The Feedback Project

September, 2018: Medical students have issues related to their educational environment... wonder how we can report them to form the best evidence?

November, 2018: conceptualization of The Feedback Project.. a medical education research project that aims to improve the educational environment by exploring issues and solutions, scientifically.. adopting a mixed research methodology, but focusing more on the exploratory nature of qualitative research.

The revolution ensued accompanied by political instability followed by COVID-19 pandemic, The Feedback Project team continued to try and get the project running, not once, but twice but unfortunate circumstances come in the way.

March, 2021: The Feedback Project kickstarts for the third time, this time very successfully, with the support of faculty, advisors and the Educational Developmental Centre at UofK.

April, 2021: within one month, team training and data collection simultaneously resulted in success of the data collection phase!

April 4th, 2021: Local dissemination of preliminary reports in a local event.

And now we are going international!

Stay tuned for when The Feedback Project team presents their 7 Accepted abstracts -attached below- in the biggest international conference in the world!
! Live from Lyon, France later this year, setting a prime example for the renowned sudanese scholarly excellence!

Did you miss us?

Great news are on the way!

The Feedback Project is back!

We have collected the data
So, What is Next?

The problem with medical education intiatives is not that they don't exist,
on the contrary !
Alot of awareness is now spread amongst faculty and students about the importance of healthy learning environments that supports the makings of great doctors of the future..

The problem is applicability and sustainability amongst others.

At The Feedback Project we tackle that head on !

Today the leaders of The Feedback Project met with Dr Inaam Gashi, head of the Educational Developmental Centre (EDC) who has been very supportive of the project since its early start.
The project's preliminary reports are now archived in the EDC, in hopes it will be of great help in informing current and future Interventions of Medical Education in Sudan, and in turn playing a bigger role in the move to Evidence Based Practices in Medical Education.

What's next for The Feedback Project?

stay tuned!

مجالنا الرابع هو الاب الروحي لبقية المجالات:
مجال التعليم والتعلم

الهدف العام: لاستكشاف وجهات نظر الطلاب والمعلمين حول مناهج التدريس والتعلم في جامعة الخرطوم - كلية الطب.

♦ ️ يهدف هذا المشروع البحثي إلى تحليل وجهات نظر الطلاب في التعلم الإلكتروني وجهاً لوجه

💬 تم جمع البيانات النوعية من الطلاب باستخدام مناقشات المجموعة المركزة للطلاب من جميع السنوات الأكاديمية.

النتائج
بعد دراسة النتائج التي توصلنا إليها ، يمكننا أن نؤكد أن الطلاب يتعلمون بشكل أفضل عندما يشاركون بنشاط وتفاعل في التعلم أثناء المحاضرات وجهًا لوجه والمحاضرات عبر الإنترنت ، أثناء تحليل المعلومات بشكل نقدي مع المعلم قبل الدراسة الذاتية.
لقد لوحظ أن أوجه القصور البيئية واللوجستية في المختبرات يمكن أن تؤثر على إمكانات التعلم لدى الطلاب ، ويمكن أن تؤثر على التعلم النشط عن طريق الحد من قدرة الطلاب في الجمع بين النظرية والممارسة.
كما لوحظت حجج قوية لصالح وضد الأساليب والتقنيات الحديثة للتعلم (أي التعلم عبر الإنترنت) ، فقد جادل العديد من الطلاب بأنه بقدر ما سمح التعلم الإلكتروني بإمكانية الوصول إلى الزمان والمكان ، فإن التكاليف المالية المخفضة ، وإضفاء الطابع الشخصي على النظام عبر الإنترنت ليناسب مجموعة متنوعة من أنماط التعلم ، هناك أيضًا مشكلة القدرة على حضور جميع المحاضرات عبر الإنترنت المتعلقة بالمسائل التقنية.

