DME - Đào Tạo Kĩ Năng Nha Khoa

MỖI GHẾ NHA ĐANG TẠO RA BAO NHIÊU GIÁ TRỊ TRONG MỘT NGÀY?

Nhiều phòng khám nhìn vào số lượng ghế nha để đánh giá quy mô, nhưng chưa chắc đã biết mỗi ghế đang được sử dụng hiệu quả đến đâu và thực sự tạo ra bao nhiêu giá trị trong một ngày.

Một ghế kín lịch chưa chắc đã là một ghế hiệu quả. Nếu phần lớn thời gian dành cho các dịch vụ giá trị thấp, lịch hẹn bị gián đoạn, thời gian chờ kéo dài hoặc thường xuyên có khoảng trống giữa các ca, doanh thu tạo ra có thể chưa tương xứng với chi phí vận hành.

Cách theo dõi cơ bản là:

Tổng doanh thu phát sinh trên ghế ÷ Số ngày ghế hoạt động thực tế.

Tuy nhiên, chỉ nhìn vào doanh thu là chưa đủ. Chủ phòng khám cần đặt con số này cạnh thời gian sử dụng ghế, loại dịch vụ được thực hiện, chi phí vật tư, nhân sự tham gia và lợi nhuận thực tế còn lại.

Ví dụ, hai ghế cùng tạo ra 15 triệu đồng một ngày nhưng chưa chắc có hiệu quả giống nhau. Một ghế có thể đạt được con số đó trong 6 giờ hoạt động với lịch trình ổn định. Ghế còn lại phải vận hành 10 giờ, nhiều ca kéo dài, thường xuyên trễ lịch và tiêu hao vật tư lớn hơn. Doanh thu bằng nhau nhưng hiệu quả hoàn toàn khác nhau.

Khi giá trị tạo ra trên mỗi ghế thấp, nguyên nhân không nhất thiết là phòng khám thiếu khách. Vấn đề có thể nằm ở cách sắp xếp lịch hẹn, tỷ lệ khách không đến, thời gian trống giữa các ca, phân bổ dịch vụ chưa hợp lý hoặc năng suất giữa các bác sĩ chưa đồng đều.

Vì vậy, phòng khám nên theo dõi riêng theo từng ghế, từng khung giờ và từng nhóm dịch vụ. Con số này sẽ giúp người chủ biết nên tăng lượng khách, điều chỉnh lịch, cải thiện quy trình hay thực sự cần đầu tư thêm ghế mới.

Một ghế nha không tạo ra giá trị chỉ vì nó đang có người sử dụng. Giá trị chỉ được tạo ra khi thời gian, nhân sự và nguồn lực trên ghế được tổ chức hiệu quả.

Trước khi mở rộng mặt bằng hoặc mua thêm thiết bị, các bác nên trả lời được: mỗi ghế hiện tại đang hoạt động bao nhiêu giờ, tạo ra bao nhiêu doanh thu và giữ lại bao nhiêu lợi nhuận thực tế mỗi ngày?

CỨ 10 KHÁCH ĐẾN TƯ VẤN, CÓ BAO NHIÊU NGƯỜI ĐỒNG Ý ĐIỀU TRỊ?

Nhiều phòng khám theo dõi rất kỹ số khách mới và số lịch hẹn, nhưng lại chưa biết trong số những khách đã trực tiếp đến tư vấn, có bao nhiêu người thực sự đồng ý bắt đầu điều trị.

Đây là một chỉ số quan trọng, đặc biệt với các dịch vụ có giá trị lớn như Implant, chỉnh nha hay răng sứ. Bởi marketing có thể đưa khách đến phòng khám, nhưng khả năng biến nhu cầu thành quyết định điều trị lại phụ thuộc vào toàn bộ trải nghiệm tư vấn.

Cách tính cơ bản là:

Số khách đồng ý điều trị ÷ Tổng số khách đã được tư vấn × 100%.

Ví dụ, trong tháng có 50 khách đến tư vấn nhưng chỉ 15 người bắt đầu điều trị, tỷ lệ đồng ý điều trị là 30%. Con số này cho thấy cứ 10 khách đã đến phòng khám thì chỉ có 3 người chuyển thành ca điều trị.

