, bạn sẽ cần phải hỏi người tổ chức cuộc họp. Bạn cũng có thể hỏi những câu như cuộc họp sẽ mất bao lâu, và ai sẽ đến họp. Chúng ta hãy thử một vài câu sau nhé.

"Hi Jack. Do you know who is coming to your meeting at 2:00?" (Chào Jack. Anh có biết ai sẽ đến cuộc họp của anh vào lúc 2:00 không?)

"Who all did you invite to the triage meeting?" (Bạn đã mời tất cả những ai đến cuộc họp phân loại vậy?)

"Hi Jack. How long do you think the meeting will be?" (Chào Jack. Anh nghĩ cuộc họp sẽ mất bao lâu?)

"I have to schedule another appointment at 4:00 but I don't want it to overlap with yours. How long is the meeting going to be?" (Tôi phải sắp xếp cuộc hẹn khác vào lúc 4:00 nhưng tôi không muốn nó trùng lịch với bạn. Cuộc họp sẽ mất bao lâu?)

"Is the meeting going to be more than an hour?" (Cuộc họp sẽ hơn một tiếng phải không?)

"What time was the meeting again?" (Lần nữa cuộc họp lúc mấy giờ?)

"When are you going to make that presentation? I thought it was today?" (Khi nào bạn sẽ làm bài thuyết trình đó? Tôi nghĩ là ngày hôm nay phải không?)

Dưới đây là những câu nói thông thường mà người ta sử dụng khi họ không thể dự họp.

"I have another appointment that conflicts with your meeting. I will not be able to make it." (Tôi có cuộc hẹn khác trùng với cuộc họp của bạn. Tôi sẽ không thể tham dự được.)

"I have another meeting that I cannot miss. I won't be able to make yours." (Tôi có cuộc họp khác mà tôi không thể bỏ lỡ được. Tôi sẽ không thể dự cuộc họp của bạn được.)

"I won't be able to go to the 3:00 meeting. I have another appointment at the same time." (Tôi sẽ không thể đến cuộc họp lúc 3:00 được. Tôi có cuộc hẹn khác vào cùng giờ đó.)

"I can't go to the meeting at 4:00. I have a doctor's appointment. Can you take notes for me?" (Tôi không thể đến cuộc họp lúc 4:00 được. Tôi có cuộc hẹn với bác sỹ. Bạn có thể ghi chú lại cho tôi được không?)

"I'm going to be out of town tomorrow, so I won't be able to attend the quarterly meeting. Can you send me a mail on the topics that were discussed?" (Tôi sẽ ra khỏi thành phố vào ngày mai, nên tôi sẽ không thể tham dự cuộc họp hàng quý được. Bạn có thể gửi cho tôi một email về các chủ đề đã được thảo luận không?)

GỬI VÀ NHẬN THÔNG TIN

Trong khi bạn đang làm việc, bạn sẽ cần phải gửi thông tin qua lại cho đối tác kinh doanh hoặc khách hàng. Chúng ta không chỉ gửi và nhận thông tin bằng email mà còn qua fax, chuyển phát.

"Hi Jack, I have the final documents requiring your signature. I will have them delivered to you by tomorrow. If you can sign them and return them, we can submit the documents by Friday." (Chào Jack, tôi có tài liệu chính thức cần chữ ký của anh. Tôi sẽ nhờ người gửi cho anh vào ngày mai. Nếu anh có thể ký và gửi chúng lại thì chúng ta có thể đăng ký tài liệu vào thứ sáu.)

"Hi Ruth, I have the escrow papers ready for review. Should I mail them to you, or can I fax them?" (Chào Ruth, tôi có các bản giao kèo sẵn sàng để xem xét. Tôi nên gửi mail chúng cho anh hay tôi fax chúng?)

"Do you have a fax machine?" (Bạn có máy fax không?)

"Can I have your fax number?" (Tôi có thể có số fax của bạn được không?)

"When you finish the final review, can you fax over the documents. Our fax number is 555-345-6789." (Khi bạn hoàn tất việc rà soát cuối cùng, bạn có thể gửi các tài liệu qua fax được không. Số fax của chúng tôi là 555-345-6789.)