توصيات 📝
يجب جمع المزيد من البيانات وتحليلها ولكن حتى الآن ؛
✏️ يوصي الطلاب بتجربتهم [عبر الإنترنت]:
📍 أن نكون أكثر وضوحاً ويكون لدينا خطة موحدة للعملية برمتها على سبيل المثال لتوحيد المنصات التعليمية بجداول زمنية مفصلة.
📍 يفضل الأطباء أن يكونوا أكثر وعياً والتزاماً بجداول محاضراتهم ، وأن يهتموا بالبيئة والخلفيات حيث يسجلون محاضراتهم.
📍 يجب أن يكون الأطباء أكثر مرونة وأن يتذكروا أننا نعيش في السودان وليس كل الطلاب لديهم نفس المرافق ، لذلك يجب أن تكون تجربة التعلم الإلكتروني وطريقة توفير المواد مناسبة لجميع الطلاب
📍 فتح مساحة للطلاب لتقديم ملاحظات مستمرة حول المحاضرات ولديك فرصة أو وسيلة للاتصال بالأطباء إذا كان لديهم أي أسئلة حول المحاضرات.
📍 الاستمرار في برامج الإرشاد عبر الإنترنت وتعديلها مع الأطباء و الدكاترة المدرسين.
📍 تحسين مهارات التدريس الإلكتروني من خلال تنظيم برامج وورش عمل للأطباء المدرسين ومساعدي التدريس مثل ذلك الذي يقوم به قسم التشريح

✏️ بالنسبة لأساليب التدريس (وجهًا لوجه) ، يوصي الطلاب بما يلي:
📍 الاستمرار في إضافة المزيد من المشاريع والمبادرات القائمة على الطلاب مثل الندوات والمهام لخلق بيئة تعليمية مشجعة. سيكون من المفيد للغاية وجود توجيه مفصل وجدول زمني مع أهداف واضحة لجميع الموضوعات للحصول على رؤية واضحة حول ما هو مطلوب منهم لكل دورة.
📍 البرامج المستمرة أو الدورات عبر الإنترنت للموظفين لتحسين مهاراتهم في التدريس والعرض التقديمي ومواكبة التحديثات والاهتمام بالمهارات وكيفية تقديم المحاضرات سيجعل تعليمهم عملية ممتعة.
📍 إعادة توزيع المواد الدراسية الخامس والسادس والسابع والثامن وتوزيع العبء بالتساوي ، وعدم إجراء فصل دراسي واحد مع زيادة الحمل وأخرى لا. إعادة توزيع مقررات طب المجتمع والحصول على الدورة المتعلقة بالبحوث (مثل الإحصاء الحيوي ، التحليل ، مهارات SPSS) في الفصل الدراسي السادس / السابع بحيث يكون ذلك قبل بدء العمل في أبحاثهم مباشرة.
📍 سيكون الطلاب أيضًا ممتنين للغاية إذا تم تقييم المحاضرات والبرامج التعليمية والمختبرات بانتظام. سيكون التقييم المستمر لبيئة التدريس وصقل أدوات المختبرات والجثث أكثر من الكمال.

Our Fourth Domain and practically the father of all our domains:
The Teaching and Learning Domain

♦️General Objective:
To explore students and teachers’ perspectives on teaching and learning approaches in Khartoum University- Faculty of medicine.

♦️This research project is meant to analyze students perspectives of both face to face and E-learning

💬Qualitative data has been collected from the students using focus group discussions of students from all academic years.

📌Findings📌

After studying our findings, we can affirm that students learn best when they participate actively and interactively in learning during face to face and online lectures, whilst critically analyzing the information with the teacher before self-studying.

It has been observed that environmental and logistical inadequacies in labs can affect the learning potential in students, and can affect active learning by limiting the students’ capability in combining theory with practice.

Strong arguments in favor of and against the modern methods and techniques of learning (i.e online learning) has also been noted, many of the students argued that as much as e-learning has allowed for the accessibility of time and place, the reduced financial costs, and the personalization of the online system to suit a variety of learning styles, there is also the issue of being able to attend all online lectures for technical issues.