Khi tỷ lệ thấp, không nên vội kết luận khách chỉ hỏi giá hoặc không đủ khả năng tài chính. Vấn đề có thể nằm ở việc nhu cầu chưa được khai thác đúng, kế hoạch điều trị được giải thích quá chuyên môn, khách chưa hiểu rõ giá trị nhận được hoặc quy trình tư vấn chưa tạo đủ sự tin tưởng.

Với những ca lớn, quyết định của khách cũng không chỉ phụ thuộc vào một tư vấn viên. Đó là kết quả của sự phối hợp giữa bác sĩ, đội ngũ tư vấn, hình ảnh chuyên môn, chính sách điều trị và cách phòng khám theo sát khách sau buổi thăm khám. Chỉ cần thông tin giữa các vị trí thiếu nhất quán, khách hàng rất dễ trì hoãn quyết định.

Phòng khám nên theo dõi tỷ lệ này riêng theo từng nhóm dịch vụ, bác sĩ, nhân sự tư vấn và nguồn khách. Đồng thời, cần ghi nhận rõ lý do khách chưa điều trị: còn lo ngại chuyên môn, chưa phù hợp tài chính, cần tham khảo người thân hay chưa thấy cấp thiết. Khi biết chính xác khách đang dừng ở đâu, phòng khám mới có thể cải thiện đúng khâu.

Tỷ lệ đồng ý điều trị không chỉ phản ánh khả năng “chốt sale”. Nó phản ánh mức độ phòng khám giúp khách hiểu đúng vấn đề, tin vào kế hoạch điều trị và cảm thấy đủ an tâm để đưa ra quyết định.

Trước khi tăng ngân sách để có thêm khách tư vấn, hãy kiểm tra xem trong 10 khách đã ngồi trước mặt đội ngũ, phòng khám đang thực sự giữ lại được bao nhiêu người.

CÓ BAO NHIÊU KHÁCH ĐẶT LỊCH THỰC SỰ ĐẾN PHÒNG KHÁM?

Nhiều phòng khám theo dõi rất kỹ số tin nhắn, số cuộc gọi và số lịch hẹn mỗi ngày. Nhưng một con số quan trọng hơn lại thường bị bỏ qua: bao nhiêu khách đã đặt lịch thực sự xuất hiện tại phòng khám?

Bởi một lịch hẹn chỉ tạo ra cơ hội. Chỉ khi khách đến, bác sĩ và đội ngũ mới có thể thăm khám, tư vấn và chuyển cơ hội đó thành doanh thu thực tế.

Cách tính khá đơn giản:

Số khách thực sự đến khám ÷ Tổng số khách đã đặt lịch × 100%.

Ví dụ, trong một tháng phòng khám có 100 khách đặt lịch nhưng chỉ 65 người đến. Tỷ lệ khách đến khám là 65%, đồng nghĩa với 35% lịch hẹn đã thất thoát trước khi khách bước vào phòng khám.

Khi tỷ lệ này thấp, nhiều chủ phòng khám thường cho rằng khách hàng không chất lượng hoặc nguồn quảng cáo chưa tốt. Nhưng nguyên nhân không phải lúc nào cũng nằm ở đầu vào. Khách có thể không đến vì lịch hẹn cách quá xa thời điểm tư vấn, nhân sự phản hồi chậm, nội dung trao đổi chưa tạo đủ tin tưởng, không xác nhận lại lịch hoặc không nhắc khách trước giờ hẹn.

Vì vậy, phòng khám nên theo dõi chỉ số này theo từng nguồn khách, từng nhóm dịch vụ và từng nhân sự tiếp nhận. Nếu khách từ một nguồn cụ thể thường xuyên không đến, vấn đề có thể nằm ở chất lượng nguồn khách. Nhưng nếu nhiều nguồn đều có tỷ lệ thấp, phòng khám cần xem lại quy trình tư vấn, đặt lịch và xác nhận lịch hẹn.

