21/03/2022
OKRs & KPIs GIỐNG VÀ KHÁC NHAU
OKRs
“OKRs là một công cụ quản trị mục tiêu và các kết quả then chốt”
John Doerr
OKRs là công cụ giúp tạo ra các mục tiêu sau đó liên kết và thực hiện các công việc để đạt được mục tiêu.
Theo John Doerr thì các mục tiêu của OKRs phải là các mục tiêu KHÓ KHĂN, mục tiêu THAM VỌNG.
KPIs
Theo Wikipedia thì KPI là Key Performance Indicator hay còn gọi “Là các chỉ số hiệu quả, hiệu suất trọng yếu”
KPIs là các chỉ số để đánh giá hiệu quả hay sự thành công của một tổ chức, một doanh nghiệp, một nhóm hoặc một hành động cụ thể.
Vậy giữa OKRs và KPIs có gì giống nhau và khác nhau?
Hãy xem xét ví dụ sau đây:
KPIs giống như như việc chúng ta đi khám sức khỏe tầm soát định kỳ, và mỗi lần đi khám như vậy Bác sỹ hay Bệnh viện sẽ trả lại cho chúng ta một bảng chỉ số với rất nhiều các chỉ số khác nhau: từ huyết áp, nhịp tim, tỷ lệ hồng cầu, đến mỡ trong máu vv… với mỗi chỉ số đó nếu chúng ta thấy đều nằm trong ngưỡng an toàn thì chúng ta có thể kết luận rằng cơ thể của chúng ta đang tốt, mọi thứ đều đang ổn, mọi việc diễn ra bình thường và chúng ta không cần điều chỉnh gì cả.
Như vậy KPIs có chức năng đo xem cơ thể của chúng ta có tốt hay không? Nếu mọi chỉ số đều ổn thì chúng ta không có điều gì phải quan ngại cả.
OKRs thì khác, OKRs không phải là một bảng chỉ số cho biết tình trạng sức khỏe của chúng ta mà OKRs là công cụ giúp chúng ta làm những điều KHÓ KHĂN hơn, những điều những điều THAM VỌNG hơn, những điều mà chúng ta không có những sự thay đổi thì sẽ không làm được.
Một ngày nọ cơ thể vẫn đang khỏe mạnh, bỗng dưng chúng ta muốn đi leo núi vào cuối tháng thì khi đó chúng ta cần có mục tiêu là cơ thể phải khỏe mạnh hơn. Việc đi leo núi đòi hỏi những điều khác hơn ở cơ thể chúng ta, đòi hỏi cần có một sức bền dẻo dai tốt hơn, đòi hỏi nhịp tim của chúng ta cần phải cải thiện tốt hơn, cơ bắp phải tốt hơn thì mới có thể thực hiện được các động tác leo núi trong một ngày dài.
Vậy giữa OKRs và KPIs khác giống nhau nhau như thế nào?
Giống nhau:
Xét trong khoa học quản trị thì KPIs và OKRs đều có gốc là quản trị theo mục tiêu (MBO - Management By Objectives). OKRs và KPIs đều có các mục tiêu, vì vậy giữa chúng có sự giống nhau đáng kể. Cả OKRs và KPIs đều giúp tổ chức, doanh nghiệp tăng hiệu suất, tăng năng suất làm việc. Khi thực hiện OKRs và KPIs cần một quá trình nào đó để có thể lựa chọn ra các chỉ số thực sự cần đo, muốn đo, thực sự trọng yếu, thực sự ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp, sự thành công của doanh nghiệp, đấy là các điểm giống nhau. Tuy nhiên chúng ta không thấy có từ mục tiêu trong KPIs bởi vì KPIs là các chỉ số đo lường hiệu quả của tổ chức, của doanh nghiệp, của hoạt động và khi các doanh nghiệp vận dụng KPIs thường tạo ra cho mình các bộ chỉ số để đo lường xem doanh nghiệp hoạt động có tốt hay không? Bộ chỉ số này có tác dụng nếu có bất kỳ chỉ số nào thấp hơn mà chúng ta mong muốn thì lúc đó doanh nghiệp cần phải để ý và điều chỉnh.