Recommendations 📝


Further data needs to be collected and analysed but so far ;

✏️Students recommend for their [ online ] experience:

📍 To be more clear and have a unified plan for the whole process for example to unify the educational platforms with detailed timetables.
📍Doctors prefer to be more aware and committed to their lectures’ timetables, care about the environment and backgrounds where they record their lectures.
📍Doctors have to be more flexible and keep in their minds we live in sudan and not all students have the same facilities, so the E-learning experience and the way materials are provided by must be suitable to all students
📍Open the space for the students to give continuous feedback about lectures and have a chance or a way to contact doctors if they have any questions about lectures .
📍Continue in and modify the online mentorship programs with the doctors .
📍 Improve the E-teaching skills by organizing programs and workshops for the doctors and teaching assistants like that’s done by Anatomy department


✏️For ( face to face ) teaching approaches, Students recommend to :

📍Continue & add more students based projects and initiatives like seminars and assignments to create an encouraging educational environment .
📍A detailed orientation and timetable with clear objectives for all the subjects to have a clear view about what's required from them for each course will be very beneficial .
📍Continuous programs or online courses for staff to improve their teaching and presentation skills and to keep up with updates, caring about skills and how the lectures are presented will make their education an enjoyable process.
📍Re-distribute the subjects of 5th, 6th, 7th & 8th and make the load equally distributed, and not make one semester with overload and other not.
📍 Re-distribute the courses of the community medicine and to get the research-related course ( like biostatistics, Analysis, SPSS skills ) in semester 6th/7th so it will be immediately before they start working in their researches
📍 Students also will be so grateful if the lectures, tutorials and Labs are evaluated regularly .
📍Continuous assessment for the teaching environment and furbishing the labs instruments and cadavers will be more than perfect.

المجال الثالث:
مجال نظام الحضور بكلية الطب، جامعة الخرطوم

على الرغم من أننا في أيام COVID مع كل جنون التعلم عبر الإنترنت ، يجب ألا ننسى أبدًا مشاكل سياسة الحضور والقلق المستمر والخلافات التي تسببت في كل من الأطباء والطلاب.
لهذا السبب سنلقي نظرة اليوم على التقرير الأولي لمجال الحضور 🧮

أراد البحث في مجال الحضور الوصول إلى جوهر الأشياء من خلال هدف البحث التالي: -
⭕️ تقييم آراء كل من أعضاء هيئة التدريس والطلاب حول نظام الحضور بكلية الطب بجامعة الخرطوم.

💬استخدم هذا المجال طرقًا نوعية لجمع البيانات وتحليلها باستخدام مناقشات مجموعات التركيز للطلاب من جميع المستويات الأكاديمية.

💢النتائج 💢
• اتفق الطلاب على أن الحضور و جودة التدريس يسيران جنبًا إلى جنب
• اتفق الطلاب على أنه في حين أن الدراسة الذاتية قد تكون خيارًا للتعلم النظري والأساسي العلوم ، لا يوجد شيء يمكن أن يحل محل جولاتهم السريرية (يجب أن يكون الحضور إلزامي في الراوندات)
• اقترح الطلاب عدة تعديلات على نظام وسياسة الحضور

التوصيات ✍💭
يجب جمع المزيد من البيانات وتحليلها ، ولكن حتى الآن ، يقترح الطلاب ما يلي:

⚖ زيادة نسبة الغياب المسموح بها عن 25٪

⚖ الطلاب الذين يتغيبون عن 25٪ من محاضراتهم يتم الاتصال بهم من قبل أعضاء هيئة التدريس لمعرفة ما إذا كان هناك اي مشاكل منعتهم من الحضور

⚖تعزيز الحضور بشكل إيجابي (على سبيل المثال ، يمكن إعطاء العلامات للطلاب ذوي سجلاا الحضور الجيد ) بعكس ما يتم و هو تعزيزها بشكل سلبي (أي منع الطلاب من الجلوس للامتحانات)

⚖ تقوم جميع الأقسام بإعداد جدول زمني يتضمن موضوعات وتواريخ كل محاضرة طوال الوقت يجب مشاركة الفصل الدراسي والجدول الزمني مع الطلاب في بداية الفصل الدراسي ، حتى يتمكن الطلاب من ذلك نتطلع إلى المحاضرات والاستعداد لها (مثل قسم علم الأمراض)

⚖ أن يتم تحديد سياسات الحضور بوضوح للطلاب الجدد ، وإتاحتها للجميع القراءة (على سبيل المثال معلقة على الجدران / قاعات المحاضرات ، تمت إضافتها إلى موقع الويب ، وما إلى ذلك)

Our Third Domain
The Attendance Domain

Even though we're in COVID days with all the craziness of online learning, we at the feedback project never forget about attendance and the constant worry and disagreements it caused both doctors and students

That is why today we'll be taking a look at the preliminary report of the Attendance domain of the feedback project 🧮

The research in the attendance domain wanted to get to the bottom of things through the following research objective:

⭕️ To evaluate the opinions of both staff and students about the attendance system at university of Khartoum, Faculty of Medicine.