Ngoài tỷ lệ chung, các bác cũng nên theo dõi lý do khách không đến: quên lịch, bận đột xuất, thay đổi nhu cầu, lo ngại chi phí hay chưa đủ tin tưởng. Khi lý do được ghi nhận rõ, phòng khám mới biết cần thay đổi khâu nào thay vì chỉ gọi lại nhiều lần hoặc tiếp tục tăng ngân sách marketing.

Trước khi tìm thêm thật nhiều khách mới, hãy kiểm tra xem phòng khám đang giữ được bao nhiêu khách trên hành trình từ đặt lịch đến lên ghế khám. Một lịch hẹn bị bỏ lỡ không chỉ làm trống ghế, mà còn làm lãng phí thời gian của đội ngũ và chi phí đã bỏ ra để có được khách hàng đó.

Nhiều chủ phòng khám biết mỗi tháng mình chi bao nhiêu cho quảng cáo, nhưng lại chưa biết chính xác để có được một khách thực sự đến khám và bắt đầu điều trị, phòng khám đã phải bỏ ra bao nhiêu.

Một chiến dịch có thể mang về rất nhiều tin nhắn với chi phí thấp. Nhưng nếu phần lớn chỉ hỏi giá, không đặt lịch hoặc đặt lịch nhưng không đến, thì con số trên báo cáo chưa phản ánh đúng hiệu quả.

Cách tính cơ bản là:

Tổng chi phí tìm khách mới ÷ Số khách mới thực sự đạt mục tiêu.

Ví dụ, phòng khám chi 60 triệu đồng và có 40 khách mới đến khám, chi phí cho một khách đến là 1,5 triệu đồng. Nhưng nếu chỉ 10 người bắt đầu điều trị, chi phí để có một khách hàng thực sự tạo ra doanh thu đã tăng lên 6 triệu đồng.

Vì vậy, đừng chỉ nhìn vào số tin nhắn hay số lịch hẹn. Hãy theo dõi riêng ba con số:

Chi phí cho một khách để lại thông tin
Chi phí cho một khách thực sự đến khám
Chi phí cho một khách bắt đầu điều trị

Quan trọng hơn, chỉ số này cần được đặt cạnh doanh thu, lợi nhuận của dịch vụ và khả năng khách quay lại.

Marketing hiệu quả không phải là tìm được khách rẻ nhất, mà là tìm được đúng khách với mức chi phí phòng khám có thể kiểm soát.

Mỗi chương trình của DME không chỉ là dịp để các bác cập nhật thêm những góc nhìn mới về quản trị và phát triển phòng khám, mà còn là cơ hội gặp gỡ, trao đổi cùng những người đang đối diện với những bài toán tương tự trong ngành nha khoa.

Từ kiến thức trên sân khấu đến những cuộc thảo luận giữa các đồng nghiệp, mỗi chia sẻ đều có thể mở ra một cách nhìn mới, giúp chủ phòng khám chủ động hơn trước những thay đổi của thị trường và rõ ràng hơn với hướng đi của mình.

Cảm ơn bác Thanh Thu đã dành những lời chia sẻ chân thành sau chương trình. Đây cũng là động lực để DME tiếp tục xây dựng thêm nhiều hoạt động học tập mang tính thực tế, nơi kiến thức không chỉ được lắng nghe mà có thể từng bước áp dụng vào chính phòng khám.

Một buổi học có thể khép lại, nhưng những góc nhìn mới và giá trị kết nối sẽ còn tiếp tục đồng hành cùng các bác trên hành trình làm nghề.

ĐỪNG VỘI LÀM NHIỀU, HÃY CHỌN ĐÚNG VIỆC CẦN LÀM

Sau hội thảo, có lẽ các bác thường trở về với rất nhiều ý tưởng: điều chỉnh marketing, xây lại quy trình tư vấn, chăm sóc khách hàng cũ, kiểm soát chi phí, đào tạo nhân sự và phân quyền cho đội ngũ. Tinh thần hành động là cần thiết, nhưng cố gắng thay đổi mọi thứ cùng lúc chưa chắc đã giúp phòng khám tiến nhanh hơn.

Khi có quá nhiều kế hoạch được triển khai trong cùng một thời điểm, đội ngũ dễ rơi vào trạng thái quá tải, khiến các bác khó theo sát kết quả và những thay đổi ban đầu nhanh chóng bị bỏ dở. Phòng khám có thể trở nên bận rộn hơn, nhưng vấn đề quan trọng nhất vẫn chưa được giải quyết.