"I have a package that I am going to send out. I will Fed-Ex it to you tonight." (Tôi có một gói hàng mà tôi sẽ gửi ra ngoài. Tôi sẽ gửi phát nhanh nó đến anh vào tối nay.)

Fed-Ex là cách nói ngắn của Federal Express. Đó là một công ty chuyển phát nhanh. Rất nhiều doanh nghiệp ở Mỹ sử dụng phương pháp này để vận chuyển đồ vật, nên nó trở nên rất phổ biến để nói 'Fed-Ex it.'

"I believe I have your fax number. Is it 555-234-5678?" (Tôi tin rằng tôi có số fax của bạn. Có phải số 555-234-5678 không?)

Nếu một người nói rằng họ sẽ gửi thông tin, bạn có thể phải gọi cho họ để kiểm tra tình trạng nếu bạn không nhận được nó.

"Hi Mary, this is Diana at ABC Marketing Co. Can I get a status on the fax you are going to send over?" (Chào Mary, đây là Diana ở Công ty Tiếp thị ABC. Tôi có thể có được tình trạng trên máy fax mà bạn sắp gửi qua không?)

"Can you check on the status of the documents you are faxing to me? I haven't received it." (Bạn có thể kiểm tra tình trạng của các tài liệu mà bạn đang gửi fax cho tôi không? Tôi chưa nhận được nó.)

"Hi Mary, I didn't receive the fax last night. Can you fax it again? We should also confirm what fax number you have on file." (Chào Mary, tối qua tôi không nhận được fax. Bạn có thể fax nó lại không? Chúng ta cũng nên xác nhận số fax mà bạn có trong hồ sơ.)

ĐỂ LẠI TIN NHẮN

Khi bạn gọi điện cho ai đó và họ không có ở đó, bạn phải để lại tin nhắn vào hộp thư thoại của họ. Bạn nhớ nói tên của bạn, công ty của bạn và cuộc gọi liên quan đến vấn đề gì. Sau đó bạn để lại số điện thoại của bạn ngay cả khi bạn nghĩ rằng họ có nó.

"Hi Mary, this is Josh from ABC Company. I have some questions regarding the financial data you sent me yesterday. Can you give me a call back when you have time? My number is 555-123-4567. Thank you." (Chào Mary, đây là Josh từ Công ty ABC. Tôi có một số câu hỏi liên quan đến dữ liệu tài chính mà bạn đã gửi cho tôi ngày hôm qua. Bạn có thể gọi điện lại cho tôi khi bạn có thời gian không? Số điện thoại của tôi là 555-123-4567. Cảm ơn.)

"Hi Jack, this is Julie from Consult R Us. I am missing a couple pages on the document you sent me. Can you call me when you are free? My number again is 555-321-7654. Thank you." (Chào Jack, đây là Julie từ Consult R Us. Tôi đang thiếu một vài trang trong tài liệu mà bạn đã gửi cho tôi. Bạn có thể gọi cho tôi khi bạn rãnh không? Số điện thoại của tôi lại là 555-321-7654. Cảm ơn.)

Trong một số trường hợp, bạn sẽ nhận một tin nhắn điện thoại như thế này. Nếu bạn phải gọi lại cho họ và họ cũng không có ở đó, bạn có thể để lại lời nhắn nói rằng bạn đang trả lời cuộc gọi của họ. Dưới đây là một ví dụ.

"Hi Josh, this is Mary and I am returning your call. I'll be in the office for the next three hours, so feel free to call me back any time. Just in case, my number is 555-234-5678." (Chào Josh, đây là Mary và tôi đang trả lời cuộc gọi của bạn. Tôi sẽ ở trong văn phòng trong ba giờ tới, vì vậy xin cứ tự nhiên gọi lại cho tôi bất cứ lúc nào. Trong mọi trường hợp, số của tôi là 555-234-5678.)