Khác nhau:
Xem xét lại ví dụ trên, đó là OKRs là công cụ giúp chúng ta đưa ra các quyết định để làm những điều khó khăn hơn, đạt được các thách thức hơn như là leo núi, thay đổi giấc ngủ sinh học vv…
Còn KPIs có mục đích là đo lường xem cơ thể của chúng ta có khỏe mạnh hay không? Và nếu KPI có vấn đề thì chúng ta sẽ biết vấn đề nằm ở đâu và từ đó đi đến những quyết định phù hợp trong doanh nghiệp.
OKRs
- OKRs được sử dụng để đạt được các mục tiêu tham vọng, các mục tiêu khó khăn
- OKRs gồm 2 phần: O-Objective (mục tiêu) và các kết quả the chốt KR-Key Result (các kết quả then chốt)
KPIs
- KPIs được sử dụng để đo lường sự thành công của tổ chức, doanh nghiệp
- KPIs gồm các con số và các con số đều phải cụ thể, đo lường được, có giới hạn thời gian, có ý nghĩa với tổ chức
Nếu KPIs là các chỉ số cho thấy cơ thể của chúng ta khỏe thì OKRs là công cụ để đặt ra các mục tiêu lớn hơn sau đó điều chỉnh mọi hoạt động của cơ thể để tiến tới đạt được mục tiêu đó.
Như vậy chúng ta thấy là mục đích của hai công cụ này là không giống nhau, đó là điểm khác biệt lớn nhất giữa KPIs và OKRs.
Cách thiết lập OKRs và KPIs cũng khác nhau. Ví dụ: phòng Kinh doanh sẽ có các chỉ số KPIs như sau để làm các mục tiêu cho mình:
- Doanh số
- Số lượng khách hàng
- Số lượng khách hàng cũ quay trở lại
- …
Còn với OKRs của phòng kinh doanh sẽ có cấu trúc như sau:
- O: Đạt phòng kinh doanh xuất sắc của quý
- Các Key Result như sau:
+ KR1: Doanh số phải đạt được X
+ KR2: Tỷ lệ khách hàng trung thành đạt Y%
+ KR3: Giá trị trung bình hợp đồng ký được đạt con số N
Qua ví dụ trên ta thấy đâu đó có những chỉ số KPI đã giống như KR (Key Result). Tuy nhiên OKRs không hoàn toàn đưa các chỉ số KPI vào các KR của nó. Ngoài ra để trở thành Phòng kinh doanh xuất sắc nhất thì 80% nhân viên kinh doanh của phòng cần đạt được chứng nhận cao nhất trong nghề của mình, vì vậy cần bổ sung Key Result nữa là: 80% nhân viên kinh doanh của phòng tham gia 3 khóa học và lấy chứng chỉ chuyên môn do công ty chỉ định hoặc lựa chọn.
Qua ví dụ vừa rồi chúng ta thấy rằng KPIs và OKRs có lúc giống nhau, và có những lúc sẽ không giống nhau tùy thuộc vào mục đích và trạng thái mà chúng ta muốn sử dụng vào thời điểm đó.
Một điểm khác biệt rất quan trọng nữa giữa OKRs và KPIs là: cách thức thiết lập KPIs và OKRs. KPIs có chiều thiết lập là thác đổ từ trên xuống, còn OKRs là sự hợp tác ba chiều: dưới lên, trên xuống và chéo sang.
Để thiết lập KPIs của một tổ chức thông thường sẽ có các cuộc họp cấp cao. Các lãnh đạo cấp cao sẽ đề xuất các chỉ số mà công ty mong muốn trong quý tới, trong năm tới. Sau khi đã bàn bạc thống nhất được các chỉ số quan trọng thì sẽ đưa các chỉ số đó xuống cấp dưới trở thành mục tiêu của các phòng ban. Các phòng ban sẽ chia các mục tiêu đó cho các nhân viên. Đó chính là cách thức mà KPIs hoạt động mà chúng ta gọi là thác đổ.
Với OKRs thì khác, OKRs đòi hỏi sự thống nhất trong toàn bộ tổ chức nên quá trình tạo ra bộ OKRs của công ty, của mỗi cá nhân là quá trình đàm phán từ dưới lên, từ trên xuống và từ chéo sang. OKRs sẽ coi trọng tính tự chủ, coi trọng tiếng nói của những người nhân viên hơn, và do được coi trọng thì khi đã thống nhất bộ OKRs nhân viên sẽ thực hiện với thái độ tích cực, chủ động hơn.