Điều cần làm sau hội thảo “Đánh thức phòng khám triệu đô” không phải là sao chép toàn bộ kiến thức vào hoạt động của phòng khám. Người chủ cần nhìn lại và xác định: đâu là điểm nghẽn đang tạo ra nhiều hệ quả nhất?

Khách hàng ít chưa chắc cần tăng quảng cáo ngay. Vấn đề có thể nằm ở tỷ lệ khách đến tư vấn nhưng chưa đồng ý điều trị. Nhân sự thiếu chủ động chưa chắc cần tuyển thêm người. Nguyên nhân có thể đến từ việc trách nhiệm chưa rõ ràng và mọi quyết định vẫn phải chờ người chủ. Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận thấp cũng chưa chắc do chi phí nào cũng cao, mà có thể chỉ xuất phát từ một vài khoản thất thoát chưa được kiểm soát.

Khi xác định đúng điểm nghẽn, phòng khám sẽ biết nguồn lực cần được tập trung ở đâu. Thay vì triển khai năm kế hoạch cùng lúc, hãy chọn một vấn đề ưu tiên, xác định kết quả cần đạt, giao rõ người chịu trách nhiệm và theo dõi sự thay đổi trong một khoảng thời gian cụ thể.

Một việc được thực hiện đến cùng sẽ tạo ra giá trị lớn hơn rất nhiều việc chỉ được bắt đầu. Bởi tăng trưởng không đến từ việc phòng khám làm thêm bao nhiêu, mà đến từ khả năng lựa chọn đúng điều cần làm ở từng giai đoạn.

Sau hội thảo, đừng vội thay đổi tất cả. Hãy chọn đúng một điểm nghẽn cần tháo gỡ và bắt đầu bằng một hành động đủ rõ ràng để cả đội ngũ có thể cùng thực hiện.

TỪ HƯỚNG ĐI CỦA NGƯỜI CHỦ ĐẾN HÀNH ĐỘNG CỦA CẢ ĐỘI NGŨ

Sau hội thảo “Đánh thức phòng khám triệu đô”, nhiều chủ phòng khám đã nhìn rõ hơn những vấn đề đang kìm hãm sự phát triển của phòng khám, từ khách hàng, lợi nhuận đến nhân sự và vận hành. Nhưng nhìn ra vấn đề mới chỉ là bước đầu. Từ một hướng đi đúng đến kết quả thực tế vẫn còn một khoảng cách rất lớn.

Bởi người tham dự hội thảo là chủ phòng khám, còn người trực tiếp tạo ra sự thay đổi mỗi ngày lại là cả đội ngũ. Nếu chỉ người chủ hiểu mình cần làm gì, còn nhân sự không hiểu vì sao phải thay đổi, phòng khám rất khó tạo ra sự chuyển động đồng bộ. Khi đó, những điều học được dễ dừng lại ở mức nhận thức, thay vì trở thành hành động cụ thể trong vận hành hằng ngày.

Nhiều phòng khám thất bại trong quá trình thay đổi không phải vì thiếu kiến thức, mà vì người chủ quay về với quá nhiều ý tưởng nhưng chưa chuyển hóa được thành mục tiêu chung cho đội ngũ. Quy trình có thể được sửa lại, yêu cầu có thể được bổ sung, nhưng nếu nhân sự chưa hiểu bức tranh lớn hơn, họ sẽ chỉ làm vì yêu cầu chứ chưa thực sự cùng đi theo một hướng.

Vì vậy, sau hội thảo, điều quan trọng không chỉ là bắt tay vào thay đổi ngay lập tức. Người chủ cần bắt đầu bằng việc giúp đội ngũ hiểu rõ phòng khám đang muốn đi đâu, vấn đề nào đang cần được ưu tiên và vì sao sự thay đổi này lại cần thiết. Khi đội ngũ cùng hiểu mục tiêu, sự thay đổi mới có cơ hội đi xa hơn và bền hơn.