"Hi Julie, this is Jack. I double checked the documents I sent you and I am not sure what pages you are missing. I might not be at my desk, so feel free to call me on my cell phone. The number is 227-1000. Hope to hear from you soon so we can straighten this out." (Chào Julie, đây là Jack. Tôi đã kiểm tra kỹ các tài liệu mà tôi đã gửi cho bạn và tôi không chắc bạn đang thiếu những trang nào. Tôi có thể không ở tại bàn làm việc, nên cứ tự nhiên gọi cho tôi bằng điện thoại di động. Số là 227-1000. Hy vọng được nghe từ bạn sớm để chúng ta có thể giải quyết việc này.)

Ở trường hợp khác, bạn có thể gọi cho ai đó và họ có thể không gọi lại cho bạn. Trong trường hợp này, bạn nên lịch sự gọi lại cho họ một lần nữa. Đây là cách bạn có thể để lại một tin nhắn thứ hai.

"Hi Mary, this is Josh again from ABC Company. I'm not sure if you got my first message so I am leaving one more. I have some questions regarding the financial data you sent me several days ago. Can you call me at 555-123-4567 when you get a chance? Thank you." (Chào Mary, đây là Josh nữa từ Công ty ABC. Tôi không chắc bạn có nhận được tin nhắn đầu tiên hay không nên tôi để thêm một cái nữa. Tôi có một số câu hỏi liên quan đến dữ liệu tài chính mà bạn đã gửi cho tôi cách đây vài ngày. Bạn có thể gọi cho tôi vào số 555-123-4567 khi bạn có thể không? Cảm ơn.)

Nếu công ty không có hộp thư thoại, bạn có thể để lại tin nhắn cho thư ký. Sau khi yêu cầu gặp người mà bạn đang cần tìm, nếu họ nói họ không có ở đó thì bạn hãy để lại tin nhắn cho họ.

"Can you have Julie return my call? This is Jack, and my number is 555-123-4567." (Bạn có thể nói Julie gọi lại cho tôi được không? Đây là Jack, và số của tôi là 555-123-4567.)

CHUYỂN HƯỚNG CUỘC GỌI

Nhận cuộc gọi

"I believe Joe Carry in marketing can help you with that. Do you have his contact information?" (Tôi tin Joe Carry ở phòng tiếp thị có thể giúp bạn việc đó. Bạn có thông tin liên lạc của anh ấy không?)

"I'm not sure about that. I'm pretty sure Mitch Smith will be able to answer this and other questions. Let me give you his number." (Tôi không chắc về điều đó. Tôi chắc Mitch Smith sẽ có thể trả lời cái này và những câu hỏi khác. Để tôi đưa cho bạn số của anh ấy.)

Gọi điện thoại

"Can you redirect me to that person?" (Bạn có thể chuyển máy cho tôi đến người đó không?)

"Can I get his contact information?" (Tôi có thể có được thông tin liên lạc của anh ấy không?)

"Can I get his phone number?" (Tôi có thể có được số điện thoại của anh ấy không?)

"What is the best way to contact her?" (Cách tốt nhất để liên lạc với cô ấy là gì?)

"Can you direct me to someone who can help?" (Bạn có thể chỉ cho tôi ai đó có thể giúp được không?)

"Hi, this is Matt from ABC Company. I have some questions on your Platinum level business package. Can you redirect me to someone who can help?" (Xin chào, đây là Matt từ Công ty ABC. Tôi có vài câu hỏi về gói kinh doanh cấp Platinum. Bạn có thể chuyển máy cho tôi đến ai đó có thể giúp được không?)

NÓI NGƯỜI NÀO ĐÓ BẠN SẼ GỌI LẠI CHO HỌ

Nếu bạn nhận thắc mắc hay câu hỏi từ khách hàng mà bạn không biết, bạn có thể nói cho họ biết bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho họ hoặc là nói cho họ hãy gọi điện cho người nào khác. Chúng ta hãy học cách nói những vấn đề này một cách chuyên nghiệp nhé.