💬This domain used qualitative methods to collect and analyze data using focus group discussions of students from all academic levels.

💢Findings💢

• Students agree that attendance and teaching quality go hand-in-hand
• Students agree that whilst self-studying may be an option for theoretical learning and basic
sciences, there is nothing that can replace their clinical rounds (attendance should be
mandatory)
• Students suggested several modifications to the attendance system and policy

Recommendations ✍💭

Further data must be collected and analyzed, but so far, students suggest that:

⚖ The percentage of allowed absence be raised above 25%

⚖Students who are absent for 25% of their lectures be contacted by faculty to see if there are any
on-going issues

⚖Attendance should be positively reinforced (e.g. marks can be given to students with good attendance
records) rather than negatively reinforced (i.e. prohibiting students from sitting for exams)

⚖ All departments should prepare a schedule including topics and dates of each lecture throughout the
semester, and this timetable should be shared with students at start of semester, so students can
look forward to, and prepare for, lectures (like pathology department already does)

⚖Attendance policies be clearly stated to new students, and be made accessible for everyone to
read (e.g. hung on walls/lecture halls, added to website, etc.)

كان مجالنا الثاني مجال التقييم والتقويم

الهدف العام من هذا البحث كان لاستكشاف تصور الطلاب لنظام التقييم والتقييم في كلية الطب في جامعة الخرطوم.

💬 استخدم هذا المجال الأساليب النوعية لجمع البيانات وتحليلها باستخدام مناقشات المجموعة المركزة للطلاب من جميع المستويات الأكاديمية.

💢النتائج💢
أشار الطلاب إلى العديد من إيجابيات وسلبيات نظام التقييم والتقويم الحالي. لم يتم توزيع الرضا عن التقييم بشكل موحد بين المراحل أو الأقسام. وقد حظي التقييم والتقدير اللذان أجراهما أقسام العلوم الأساسية(قسم وظائف الاعضاء، التشريح و البايوكمستري) بقبول جيد بشكل عام. وافق الطلاب بأغلبية ساحقة على فوائد التقييم المستمر مع إبرازه باعتباره النقطة الأكثر إيجابية في النظام.

✍ التوصيات ✍
📍إنشاء دليل الاختبار الذي يوضح المصادر والأهداف للدراسة الذي يوضح الاهذاف الاساسية من كل كورس و توضيح هيكل الاختبار. يجب أن يكون متاحًا للطلاب من اليوم الأول. (معايير التقييم)
📍تكوين قسم مراقبة الجودة للتأكد من أن الاختبارات تفي بالمعايير القياسية ، ولتشكيل رابط موضوعي متسق بين الطلاب والمعلمين.
📍تنويع طرق اختبار المعرفة: الورق ، الشفهي ، الندوات ، كتابة التقارير ... إلخ.
📍 استخدام أشكال مختلفة من الأسئلة في ورقة الامتحان. MCQs ، EMQs ، المقالات ، الملاحظات القصيرة ... إلخ.
📍 توفير الاختبارات القصيرة عبر الإنترنت من قبل الاقسام في أوقات محددة على مدار الكورس الدراسي مما يتيح للطلبة تقييم معرفتهم.
📍 يجب أن يشارك الطلاب في تحديد الجدول الزمني للاختبار ويجب مراعاة آرائهم وملاحظاتهم قبل نشرها.
📍تحديد أدوار المراقبين وتوحيد قواعد قاعات الامتحانات وإيجاد حل لمشكلة مقاعد الOSPE..
📍 حل الاختبارات مع الطلاب في قاعة المحاضرات أو في مجموعة الدروس و تسليط الضوء على مجالات الأخطاء ومراجعة الموضوعات ذات الصلة.
📍 يجب تحديد النسب المئوية للتقييم المستمر بشكل واضح والإشارة إليها في نتائج التقييم النهائية.
📍ايجاد طرق إبداعية لتقييم الsoft skills.