Một hướng đi đúng chỉ thực sự có giá trị khi nó được chuyển thành những hành động cụ thể trong từng bộ phận: từ cách tiếp nhận khách hàng, tư vấn điều trị, chăm sóc sau điều trị cho đến cách phối hợp giữa các vị trí trong phòng khám. Đó là lúc những điều học được từ hội thảo bắt đầu đi vào thực tế và tạo ra sự khác biệt.

Phòng khám không thay đổi chỉ vì người chủ hiểu ra vấn đề. Phòng khám thay đổi khi cả đội ngũ cùng hành động theo một hướng rõ ràng.

MỘT HỘI THẢO ĐỊNH HÌNH LẠI HƯỚNG ĐI CHO PHÒNG KHÁM

Một hội thảo không thể thay đổi toàn bộ phòng khám chỉ trong một ngày. Nhưng một ngày có thể giúp người chủ nhìn rõ mình đang ở đâu, điều gì đang kìm hãm sự phát triển và đâu là hướng đi cần được ưu tiên trong giai đoạn tiếp theo.

Tại “Đánh thức phòng khám triệu đô”, các chủ phòng khám không chỉ đến để lắng nghe thêm kiến thức. Quan trọng hơn, hội thảo tạo ra một khoảng dừng cần thiết để các bác tạm bước ra khỏi guồng quay công việc hằng ngày và nhìn lại phòng khám dưới góc độ của một người điều hành doanh nghiệp.

Bởi khi liên tục bận rộn với chuyên môn, nhân sự, khách hàng và những vấn đề phát sinh, người chủ rất dễ tập trung vào việc xử lý trước mắt mà chưa có đủ thời gian để nhìn toàn cảnh. Doanh thu chững lại có thể được giải quyết bằng quảng cáo. Nhân sự nghỉ việc có thể được xử lý bằng tuyển dụng. Khách hàng ít quay lại có thể được bù đắp bằng các chương trình ưu đãi. Nhưng nếu nguyên nhân cốt lõi chưa được xác định, những vấn đề ấy vẫn sẽ tiếp tục lặp lại dưới nhiều hình thức khác nhau.

Hội thảo giúp các bác nhìn lại phòng khám từ những câu hỏi nền tảng hơn: Phòng khám đang mắc kẹt ở giai đoạn nào? Nguồn lực đang bị phân tán ở đâu? Điểm nghẽn thực sự nằm ở khách hàng, lợi nhuận, nhân sự hay hệ thống vận hành? Và quan trọng nhất, điều gì cần được thay đổi trước để tạo ra tác động lớn nhất?

Mỗi phòng khám có một xuất phát điểm, một nguồn lực và một mục tiêu khác nhau. Vì vậy, không có một công thức chung có thể áp dụng cho tất cả. Điều cần thiết là người chủ phải xác định được đúng ưu tiên của mình, thay vì tiếp tục làm thêm nhiều việc nhưng chưa chắc đã làm đúng việc cần làm.

Giá trị của “Đánh thức phòng khám triệu đô” không chỉ nằm ở những nội dung được chia sẻ trên sân khấu. Giá trị lớn hơn nằm ở khoảnh khắc mỗi chủ phòng khám bắt đầu nhìn mô hình của mình bằng một góc nhìn mới, đặt lại những câu hỏi đúng và định hình rõ hơn con đường cần đi sau khi trở về.

Một ngày chưa đủ để tạo ra sự thay đổi hoàn toàn. Nhưng một hướng đi đúng có thể trở thành điểm bắt đầu cho rất nhiều thay đổi trong 180 ngày tiếp theo.

Hội thảo khép lại, nhưng hành trình định hình lại phòng khám mới thực sự bắt đầu.

GIÁ TRỊ CỦA HỘI THẢO KHÔNG CHỈ NẰM TRÊN SÂN KHẤU

Tại “Đánh thức phòng khám triệu đô”, những giá trị đáng nhớ không chỉ đến từ nội dung được chia sẻ bởi diễn giả, mà còn xuất hiện trong từng cuộc trò chuyện giữa các chủ phòng khám.