"I don't have the answer right off hand. I'll need to find that information for you. Will it be ok if I call you back in about 30 minutes?" (Ngay bây giờ tôi không có câu trả lời. Tôi sẽ cần phải tìm thấy thông tin cho bạn. Nếu tôi gọi lại cho bạn trong khoảng 30 phút nữa thì có được không?)

"I believe I can find that information for you. It might take 10 minutes or so. Can I call you back with the information?" (Tôi tin tôi có thể tìm thấy thông tin cho bạn. Nó có thể mất 10 phút hoặc lâu hơn. Tôi có thể gọi lại cho bạn thông tin được không?)

"I'm not sure about the answer. I'll find the information and call you right back. Will that be ok?" (Tôi không chắc về câu trả lời. Tôi sẽ tìm thấy thông tin và gọi lại cho bạn ngay. Như vậy có được không?)

"I'm not sure about this one. Let me ask my manager. Can you please hold?" (Tôi không chắc về vấn đề này. Để tôi hỏi quản lý của tôi. Bạn vui lòng giữ máy được không?)

GỌI ĐIỆN THOẠI

Nói chuyện trên điện thoại là rất phổ biến trong văn phòng. Bạn sẽ ở trong tình huống bạn phải gọi điện cho ai đó, nhận cuộc gọi điện thoại, để lại tin nhắn, và một loạt các nhiệm vụ khác. Mỗi tình huống sẽ có những câu nói tương ứng sau đây.

+ Nhận cuộc gọi có lẽ là dễ nhất.

"Hello, this is Mike." (Xin chào, đây là Mike.)

"Microsoft, this is Steve." (Microsoft, đây là Steve.)

+ Gọi điện thoại cho ai đó thì khó khăn hơn một chút. Bạn nên nói rõ tên, bạn đến từ đâu, bạn gọi nói về cái gì và các câu hỏi. Chúng ta hãy xem những ví dụ sau.

"Hi Mary, this is Michael Johnson from ABC Consulting. I am reviewing the financial data for the payroll project. I will need the 2002 fiscal report to complete this task. Do you know where I can get a copy?" (Chào Mary, đây là Michael Johnson từ ABC Consulting. Tôi đang xem xét dữ liệu tài chính cho dự án tiền lương. Tôi sẽ cần báo cáo tài chính năm 2002 để hoàn thành nhiệm vụ này. Bạn có biết tôi có thể nhận được một bản sao ở đâu không?)

=> Ví dụ này rất rõ ràng, có tổ chức và súc tích. Đầu tiên nó giải thích người đó là ai, họ đang làm gì và họ cần gì. Nếu bạn cần gọi cho ai đó để có được thông tin thì bạn có thể sử dụng loại câu này.

Chúng ta hãy xem một ví dụ khác, nhưng lần này bạn yêu cầu giúp đỡ.

"Hi Bob. This is Steven from ABC Company. I'm calling in regards to the data entry program you created. I'm having trouble locating where the connection is made to the server. Can you help me with this?" (Chào Bob. Đây là Steven từ Công ty ABC. Tôi gọi về việc liên quan đến các chương trình nhập dữ liệu mà bạn đã tạo ra. Tôi đang gặp khó khăn về vị trí nơi mà các kết nối đến máy chủ. Bạn có thể giúp tôi điều này không?)

=> Tương tự như vậy, cuộc điện thoại này bắt đầu với lời giới thiệu của người gọi, một câu nói nhanh về cuộc gọi liên quan đến cái gì, và mô tả ngắn về người này cần cái gì. Nếu bạn trong tình huống này, bạn hãy sử dụng cách nói này và viết ra để bạn có thể nói một cách trôi chảy bạn cần gì. Sau khi bạn đã quen với việc đó thì bạn sẽ không cần phải viết ra nữa và bạn sẽ có thể nói nó một cách trôi chảy.

+ Nếu bạn có thắc mắc và nhân viên tư vấn hoặc nhân viên kinh doanh đang ghé thăm công ty bạn, thì việc hỏi họ tương tự như việc hỏi bất cứ ai khác.