Our Second Domain was
The Evaluation and Assessment Domain

General Objective was
To explore students' perception of assessment and evaluation system at UofK Faculty of Medicine

💬This domain used qualitative methods to collect and analyze data using focus group discussions of students from all academic levels.

💢Findings💢
Students pointed out several pros and cons of the current evaluation and assessment system. Satisfaction with assessment was not uniformly distributed between neither phases nor departments. Evaluation and assessment carried out by basic science departments were generally more well received.
Students overwhelmingly agreed on the benefits of continuous assessment highlighting it as the most positive point in the system.

Recommendations✍

🏮Creating course work and exam guide which clarify sources, objectives, bulk of each topic and exam structure. It should be available for students from day one. (assessment criteria)
🏮Quality control division to ensure that exams meet the standard criteria, and to form an objective consistent link between students and educators.
🏮Diversifying ways of testing knowledge; paper, orals, seminars, report writing ...etc.
🏮 Different forms of questions in exam paper; MCQs, EMQs, essays, short notes …etc.
🏮Online un-graded quizzes made available by departments in specified times along the course.
🏮Students should be involved in setting exam timetable and their opinions and feedback should be considered before publishing them.
🏮Specifying invigilators’ roles, unifying rules for exam halls and finding solution for OSPE seating.
🏮Allowing students to reflect on exams through online forms and taking their recommendations in consideration.
🏮Solving exams with students in lecture hall or in tutorials group or highlighting the areas of mistakes and revising relevant topics.
🏮Continuous assessment percentages should be clearly specified and stated in the final assessment results.
🏮Finding creative ways to assess students' soft skills.

Starting our Event Report with one of our most Important Domains

The Psychological Issues Domain

Psychological issues were addressed using both qualitative and quantitative methodologies

🧠Quantitatively the team aimed to assess psychological issues among
medical students at university of Khartoum.
🧠Qualitative methods were used to understand students perceptions and recommendations regarding the possible psychological interventions.

💢Preliminary data are worrisome, the students suffer from a spectrum of psychological morbidities and the high academic load contributes to it.

💬Regarding the interventions, the students have alot of preferences and recommendations.

Recommendations✍

1- Mental wellbeing should be addressed as a major issue by the faculty administration.
2- The students recommend the establishment of a functioning Mentorship program.
3- The students recommend having a resident psychologist at the faculty.
4- The students showed significant welcoming to the concept of support groups.
5- The students recommend that the academic load is to be distributed fairly across the years.
6- Special measures should be taken towards repeators
7- Substitute exams should be available for students who are going through psychological issues .
8- The students recommend establishing a feedback system to evaluate and assess all the new interventions to ensure sustainability.

4th of April.2021
11:30 Am
The Feedback Project's First Preliminary Reports Event commenced.

Attendees included heads of departments, The dean, Doctors, postgraduate students, undergraduate students at UofK faculty of Medicine
and even some students and teaching staff from other medical schools in Khartoum.

Arwa Babiker, Head of The Feedback Project talked about the journey they had since the idea of the project came to their team back in 2018 while working at SAMER's medical education office.

Special gratitude was paid to Dr Abubakr Nasr, Vice dean for academic affairs at the time and Dr Kamal Alzaki the Dean at the time, for their endless support for the project and the students behind it.
And to Dr Yasir Hamad current vice dean for academic affairs, Prof Alaaeldin Hasaan current Dean of UofK Faculty of Medicine and Dr Inaam Gashi Head of the Educational Developmental Centre for thei full support of the current re-launch of the project 🧡.

Two years after, the project came back to life, the teams worked very hard to collect the data and write reports.

Stay tuned to see what each domain reported and what the attendees reaction to the data was!

💫follow us on telegram:
https://t.me/feedbackproject