PewneDane.pl - RODO dla przedszkoli

Krótka refleksja po rozmowach z placówkami 👇

W wielu przedszkolach i żłobkach dokumenty RODO są:
✔ poprawnie przygotowane
❌ ale… nigdy nie zostały realnie wdrożone w codziennej pracy

Najczęściej:
– personel nie wie, co zrobić, gdy rodzic prosi o usunięcie zdjęcia
– nikt nie jest pewien, kiedy wolno udostępnić dokumentację dziecka
– procedury są „w segregatorze”, ale nie w praktyce

I to jest zupełnie normalne – przy bieżącej pracy trudno pilnować detali.

Dlatego często zaczynam od jednego pytania:
👉 czy każdy pracownik wie, co ma zrobić w pierwszych 5 minutach po zgłoszeniu od rodzica?

Jeśli chcesz, mogę podesłać krótką checklistę „RODO w codziennej pracy placówki”
– bez przepisów, tylko praktyka.

Napisz w komentarzu CHECKLISTA.

—
PewneDane.pl
RODO dla przedszkoli i żłobków

Formularz kontaktowy na stronie a RODO – mały detal, który często umyka

Przeglądając strony przedszkoli i żłobków bardzo często widzę poprawnie działające formularze kontaktowe, ale… bez informacji o przetwarzaniu danych osobowych.

To zwykle nie wynika ze złej woli – raczej z tego, że przy zmianach strony albo aktualizacjach po prostu nikt już do tego nie wrócił. A z perspektywy RODO to właśnie formularz jest jednym z pierwszych miejsc, na które zwraca się uwagę.

Wystarczy krótka informacja pod formularzem + link do polityki prywatności, żeby temat był uporządkowany i spójny z dokumentacją.

Warto co jakiś czas spojrzeć na swoją stronę „oczami rodzica” albo osoby z zewnątrz – często takie drobiazgi widać dopiero wtedy.

Monitoring w żłobku / przedszkolu – jeden błąd, który widzę najczęściej

Monitoring ma zwiększać bezpieczeństwo dzieci i pracowników – i to jest w porządku.
Problem zaczyna się wtedy, gdy działa inaczej niż wynika to z dokumentów.

Z praktyki (i rozmów z placówkami) najczęściej widzę:

• kamery w miejscach „na granicy” (szatnie, ciągi komunikacyjne bez analizy ryzyka)
• monitoring wdrożony „bo trzeba”, bez jasnego celu
• dokumenty RODO, które nie odpowiadają temu, jak system faktycznie działa
• brak spójnej informacji dla rodziców i personelu
• nagrania przechowywane dłużej, niż to konieczne

I tu ważne:
-sam monitoring NIE jest problemem
-problemem jest brak kontroli nad tym, czy jest wdrożony prawidłowo

Jeśli masz monitoring (albo dopiero go planujesz) i chcesz:
-wiedzieć, czy wszystko jest OK
-uniknąć niepotrzebnych nerwów przy kontroli
-mieć spójność między praktyką a dokumentami

-napisz w wiadomości prywatnej: MONITORING
Podpowiem, co warto sprawdzić w pierwszej kolejności – bez zobowiązań.

—
PewneDane.pl
RODO dla przedszkoli i żłobków

📹 Monitoring w żłobku / przedszkolu – na to uważaj

Monitoring w placówce ma zwiększać bezpieczeństwo — i to jest OK.
Problem pojawia się wtedy, gdy kamery są ustawione nieprawidłowo albo dokumentacja nie odzwierciedla tego, co faktycznie działa.

Najczęstsze błędy, które widzę w praktyce:
• kamery w zbyt „wrażliwych” miejscach
• brak jasnej informacji dla rodziców i pracowników
• dokumenty RODO „na papierze”, które nie pasują do rzeczywistości
• zbyt długi czas przechowywania nagrań

Jeśli masz monitoring (albo planujesz go uruchomić) i chcesz mieć pewność, że wszystko jest OK —
👉 napisz w wiadomości: MONITORING

Podpowiem, co warto sprawdzić w pierwszej kolejności.