"Hi Bob. I'm George. I'm the technical writer for this project. I had a question regarding the installation process. If you have a minute, can you show me the installation process? I'm having problems on the confirmation section." (Chào Bob. Tôi là George. Tôi là nhân viên viết kỹ thuật cho dự án này. Tôi có một câu hỏi liên quan đến quá trình cài đặt. Nếu bạn có một phút, bạn có thể chỉ cho tôi quá trình cài đặt được không? Tôi đang gặp vấn đề trong phần xác nhận.)

Thông thường, khi một người đang thăm công ty của bạn, việc nói cho họ biết vị trí của bạn là rất lịch sự nên họ có thể hiểu bạn sẽ cần loại giúp đỡ nào. Ở ví dụ trước, chúng ta đã sử dụng cùng quy trình để yêu cầu giúp đỡ với lời giới thiệu, nói với họ liên quan đến việc gì và các vấn đề hoặc thắc mắc là gì.

Xác minh thông tin

Đôi khi bạn phải xác minh một đơn đặt hàng, hoặc kiểm tra lại một con số. Nếu bạn có thông tin và bạn chỉ muốn xác minh rằng nó chính xác thì bạn có thể sử dụng những loại câu sau đây.

"Hi Debra, I'm analyzing the log files and noticed entry 14 was negative 42. Can you confirm if this is accurate?" (Chào Debra, tôi đang phân tích các file nhật ký và nhận thấy mục 14 là âm 42. Bạn có thể xác nhận nếu điều này là chính xác không?)

"I see that our April 2003 revenue was 1.2 million dollars. Can you double check that this figure is accurate?" (Tôi thấy rằng doanh thu tháng 4 năm 2003 của chúng ta là 1,2 triệu đô la. Bạn có thể kiểm tra lại con số này có chính xác không?)

"I am going to meet with the CFO in an hour. Can you look through this report and double check my findings? It should only take you 20 minutes or so." (Tôi sẽ gặp Giám đốc tài chính trong một giờ nữa. Bạn có thể xem qua báo cáo này và kiểm tra lại kết quả của tôi không? Nó chỉ mất khoảng 20 phút thôi.)

6 BƯỚC SOẠN MỘT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

Nhân đang nói về email, ad xin chia sẻ với các bạn 6 bước soạn một email chuyên nghiệp mà ad đã rút ra được trong quá trình làm việc của mình.

BƯỚC 1: ĐÍNH KÈM FILE
Nếu bạn gửi email có đính kèm file thì đây là bước đầu tiên vì sau khi soạn xong email, một số bạn nhanh tay gửi luôn và quên mất file đính kèm. Điều này làm cho người nhận rất khó chịu và làm mất thời gian của hai bên vì phải gửi email lại và đọc lại. Ngoài ra, bạn lưu ý chính sách bảo mật của công ty khi gửi kèm file. Ở một số công ty, file đính kèm phải được mã hoá trước khi đính kèm.
Nếu bạn gửi email không có đính kèm file thì bỏ qua bước này và bắt đầu với bước 2.

BƯỚC 2: ĐIỀN TIÊU ĐỀ EMAIL (SUBJECT)
Tiêu đề email nên viết gắn gọn, súc tích và nói lên được chủ đề của email; thường được viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu. Nếu bạn viết tiếng Việt có dấu thì người nhận có khi tiêu đề bị chuyển sang mã rất khó đọc. Ngoài ra, việc điền tiêu đề email trước sẽ giúp bạn dễ tìm trong hộp thư draft nếu bạn chưa soạn xong email.

BƯỚC 3: SOẠN NỘI DUNG EMAIL
Tuỳ vào đối tượng nhận email mà bạn có cách viết email khác nhau. Tuy nhiên, các bạn lưu ý việc trong email bạn gửi có đường dẫn của file hay link web thì bạn nên copy đường dẫn hoặc link đó để tránh nhập sai. Ngoài ra, bạn nên tránh viết sai chính tả nhé.

BƯỚC 4: KIỂM TRA LẠI CÁC BƯỚC TỪ BƯỚC 1 ĐẾN BƯỚC 3
Bạn nên kiểm tra lại 3 bước trên trước khi nhập địa chỉ email của người nhận vì khi bạn nhập địa chỉ email của người nhận xong nếu có lỡ tay nhấn nút send để gửi đi thì email của bạn đã hoàn chỉnh.