Mỗi người đến với hội thảo mang theo một bài toán khác nhau. Có bác đang tìm cách kiểm soát chi phí, có bác muốn xây dựng đội ngũ chủ động hơn, có người đang chuẩn bị mở rộng quy mô, nhưng cũng có người chỉ muốn tìm lại sự rõ ràng sau một thời gian dài bị cuốn vào công việc vận hành hằng ngày.

Khi cùng ngồi lại, các bác có cơ hội chia sẻ những vấn đề rất thật mà đôi khi khó nói trong môi trường làm việc của chính mình. Đó có thể là áp lực khi doanh thu không phản ánh đúng lợi nhuận, khó khăn trong việc giữ người, sự phụ thuộc của đội ngũ vào người chủ hoặc cảm giác đã đầu tư rất nhiều nhưng phòng khám vẫn chưa tạo ra bước tiến tương xứng.

Những cuộc trao đổi ấy giúp mỗi người nhận ra rằng bài toán mình đang gặp phải không phải là câu chuyện riêng lẻ. Quan trọng hơn, việc được lắng nghe một góc nhìn khác có thể giúp chủ phòng khám nhìn lại vấn đề của mình rõ hơn và tìm ra những cách tiếp cận mà trước đó chưa từng nghĩ tới.

DME tin rằng một cộng đồng chủ phòng khám chất lượng không được tạo nên chỉ bằng việc cùng tham dự một sự kiện. Nó được xây dựng từ sự cởi mở, tinh thần học hỏi và sẵn sàng chia sẻ những kinh nghiệm thực tế với nhau.

Bởi đôi khi, một cuộc trò chuyện ngắn trong giờ giải lao cũng có thể mở ra một ý tưởng mới, một mối quan hệ mới hoặc một hướng đi mới cho phòng khám.

“Đánh thức phòng khám triệu đô” không chỉ là nơi tiếp nhận kiến thức, mà còn là nơi những người đang cùng điều hành phòng khám có thể gặp nhau, kết nối và cùng nhìn xa hơn về hành trình phía trước.

KHÔNG CHỈ LẮNG NGHE, MỖI CHỦ PHÒNG KHÁM ĐANG TÌM RA HƯỚNG ĐI CHO TƯƠNG LAI

Một hội thảo chỉ thực sự có giá trị khi người tham dự không chỉ mang về thêm kiến thức, mà còn biết mình cần bắt đầu thay đổi từ đâu.

Tại “Đánh thức phòng khám triệu đô”, các chủ phòng khám đang từng bước nhìn lại toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình: từ khách hàng, doanh thu, lợi nhuận đến nhân sự và hệ thống vận hành.

Mỗi phòng khám có một bài toán khác nhau. Có nơi cần cải thiện khả năng giữ chân khách hàng. Có nơi cần kiểm soát những khoản chi phí đang âm thầm làm giảm lợi nhuận. Có phòng khám lại cần xây dựng đội ngũ chủ động hơn để người chủ không còn phải trực tiếp xử lý mọi vấn đề.

Vì vậy, không thể sử dụng một công thức chung cho tất cả.
Điều quan trọng là mỗi chủ phòng khám phải xác định được mình đang ở giai đoạn nào, đâu là vấn đề cần ưu tiên và việc gì phải được thực hiện trước. Khi thứ tự hành động không rõ ràng, phòng khám rất dễ đầu tư dàn trải, làm nhiều việc cùng lúc nhưng kết quả vẫn không tạo ra thay đổi đáng kể.

Một trong những giá trị DME muốn mang đến tại hội thảo lần này là giúp các bác chuyển từ trạng thái “biết phòng khám đang có vấn đề” sang trạng thái “biết chính xác mình cần làm gì tiếp theo”.
Không phải một bản kế hoạch chung chung, mà là những mục tiêu, ưu tiên và hành động cụ thể cho 180 ngày tiếp theo, phù hợp với chính nguồn lực và giai đoạn phát triển của từng phòng khám.

Bởi một phòng khám triệu đô không được đánh thức chỉ bằng cảm hứng trong một ngày. Nó bắt đầu từ một hướng đi rõ ràng và những hành động được thực hiện liên tục sau khi hội thảo kết thúc.
Hành trình hôm nay không dừng lại tại hội trường. Đây mới chỉ là điểm bắt đầu cho thay đổi phía trước