— PewneDane.pl
RODO dla przedszkoli i żłobków

W placówkach często wraca temat: czy zbierać PESEL albo numer dowodu od osób upoważnionych do odbioru dziecka.
Z mojego doświadczenia: najczęściej nie ma potrzeby – lepiej wziąć minimum danych, a w razie wątpliwości sprawdzić dokument do wglądu.
Jak robicie to u siebie?

— Marcin Stanejko, IOD
PewneDane.pl

Robienie zdjęć w przedszkolu lub żłobku to codzienność — zajęcia, uroczystości, prace dzieci…
Ale jeśli zdjęcia robi się prywatnym telefonem pracownika, to pojawia się sporo ryzyka, o których często nawet nikt nie myśli.

Najczęstsze problemy, jakie widzę w placówkach:

-zdjęcia zostają w galerii lub w chmurze pracownika,

-nie wiadomo, gdzie później trafiają,

-trudno je usunąć przy zmianie kadry,

-brak jednolitych zasad dla całego zespołu.

Co zwykle się sprawdza?
- zdjęcia robione tylko służbowym sprzętem,

- po wykorzystaniu — zdjęcia są od razu usuwane,

- jasna, prosta procedura, żeby każdy wiedział, jak działać.

Jeśli chcesz, mogę przygotować dla Twojej placówki krótki dokument „Zasady robienia zdjęć” — w formie gotowej do wydrukowania dla nauczycieli.
Napisz w komentarzu ZDJĘCIA, a wyślę Ci bezpłatnie.

— Marcin Stanejko, IOD
PewneDane.pl

Jakie błędy RODO najczęściej pojawiają się w przedszkolach i żłobkach?
Z moich audytów wynika, że w wielu placówkach powtarzają się te same problemy:

– dokumentacja jest, ale dawno nie była aktualizowana
– upoważnienia pracowników są nieaktualne albo za szerokie
– nikt nie ma spisanej procedury na wypadek/wpadki
– szkolenia personelu były robione kiedyś tam i nikt nie pamięta kiedy
– brakuje kilku obowiązkowych dokumentów, o których zwykle się nie myśli

Każda placówka ma swoje wyzwania, ale te punkty przewijają się najczęściej.

Jeśli chcesz, mogę sprawdzić Twoją dokumentację i powiedzieć, czy wszystko jest zgodne.
Napisz w komentarzu AUDYT – odezwę się na priv.

— Marcin Stanejko, IOD
PewneDane.pl

Czy możesz publikować zdjęcia dzieci z przedszkola lub żłobka? 📸
To jedno z najczęstszych pytań, które słyszę od dyrektorów placówek.

👉 Możesz – ale tylko za pisemną zgodą rodzica.
Nawet publikacja w zamkniętej grupie bez zgody to naruszenie RODO.

Najczęstsze błędy, które znajduję podczas audytów:
• zgody zbyt ogólne lub nieaktualne
• brak informacji, gdzie zdjęcia będą publikowane
• jedna zgoda „na wszystko”
• brak możliwości łatwego wycofania zgody

Chcesz mieć poprawny wzór zgody zgodny z RODO?
Napisz w komentarzu „ZGODA”, a wyślę Ci bezpłatny dokument.

— Marcin Stanejko, Inspektor Ochrony Danych
PewneDane.pl

Cześć!
Witaj na stronie PewneDane.pl – miejscu, gdzie pomagam niepublicznym przedszkolom ogarnąć RODO bez stresu i bez zbędnej biurokracji.

Jeśli jesteś dyrektorem lub właścicielem przedszkola i chcesz mieć pewność, że Twoja placówka działa zgodnie z RODO, jesteś w dobrym miejscu. Oferuję audyty, tworzenie dokumentacji, szkolenia oraz stałe wsparcie – wszystko w prosty i przyjazny sposób.

Zaglądaj tu regularnie po przydatne wskazówki i materiały, a jeśli masz pytania – śmiało pisz do mnie wiadomość!