BƯỚC 5: NHẬP ĐỊA CHỈ EMAIL CỦA NGƯỜI NHẬN
Khi nhập địa chỉ email của người nhận ở các dòng To, Cc và Bcc, bạn nên nhớ nhập đúng địa chỉ email của người nhận, tránh nhập sai để không gây hậu quả nghiêm trọng. Ví dụ: đó là email bạn gửi cho Sếp nhưng lại điền địa chỉ email của khách hàng thì thật không hay lắm.

BƯỚC 6: KIỂM TRA LẠI TOÀN BỘ EMAIL
Trước khi gửi bạn nên kiểm tra lại toàn bộ email lại một lần nữa từ địa chỉ email, tiêu đề, file đính kèm đến nội dung email. Sau khi mọi thứ đều ok thì bạn nhấn gửi.

Ad hy vọng bài viết hữu ích với các bạn.

CHUYỂN TIẾP EMAIL

"I can't find the mail about our next project. Can you forward the mail to me?" (Tôi không thể tìm thấy email về dự án tiếp theo của chúng ta. Bạn có thể chuyển email đó cho tôi được không?)

"I got a useful email on productivity. I think I will forward it to our team." (Tôi nhận được một email hữu ích về năng suất. Tôi nghĩ tôi sẽ chuyển nó cho đội của chúng ta.)

"I have that email. I'll forward it to you." (Tôi có email đó. Tôi sẽ chuyển nó cho bạn.)

"If you find that mail, please forward it to me." (Nếu bạn tìm thấy email đó, xin vui lòng gửi nó cho tôi.)

"I'll forward you the mail I got from the manager." (Tôi sẽ chuyển tiếp cho bạn email mà tôi nhận được từ người quản lý.)

"I received a mail from the marketing manager. I don't know what she is asking for. Can I forward the mail to you?" (Tôi nhận được một email từ Trưởng phòng Tiếp thị. Tôi không biết chị ấy đang yêu cầu cái gì. Tôi có thể chuyển tiếp thư đó cho bạn được không?)

"One of our clients is asking for more data on the BB project. Who should I forward this mail to?" (Một trong những khách hàng của chúng ta đang yêu cầu cho thêm dữ liệu về dự án BB. Tôi nên chuyển tiếp thư này đến cho ai?)

"Forward the complaint to the manager. I think he should see this." (Hãy chuyển tiếp đơn khiếu nại đến người quản lý. Tôi nghĩ anh ấy nên thấy nó.)

+ Việc gửi đến một địa chỉ thay thế là rất phổ biến khi email công việc không hoạt động. Dưới đây là một số câu nói bạn có thể sử dụng nếu bạn trong tình huống này. Một số công ty không cho phép làm điều này, nên hãy chắc chắn rằng công ty của bạn không có chính sách cấm điều này.

"My work email is currently down. Can you send it to my personal email address? It is [email protected]." (Email công việc của tôi hiện tại đang bị hư. Bạn có thể gửi nó đến địa chỉ email cá nhân của tôi được không? Đó là [email protected].)

"I'm having problems with my work email account. Can you send it to [email protected] instead?" (Tôi đang có vấn đề với tài khoản email công việc của tôi. Bạn có thể gửi nó đến địa chỉ [email protected] để thay thế được không?)

"I'm having problems sending you an email to this account. Is there another email account you have that I can try?" (Tôi đang có vấn đề gửi cho bạn một email đến tài khoản này. Bạn có tài khoản email nào khác để tôi có thể thử được không?)

"Our exchange server is down for the next thirty minutes. If this is urgent, you can send me an email to my personal account. It is [email protected]." (Máy chủ email của chúng tôi sẽ ngừng hoạt động trong ba mươi phút tới. Nếu đây là khẩn cấp, bạn có thể gửi tôi một email vào tài khoản cá nhân của tôi. Đó là [email protected].)