OKRs, KPIs và lương thưởng
Điểm khác biệt nữa giữa OKRs và KPIs đó là: KPIs thì thường được gắn chặt với lương, thưởng còn theo lý thuyết thì OKRs cần được tách khỏi lương thưởng.
KPIs là bộ chỉ số đo lường hiệu quả công việc, nếu một người cầm bộ chỉ số nhất định và trở thành mục tiêu của mình, làm tốt nó thì người đó sẽ được hưởng lương cao và có thưởng. Nhưng với OKRs thì cách thức hoạt động tương đối khác, các cuộc bàn bạc về OKRs thường tách khỏi các cuộc bàn bạc về lương thưởng và không liên quan đến nhau. Chúng ta hãy quay trở lại: mục đích OKRs được tạo ra là để hợp tác thiết lập mục tiêu sau đó theo dõi và liên kết với nhau để đạt được chúng chứ không phải đo lường hiệu quả của tổ chức, của nhân viên. OKRs sẽ giúp cho tổ chức đi lên, tiến lên nếu tổ chức luôn đặt ra các mục tiêu khó khăn vượt khỏi khả năng của mình. Điều này đòi hỏi tổ chức phải có văn hóa dám chấp nhận thất bại. Nếu một ai đó nhận những mục tiêu thực sự khóa khăn vượt khỏi khả năng của họ nhưng khi không đạt được họ lập tức bị phạt, bị mất thưởng thì lần sau họ sẽ không tạo ra các mục tiêu khó khăn như thế nữa. Khi đó các cá nhân trong tổ chức sẽ dấu mình đi, nếu họ làm được 100% thì họ chỉ làm 80% mà thôi.
Nên sử dụng OKRs hay KPIs? Chúng có thể tồn tại song song hay không?
Câu trả lời là OKRs và KPIs hoàn toàn có thể tồn tại song song trong một doanh nghiệp. KPIs là các chỉ số đo lường sức khỏe và hiệu quả của doanh nghiệp còn OKRs là công cụ giúp chúng ta đạt được những mục tiêu quan trọng.
Để doanh nghiệp có các phát triển vượt bậc cần lựa chọn các vấn đề quan trọng để làm hàng quý, đạt được các mục tiêu tham vọng năm hay mục tiêu 5 năm vv…khi đó nên lựa chọn OKRs để đưa vào hoạt động của doanh nghiệp. Các cuộc bàn thảo về OKRs sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Chúng ta sẽ làm điều gì quan trọng trong 90 ngày tới?
- Đâu là điều mà doanh nghiệp cần tập trung vào?
- Đâu là điều sẽ giúp doanh nghiệp tiến lên hơn nữa?
- Đâu là điều tạo nên sự tiến bộ trong các quý tiếp theo?
Như vậy KPIs và OKRs hoàn toàn sử dụng song song vì mục đích của chúng là khác nhau. Suy cho cùng thì cả KR và KPI đều đo lường các vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp và hoàn toàn có thể thấy các KPI trong các KR và ngược lại.
Tóm lại OKRs và KPIs là hai công cụ khác nhau, được sử dụng cho hai mục đích khác nhau. Để sử dụng hai công cụ này chúng ta cần hiểu bản chất của chúng. Muốn doanh nghiệp đạt được các mục tiêu tham vọng, hãy sử dụng OKRs. Muốn đo lường sức khỏe, hiệu quả, hiệu suất của doanh nghiệp hãy sử dụng KPIs. Và hoàn toàn có thể sử dụng cả hai công cụ này cùng một lúc.
👉 Để hiểu rõ hơn về sử dụng KPI và OKR trong quản trị doanh nghiệp, hãy truy cập khóa học chất lượng cao của chúng tôi:
Unica - Học online mọi kỹ năng từ chuyên gia hàng đầu
Unica.vn website học online hàng đầu Việt Nam với hơn 500.000 học viên và hơn 2.000 khóa học trực tuyến từ giảng viên, chuyên gia hàng đầu.