TRẢ LỜI VÀ TRẢ LỜI TẤT CẢ

Khi bạn nhấn trả lời tất cả (reply all), email của bạn sẽ được gửi đến mọi người ở dòng "To" và ở dòng "CC". Còn khi bạn nhấn trả lời (reply) thì email của bạn chỉ được gửi tới người đã gửi email cho bạn. Khi chúng ta gửi email cho nhiều người, bạn có thể thấy một câu nói rằng "little 'r' me". Điều này có nghĩa là sử dụng R nhỏ thay vì R lớn. Cơ bản điều đó có nghĩa là chỉ trả lời với tôi thay vì trả lời cho tất cả mọi người.

Mội email cũng được nhắc đến như một chuỗi email (a thread). Đó là bởi vì trong văn phòng, một email có thể đi qua đi lại giữa nhiều người nên nó trở thành một chuỗi các email bắt đầu từ một email. Những thuật ngữ này sẽ được sử dụng trong một số câu nói ví dụ sau.

"I sent out a mail to the whole group. I requested that they little 'r' me with their ideas." (Tôi đã gửi một email đến toàn bộ nhóm. Tôi đã yêu cầu rằng họ chỉ trả lời cho tôi về những ý tưởng của họ.)

"When I receive a mail sent out to multiple people, I keep forgetting to send to all." (Khi tôi nhận một email được gửi cho nhiều người, tôi cứ quên gửi cho tất cả mọi người.)

+ Câu tiếp theo đây không phải là một câu nói. Đó là một câu bình thường được sử dụng trong email khi ai đó quên gửi đến tất cả mọi người.

'Resending to include everyone.' (Gửi lại bao gồm tất cả mọi người.)

Nếu bạn thấy câu này, có nghĩa là người đó đã trả lời (reply) đến cho người gửi thay vì trả lời tất cả (reply all).

"Start a mail thread on your idea. I think everyone should get in on this discussion." (Hãy bắt đầu một chuỗi email trên ý tưởng của bạn. Tôi nghĩ mọi người nên tham gia vào cuộc thảo luận này.)

"Do you want me to start a mail thread for this?" (Bạn có muốn tôi bắt đầu một chuỗi email cho điều này không?)

CÁC VẤN ĐỀ VỀ EMAIL

Khi gặp các vấn đề liên quan đến email như hộp thư đầy, không nhận/gửi email được, thư rác nhiều...; bạn hãy dùng những câu nói sau với trường hợp tương ứng.

"My email is getting full. I better delete some old mail." (Email của tôi sắp đầy rồi. Tốt hơn là tôi xóa một số thư cũ.)

"I better save my emails to my hard drive so I can make some room in my inbox." (Tốt hơn là tôi lưu các email của tôi trong ổ đĩa cứng của tôi, do đó tôi có thể có vài khoảng trống trong hộp thư đến của tôi.)

"How do I request more storage space for my email account? I am constantly running out of space." (Làm thế nào để tôi yêu cầu thêm không gian lưu trữ cho tài khoản email của tôi? Tôi đang liên tục sắp hết chỗ rồi.)

"You're running out of email space too? I have the same problem at least once a month." (Bạn cũng sắp hết chỗ cho email rồi phải không? Tôi có cùng vấn đề như vậy ít nhất một lần một tháng.)

"I hate getting the mail that I am running low on space." (Tôi ghét nhận thư mà tôi đang có rất ít chỗ.)

"I just started my job so I haven't received my email address yet." (Tôi vừa mới bắt đầu công việc của tôi nên tôi chưa nhận được địa chỉ email của tôi.)

"My email account hasn't been created yet. They said I should receive it tomorrow." (Tài khoản email của tôi chưa được khởi tạo. Họ nói rằng tôi sẽ nhận được nó vào ngày mai.)

"I haven't received any emails in the last four hours. I think the server is down or something." (Tôi không nhận được bất kỳ email nào trong bốn tiếng vừa qua. Tôi nghĩ máy chủ bị hư hay bị gì đó.)

"I think the exchange server is down. Is somebody taking a look at this problem?" (Tôi nghĩ máy chủ email bị hư. Có ai xem vấn đề này không?)

"I can't send anything right now. Is anybody else having a problem with their email?" (Ngay bây giờ tôi không thể gửi bất cứ cái gì. Có ai khác cũng có vấn đề với email của họ không?)

"It could be a network problem, but my email account is not working." (Nó có thể là vấn đề về mạng, nhưng tài khoản email của tôi đang không hoạt động.)

"I can't access my email right now. I think the server is down." (Tôi không thể truy cập email của tôi ngay bây giờ. Tôi nghĩ máy chủ bị hư rồi.)

"Who should we contact if we are having email problems?" (Chúng ta nên liên hệ với ai nếu chúng ta đang gặp vấn đề về email?)

"I keep getting junk mail in my work account. How did they get this email address?" (Tôi tiếp tục nhận thư rác trong tài khoản làm việc của tôi. Làm thế nào họ lấy được địa chỉ email này?)

"How do I prevent junk mail?" (Làm thế nào để tôi ngăn chặn thư rác?)

"Don't open any mail with the title, 'Your request has been approved!!!' It contains a virus. Please delete this mail at once if you see it." (Đừng mở bất kỳ thư nào với tiêu đề, 'Yêu cầu của bạn đã được duyệt!!!' Nó chứa virus. Xin vui lòng xóa thư này ngay lập tức nếu bạn thấy nó.)

GỬI FILE ĐÍNH KÈM QUA EMAIL

Một số công ty có an ninh tại chỗ như tường lửa để ngăn chặn việc gửi một số file đính kèm. Ví dụ, việc gửi một file có đuôi .js là nguy hiểm vì nó có thể chạy các lệnh (script). Ngoài ra, một số tài liệu có thể mang virus thông qua các macro hoặc các phương pháp khác. Việc gửi file đính kèm đến một số địa chỉ email là không thể. Tuy nhiên, các tập tin văn bản (text file) thường là được phép gửi. Dưới đây là một số câu nói mà bạn có thể thấy hữu ích.

"I can send you the document through email." (Tôi có thể gửi tài liệu cho bạn qua email.)

"I'll send you the images to your email account." (Tôi sẽ gửi cho bạn những hình ảnh vào tài khoản email của bạn.)

"Can I send the documents to your email?" (Tôi có thể gửi các tài liệu đến email của bạn được không?)

"Can I email you the files?" (Tôi có thể gửi email cho bạn các file được không?)

"Can I email the files to you?" (Tôi có thể gửi email các file cho bạn được không?)

"I received your email, but I didn't receive the attachments." (Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng tôi không nhận được các file đính kèm.)

"My company prevents many types of attachments. Can you send a text file instead?" (Công ty của tôi ngăn chặn nhiều loại file đính kèm. Bạn có thể gửi một tập tin văn bản để thay thế không?)

"Before you send the document, change the extension .doc to .txt and then send it. When I receive it, I will change it back to .doc before I open it." (Trước khi bạn gửi tài liệu, hãy thay đổi phần mở rộng .doc sang .txt và sau đó gửi nó. Khi tôi nhận được nó, tôi sẽ thay đổi nó trở lại .doc trước khi tôi mở nó.)

"Hi Mary, I sent you an email with my proposal as an attachment. Did you receive it?" (Chào Mary, tôi đã gửi cho bạn một email đính kèm với đề nghị của tôi. Bạn đã nhận được chưa?)

"Hey Jack, did you receive my attachments?" (Này Jack, bạn đã nhận được những file đính kèm của tôi chưa?)

"The file is too large to send through email." (File quá lớn không thể gửi qua email được.)

"My email account will only allow sending attachments that are 1 MB or smaller." (Tài khoản email của tôi sẽ chỉ cho phép gửi file đính kèm được 1 MB hoặc nhỏ hơn.)

"My email account will only allow me to receive attachments that are 2 MB or smaller." (Tài khoản email của tôi sẽ chỉ cho phép nhận file đính kèm được 2 MB hoặc nhỏ hơn.)